Mengelola proses bisnis merupakan tantangan besar di sebagian besar perusahaan. Banyak pemilik bisnis berasumsi bahwa itu adalah pengeluaran yang besar atau hanya layak untuk proses besar-besaran. Namun, Business Process Management (BPM) penting tidak peduli apa ukuran bisnis Anda. Business Process Management (BPM) atau manajemen proses bisnis adalah disiplin perusahaan di mana perusahaan mengambil langkah mundur dan melihat semua proses ini secara total dan individual. BPM menganalisis keadaan saat ini dan mengidentifikasi area perbaikan untuk menciptakan perusahaan yang lebih efisien dan efektif.
Selain itu, di tengah tantangan, baik perusahaan kecil maupun besar menantikan manfaat yang dapat diberikan BPM. Manajemen proses bisnis membantu perusahaan bersiap untuk persaingan di seluruh dunia dengan membantu para pemimpin dan perusahaan meningkatkan kinerja melalui berbagai komponen, seperti analisis, desain yang tepat, pengamatan dan kontrol yang cermat serta modifikasi proses bisnis. Semua ini adalah produk BPM. Artikel ini akan memberikan Anda informasi lebih lanjut mengenai definisi Business Process Management (BPM) dan 3 fitur serta kelebihan yang dimilikinya.
Baca Juga : Strategi dan Kiat Menerapkan Business Process Management Bagi Bisnis/Perusahaan
Daftar Isi
Mengenal Apa Itu Business Process Management (BPM)
Definisi manajemen proses bisnis (BPM) luas tetapi dapat dipotong menjadi pendekatan sistematis untuk membuat alur kerja perusahaan lebih efektif dan andal untuk pemahaman yang lebih baik. Definisi singkat ini menyoroti pentingnya manajemen proses bisnis untuk bisnis, tetapi tidak sedikit manfaat dari integrasi BPM ke dalam bisnis.
Manfaat paling nyata dari manajemen proses bisnis yang baik adalah efisiensi biaya yang dapat berarti penurunan biaya dan peningkatan pendapatan. Sementara manfaat lainnya yang diberikan BPM tidak berwujud dalam jangka pendek, mereka menambah nilai penting dalam jangka panjang, dan membantu perusahaan kecil dan besar untuk bersiap menghadapi persaingan di seluruh dunia. Teknologi BPM membuat perusahaan mana pun lebih siap untuk berpindah persneling, merespons lingkungan bisnisnya yang berubah lebih cepat daripada pesaing, dan berhasil.
Selain itu, bisnis yang menerapkan BPM secara efektif ke dalam struktur mereka dapat mengharapkan proses yang lebih ramping dan lebih efisien. Ini biasanya berarti pengurangan pengeluaran, pemborosan, dan ketidakpuasan (dari karyawan dan dari pelanggan). Hasilnya adalah bisnis yang efisien dengan potensi keuntungan yang jauh lebih besar.
Penting untuk dicatat bahwa BPM adalah kombinasi dari praktik yang berpusat pada mendorong nilai perusahaan melalui budaya perbaikan proses. Ini dapat sesederhana mendefinisikan proses yang tidak jelas, lalu mencari area perbaikan dan membuat perubahan, atau serumit usaha rekayasa ulang proses bisnis yang lengkap. Apapun pendekatan Anda, pasti ada banyak manfaat yang akan didapat dari proses BPM.
Baca Juga : Panduan Mengenal Process Management Dalam Bisnis/Perusahaan
3 Fitur Business Process Management (BPM)
Berikut adalah tiga fitur utama dari BPM yang akan Anda dapatkan jika menerapkannya pada bisnis.
-
Kelincahan
Perusahaan selalu dihadapkan pada kebutuhan akan perubahan. Perubahan mungkin diperlukan sebagai akibat dari peraturan baru, tuntutan pasar atau munculnya cara kerja baru. Salah satu fitur utama BPM adalah memfasilitasi desain proses yang fleksibel. Dengan BPM, Anda mendapatkan fleksibilitas untuk membuat perubahan pada proses dengan biaya minimal. Proses dapat dengan mudah disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
-
Produktivitas
BPM dapat memfasilitasi otomatisasi banyak elemen berulang dalam alur kerja reguler. Peningkatan proses seperti penghapusan kemacetan, pengenalan pemrosesan paralel, dan penghapusan langkah-langkah yang berlebihan dapat dengan mudah dicapai dengan BPM. Peningkatan ini akan memungkinkan karyawan untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk kegiatan lain karena fungsi pendukung utama akan ditangani. Ini berarti peningkatan produktivitas dan pengurangan limbah.
-
Efisiensi dan pengurangan risiko
Visibilitas proses bisnis memungkinkan konsentrasi pada inefisiensi. Karena BPM memberi organisasi kesempatan untuk bekerja lebih efisien, mereka dapat menghemat sumber daya mereka. BPM juga menghasilkan penciptaan proses yang dirancang, dijalankan, dan dipantau dengan lebih baik yang dapat membantu mengurangi risiko penipuan. Memberikan visibilitas ke dalam proses bisnis, BPM menghilangkan redundansi dan mengurangi risiko kelalaian yang disebabkan oleh kesalahan manusia. Dengan adanya BPM, kualitas pelaksanaan yang diinginkan dapat dipertahankan dengan meningkatkan akuntabilitas setiap departemen dalam organisasi.
Baca Juga : Process Management : Pengertian dan Manfaatnya Untuk Kemajuan Bisnis/Perusahaan
Manfaat Business Process Management (BPM)
Berikut adalah manfaat-manfaat dari BPM yang akan Anda dapatkan jika menerapkannya pada bisnis.
-
Pengurangan biaya dan pendapatan lebih tinggi
Menerapkan rangkaian BPM yang tepat dalam suatu perusahaan dapat memangkas biaya yang terkait dengan pelaksanaan proses bisnis. Proses dan produktivitas tenaga kerja yang lebih ditingkatkan memungkinkannya. Oleh karena itu, menggunakan BPM yang tepat dalam perusahaan dapat secara signifikan memberikan hasil yang positif. Penurunan biaya operasional, pasca penerapan BPM, mungkin tidak langsung terlihat, tetapi memberantas kemacetan akan menghasilkan peningkatan yang luar biasa. Misalnya, ini dapat mengurangi waktu tunggu yang dapat berdampak positif pada cara perusahaan menjual produk. Ini juga dapat berarti bahwa konsumen akan memiliki lebih banyak akses ke layanan dan produk yang sesuai dengan kebutuhan mereka dalam waktu sesingkat mungkin. Dengan demikian, perusahaan akan memiliki lebih banyak permintaan pasar, yang diikuti dengan peningkatan penjualan dan peningkatan pendapatan. Sejalan dengan ini, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi dan profitabilitas melalui pengurangan pemborosan. BPM melibatkan pengalokasian dan pelacakan sumber daya untuk menghindari pemborosan. Plus, evaluasi kinerja yang biasa dapat mengarah pada penentuan inefisiensi, pemborosan, dan melakukan tindakan untuk mengatasi masalah ini.
-
Kepatuhan, keselamatan, dan keamanan
Praktik BPM yang andal membantu perusahaan mengetahui tugas mereka. Ini dapat berupa laporan keuangan, kepatuhan terhadap undang-undang perburuhan, dan berbagai aturan pemerintah yang harus diikuti oleh perusahaan. BPM yang komprehensif menjamin bahwa perusahaan mematuhi standar dan mengikuti perkembangan hukum. Selain itu, manajemen proses bisnis juga memiliki kemampuan untuk mempromosikan langkah-langkah keamanan dan keselamatan. Hal ini dilakukan dengan mendokumentasikan prosedur dengan benar dan memfasilitasi kepatuhan. Kebijakan perusahaan dan pengendalian internal memainkan peran penting dalam BPM. Hal-hal seperti itu membantu perusahaan mendorong staf mereka untuk melindungi aset perusahaan, yang mencakup informasi pribadi dan sumber daya fisik dari penyalahgunaan, kehilangan, atau tindakan lain seperti pencurian. Secara keseluruhan, perusahaan yang menggunakan prinsip-prinsip BPM menemukan bahwa mereka memiliki kapasitas untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas hanya dengan mengidentifikasi bagaimana proses akan bekerja dalam kondisi terbaik. Ini juga diikuti dengan menerapkan penyesuaian yang diperlukan untuk menerapkan kontrol dan mencapai kinerja terbaik yang akan membantu melacak hasil di masa depan. Dengan semua ini, tidak heran mengapa BPM membuat gebrakan di dunia bisnis dan pemasaran.
-
Kendali atas proses bisnis
Perusahaan bergantung pada sejumlah besar proses untuk mencapai hasil bisnis mereka. Proses-proses ini sangat saling bergantung, di mana hasil dari satu tindakan mengarah ke awal yang lain. Tidak hanya tidak efisien bagi tim Anda untuk menangani proses berat seperti itu secara manual, tetapi juga tidak mungkin. Kesalahan manusia dapat terjadi, dan setiap kesalahan dapat menyebabkan serangkaian kesalahan berkat keterkaitan. Manajemen proses bisnis adalah solusi komprehensif yang membantu Anda membuat kerangka kerja yang solid untuk semua proses Anda. Setiap tahap dalam siklus hidup proses didokumentasikan, dipantau, dan disederhanakan. Tugas yang tidak menambah nilai kecil dapat dengan mudah dihilangkan sementara tugas bernilai tinggi dapat diotomatisasi untuk efisiensi yang lebih besar. Anda dapat mengontrol dan mengatur setiap langkah dalam siklus hidup proses dengan sedikit intervensi dan mengambil langkah mundur dan menilai keseluruhan proses bila diperlukan.
-
Transfer pengetahuan bisnis lebih mudah
Sebagai tenaga kerja perusahaan bergeser dan berkembang, kebutuhan akan cara yang dapat diandalkan untuk mentransfer pengetahuan bisnis tumbuh. Terlalu sering, perusahaan mengandalkan karyawan individu untuk memiliki pemahaman menyeluruh tentang proses tertentu. Tetapi perubahan dalam tenaga kerja membuat model ini tidak efisien, dan berpotensi mahal. Saat karyawan pensiun, pindah atau bekerja di tempat lain, pengetahuan yang mereka peroleh akan ikut bersama mereka, meninggalkan perusahaan dengan kesenjangan yang signifikan. Praktik BPM menawarkan solusi untuk masalah ini. Karena BPM mendorong peta proses yang terdokumentasi dengan baik dari setiap alur kerja, pengetahuan perusahaan dapat direkam, diarsipkan, dan dibagikan dengan anggota tenaga kerja lainnya. Pengetahuan ini kemudian dapat digunakan dalam pelatihan dan orientasi karyawan berturut-turut, dengan harapan dapat mengurangi tingkat gangguan yang dapat ditimbulkan oleh shift kerja.
-
Peningkatan peluang dan perbaikan berkelanjutan
Inisiatif perbaikan berkelanjutan beroperasi dengan asumsi bahwa bisnis dapat lebih sukses dengan melakukan serangkaian perbaikan kecil yang berkelanjutan daripada perubahan mendadak dari atas ke bawah. Informasi yang diberikan BPM kepada perusahaan sehubungan dengan berbagai proses bisnisnya mendorong penyempurnaan dan adaptasi proses. BPM dapat memastikan bahwa keputusan yang mengatur perubahan tambahan ini didukung oleh bukti dan data yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan.
Baca Juga : Pentingnya 3 Strategi Product-Led-Growth Dalam Mengembangkan Bisnis yang Sukses
Kesimpulan dan Penutup
Manajemen proses bisnis memungkinkan manajer melihat ke dalam perusahaan mereka dan memahami bagaimana setiap proses bisnis bekerja. Pemahaman yang lebih besar ini dapat mengarah pada penghematan biaya, peningkatan pendapatan, dan peningkatan efisiensi perusahaan. Mempertimbangkan semua manfaat ini, tidak heran semakin banyak perusahaan yang beralih ke perangkat lunak BPM untuk membantu perusahaan mereka sukses.
Artikel ini telah menyoroti beberapa manfaat yang dapat dibawa oleh manajemen proses bisnis ke perusahaan. BPM bukanlah aplikasi perangkat lunak atau grup dalam suatu perusahaan, ini adalah cara bekerja di dalam perusahaan atau bisnis yang memastikannya dapat memperoleh manfaat ini.
