Semua perusahan dan bisnis pasti mempunyai dan melibatkan proses dalam kesehariannya. Adapun proses- proses bisa sesederhana membeli bahan, membuatnya menjual roti, dan menerima pembayaran dari penjualan produk tersebut. Tapi ternyata proses ini juga bisa lebih kompleks, seperti proses pembelian bertingkat untuk manajemen vendor.
Maka dalam alam hal proses dan operasional tadi, tanpa sistem yang efisien, proses yang tidak terorganisir dapat menyebabkan masalah yang dapat berdampak buruk pada bisnis. Dengan demikian, penting untuk menerapkan manajemen proses terlepas dari ukuran perusahaan yang Anda jalankan.
Inti dari menggunakan dan manajemen ini secara garis besar adalah untuk mengatur semuanya sesuai dengan target Anda. Untuk memahami pentingnya, berikut ini adalah gambaran singkat tentang bagaimana manajemen proses menguntungkan bisnis dan perusahaan yang menerapkannya.
Daftar Isi
Memahami Pengertian dari Business Process Management (BPM)
Business Process Management atau yang dalam Bahasa Indonesia berarti Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah metode untuk menganalisis, merancang, mengendalikan, dan pada akhirnya meningkatkan proses bisnis. Idealnya, semua proses bisnis perusahaan dimasukkan dalam analisis.
Metode ini sendiri dapat mencakup, misalnya, proses dengan perusahaan, sistem, pelanggan, pemasok, atau mitra lain. Tujuannya adalah untuk meningkatkan proses bisnis sedemikian rupa sehingga berkontribusi secara optimal untuk mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen proses (Process management) atau manajemen proses bisnis adalah istilah untuk BPM dan digunakan secara sinonim. Sedangkan jika secara umum, manajemen proses mencakup proses analog dan digital. Singkatnya, manajemen proses diterapkan untuk memastikan :
- Biaya dan tanggung jawab menjadi lebih transparan
- Proses lintas departemen yang efisien
- Pertukaran informasi dan pengetahuan antar departemen yang berbeda. Tergantung pada keadaan, fase individu bervariasi, tetapi biasanya mencakup fase pemodelan, pelaksanaan, dan pemantauan.
Baca Juga : Cultural Intelligence : Pengertian dan Manfaatnya Bagi Binis
Manfaat Menerapkan Process Management Untuk Kemajuan Bisnis/Perusahaan
Pada dasarnya Process Management diterapkan guna membantu bisnis dan perusahaan bergerak menuju transformasi digital total dan membantu mereka mewujudkan tujuan organisasi yang lebih besar. Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan BPM dalam bisnis Anda :
-
Meningkatkan peluang bisnis
Mengubah dan mengoptimalkan proses bisnis organisasi diperlukan untuk mengikuti kondisi pasar. BPM memungkinkan organisasi untuk menjeda proses bisnis, menerapkan perubahan, dan menjalankannya kembali.
Mengubah alur kerja, serta menggunakan kembali dan menyesuaikannya, memungkinkan proses bisnis menjadi lebih responsif dan memberi bisnis dan perusahaan kana wawasan yang lebih dalam tentang efek yang dimiliki oleh modifikasi proses. -
Membuat visibilitas lebih jelas
Bantuan perangkat lunak BPM memungkinkan otomatisasi sambil memastikan pemantauan real-time metrik kinerja utama. Transparansi yang ditingkatkan ini mengarah pada manajemen yang lebih baik dan kemampuan untuk memodifikasi struktur dan proses secara efisien sambil melacak hasil.
-
Mengurangi biaya operasional dan menaikkan pendapatan lebih tinggi
Alat manajemen proses bisnis menghilangkan kemacetan, yang secara signifikan mengurangi biaya dari waktu ke waktu. Efeknya dapat berupa pengurangan waktu tunggu untuk penjualan produk, memberi pelanggan akses cepat ke layanan dan produk, yang mengarah pada penjualan yang lebih tinggi dan peningkatan pendapatan. Bahkan solusi BPM juga dapat mengalokasikan dan melacak sumber daya untuk mengurangi pemborosan, yang juga dapat mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.
-
Meningkatkan kepatuhan, keselamatan, dan keamanan
Cara BPM yang komprehensif menjamin bahwa organisasi mematuhi standar dan mengikuti perkembangan hukum. BPM juga dapat mempromosikan langkah-langkah keselamatan dan keamanan dengan mendokumentasikan prosedur dengan benar dan memfasilitasi kepatuhan. Akibatnya, bisnis dan perusahaan dapat mendorong staf mereka untuk melindungi aset berharga, seperti informasi pribadi dan sumber daya fisik dari penyalahgunaan, kehilangan, atau pencurian.
-
Menaikkan efisiensi dan efektivitas
Integrasi proses bisnis membawa potensi peningkatan efisiensi proses end-to-end. Dengan informasi yang tepat, pemilik proses dapat memantau penundaan dan mengalokasikan sumber daya tambahan jika diperlukan. Otomatisasi dan penghapusan tugas yang berulang, menambah lebih banyak efisiensi dalam proses bisnis.
Baca Juga : Memahami Pentingnya Technopreneurship di Tahun 2022
Contoh Penerapan dan Aplikasi Process Management di Bisnis/Perusahaan
Di seluruh perusahaan atau di masing-masing departemen, ada berbagai alur kerja yang berisi langkah-langkah individual, serta instruksi untuk tindakan dan tanggung jawab. Proses-proses ini dapat bersifat internal dan eksternal. Contoh proses internal adalah perekrutan karyawan baru atau pemesanan perlengkapan kantor.
Di sisi lain, proses faktur yakni memproses faktur hutang atau membuat faktur adalah proses eksternal karena pihak luar yaitu pelanggan, mitra, atau pemasok terlibat. Lalu dibagian mana saja BPM bisa diimplementasikan? Aplikasi penggunaan BPM yang mempengaruhi seluruh perusahaan adalah, misalnya :
- Akuntansi dan Keuangan (Finance)
- Keputusan pembelian
- Kegiatan administrasi
- Layanan pelanggan
- Manajemen fasilitas
- Manajemen personalia
- Proses pemesanan
- Pengukuran kinerja
- Pergudangan dan logistik
- Prosedur operasi standar
- Kinerja dan pelatihan karyawan
- Portal pemasok dan pelanggan
Baca Juga : Panduan Singkat Mengenal Apa Itu Business Intelligence
Daftar Rekomendasi Software Business Process Management
Singkatnya, BPM didefinisikan sebagai sebuah proses untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis dari satu ujung ke ujung lainnya. Proses- proses ini dilakukan dengan menganalisisnya, bekerja dengan model untuk skenario yang berbeda, melakukan perbaikan, memantau proses yang ditingkatkan dan secara konsisten mengoptimalkannya.
Karenanya BPM adalah bagaimana bisnis Anda mengelola dan meningkatkan proses bisnis. Mengingat kebutuhan proses ini sangat kompleks dan akan memakan waktu, berikut beberapa rekomendasi perangkat lunak khusus untuk melakukan BPM :
-
Bizagi
Banyak bisnis top di seluruh dunia menggunakan perangkat lunak ini. Bizagi memungkinkan kolaborasi sejati antara bisnis dan IT dengan memberdayakan orang-orang untuk mendorong transformasi digital. Selain itu, Bizagi juga dapat membantu organisasi di seluruh industri bekerja lebih efisien untuk menguntungkan hubungan antara karyawan dan pelanggan.
-
Processmaker
Processmaker adalah alat BPM yang membantu mengotomatiskan proses bisnis agar lebih intensif, kompleks, dan tingkat perusahaan. Menggunakan Processmaker mempercepat transformasi digital bisnis Anda dalam hitungan hari saja.
-
BPMApp
Aplikasi ini akan membantu mengelola dan mengoptimalkan proses alur kerja. Bisa dikatakan kalau ini adalah perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk mengoptimalkan proses dan memantau semua tugas yang masuk ke dalam proses bisnis untuk membuat bisnis Anda berjalan dengan tepat.
Baca Juga : Tips Membuat Business Plan Terbaik 2022
Kesimpulan dan Penutup
Pada dasarnya, Process Management bisnis mengacu pada menyelaraskan proses dengan tujuan strategis dari perusahaan, merancang dan menerapkan arsitektur proses, membangun sistem pengukuran proses yang selaras dengan tujuan organisasi, dan mendidik dan mengatur manajer sehingga mereka akan mengelola proses secara efektif.
Manajemen Proses Bisnis atau BPM juga dapat merujuk ke berbagai upaya otomatisasi, termasuk sistem alur kerja, bahasa Proses Bisnis XML, dan sistem ERP yang dikemas. Dalam hal ini manajemen menekankan pada kemampuan mesin alur kerja untuk mengontrol alur proses, mengukur proses secara otomatis, serta mendidik dan mengorganisir para manajer sehingga mereka akan mengelola proses secara efektif.
Manajemen proses sekarang dapat diotomatisasi dengan Perangkat Lunak Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) seperti rekomendasi di atas sehingga ini akan membantu semua pekerjaan kompleks dan rumit perusahaan dan bisnis menjadi lebih cepat, praktis dan efisien.
