Dalam dunia industri maupun perusahaan, istilah Purchase Order yang selanjutnya disingkat dengan PO merupakan hal yang sudah dianggap umum. Sayangnya, ketika salah satu orang diberikan pertanyaan mengenai hal tersebut, bisa jadi mereka hanya sebatas mengetahuinya secara umum. Terlepas dari peran Purchase Order yang penting, banyak dari pegawai yang hanya mengetahui jika keberadaan Purchase Order menjadi fasilitas untuk melakukan pemesanan secara online.
Pemahaman tersebut bisa dibilang benar karena seiring dengan perkembangan perusahaan maupun industri yang semakin besar, sudah pastinya peran Purchase Order akan menjadi hal yang patut untuk dipertimbangkan. Sebelumnya, seseorang bisa melakukan pemesanan atas sebuah barang kepada orang lain yang lokasinya berjauhan hanya dengan sebatas melalui telepon. Akan tetapi, seiring dengan meningkatnya kompleksitas dari perusahaan, maka keberadaan Purchase Order patut dipertimbangkan.
Sekalipun peran Purchase Order yang sangat penting dalam pemesanan barang, tidak sedikit orang yang masih keliru ketika dihadapkan dengan istilah invoice. Kekeliruan tersebut terletak pada peran keduanya yang sama-sama digunakan sebagai media untuk memesan barang. Akan tetapi, perbedaan tersebut terletak pada pihak yang membuatnya. Jika invoice akan dibuat oleh pihak penjual sedangkan purchase order itu sendiri dikeluarkan oleh pihak pembeli.
Daftar Isi
Mengenal Definisi Purchase Order (PO)
Dari ulasan singkat di atas, sedikit banyak Anda pastinya mengetahui peran Purchase Order yang sebenarnya dalam sebuah industri akan membantu kelancaran sebuah pesanan yang terdokumentasi dengan baik kedepannya. Pasalnya, semua pesanan nantinya akan tertulis dengan detail pada selembar kertas dan didukung oleh beberapa informasi terkait lainnya. Dengan kata lain, Purchase Order yang selanjutnya dikenal dengan istilah pesanan pembelian ini bisa diartikan sebagai dokumen pemesanan barang.
Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwasannya terlepas dari peran Purchase Order yang sangat penting, dalam dokumen Purchase Order itu sendiri akan memuat beberapa hal penting lain yang diantaranya adalah tanggal pemesanan, perusahaan penyedia barang hingga jenis barang yang ingin dibeli oleh suatu perusahaan. Jumlah atas permintaan sebuah barang pun juga tidak luput untuk dicantumkan sehingga akan memberikan informasi detail dan lengkap kepada pihak penjual.
Ketika sebuah Purchase Order telah dibuat, selanjutnya tanpa mengabaikan peran Purchase Order, pihak perusahaan yang membuat Purchase Order akan mengirimkannya kepada penjual barang tersebut guna mendapatkan persetujuan. Ketika pihak penjual menyetujui atas purchase order tersebut, maka pihak penjual selanjutnya akan mengeluarkan invoice atas pemesanan sebuah barang. Dari ilustrasi ini setidaknya sudah mewakili pemahaman Anda terkait Purchase Order sekaligus invoice.
Baca Juga : Social Media Marketing : Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Melakukannya
Berbagai Fungsi dari Purchase Order (PO) yang Sesungguhnya
Di atas telah dijelaskan bahwasannya peran Purchase Order sangatlah penting dan memiliki fungsi sangat besar dalam pemesanan sebuah barang. Terlepas dari itu semua, ternyata Purchase Order juga memiliki fungsi lain yang bisa dibilang sedikit terabaikan. Berikut ini beberapa fungsi dari sebuah Purchase Order yang lainnya.
-
Mengurangi resiko
Tanpa mengesampingkan peran Purchase Order, keberadaannya akan sangat membantu dalam meminimalisir resiko terjadinya penipuan atas pemesanan sebuah barang yang dilakukan. Pasalnya, semua informasi sudah tercantum dengan baik pada dokumen tersebut.
-
Membawa keuntungan
Keberadaan Purchase Order sangatlah membantu perusahaan dalam mendapatkan keuntungan atas pembelian sebuah barang. Dengan kata lain, perusahaan bisa menentukan harga barang tersebut sedikit murah. Ketika penjual menyetujuinya, maka perusahaan akan mendapatkan untung tersendiri.
-
Lebih aman
Adanya peran Purchase Order akan membantu Anda di dalam mengamankan barang yang Anda miliki. Dengan kata lain, ketika Anda telah menyerahkan Purchase Order, maka pihak penjual akan menyisihkan barang dagangannya untuk Anda, sehingga Anda tidak akan kehabisan stok barang.
Baca Juga : Pengertian Kewirausahaan: Definisi, Ciri-Ciri, dan Tujuan Kewirausahaan
Mengenal Tujuan Dibuatnya Purchase Order (PO)
Dengan tetap memperhatikan peran Purchase Order, sebuah Purchase Order pada hakikatnya dibuat untuk sebuah tujuan tertentu. Secara umum, pembuatan purchase order ini akan dimanfaatkan untuk pemesanan berbagai barang yang dibutuhkan perusahaan kepada penjual. Akan tetapi, selain tujuan tersebut, ada beberapa hal lain yang memang patut untuk diketahui kaitannya dengan pembuatan Purchase Order dan berikut beberapa diantaranya.
- Dibuatnya Purchase Order akan membantu para pembeli ataupun perusahaan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dalam jumlah berapapun sesuai dengan kebutuhannya
- Akan meminimalisir terjadinya kesalahan pemesanan sehingga peran Purchase Order sangat penting ketika memesan barang dalam jumlah banyak
- Pembuatan Purchase Order akan mempermudah perusahaan dalam mendapatkan barang yang memiliki spesifikasi tertentu sehingga akan menghindari ketidaksesuaian dengan kebutuhan pemesan
Baca Juga : Tips Mengelola Bisnis bagi UKM dan Startup di Masa Pandemi (Covid-19)
Langkah Melakukan Purchase Order (PO) yang Tepat
Ketika Anda berencana untuk memesan sebuah barang pada supplier, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah dengan memperhatikan langkah awal melakukan pemesanan barang melalui Purchase Order. Dengan kata lain, Anda tidak boleh salah dalam melangkah mengingat hal ini bisa menyebabkan kerugian pada perusahaan. Mengingat pentingnya peran Purchase Order, berikut ini beberapa langkah yang perlu Anda perhatikan.
- Langkah awal yang perlu dilakukan dalam membuat Purchase Order adalah dengan mencoba untuk memilih supplier terpercaya melalui berbagai iklan ataupun direktori perdagangan
- Ketika Anda telah mendapatkan supplier yang sesuai dengan harapan, langkah selanjutnya adalah membuat Purchase Order yang disesuaikan dengan kebutuhan
- Untuk mengedepankan peran Purchase Order, dalam hal ini Anda disarankan untuk senantiasa mencocokkan data jenis barang sekaligus jumlahnya yang telah tercantum dalam Purchase Order guna menghindari adanya kesalahan pemesanan
- Jangan lupa menyimpan Purchase Order untuk dijadikan sebagai referensi selanjutnya ketika Anda berencana untuk melakukan pembelian
- Untuk diperhatikan, dalam membuat Purchase Order, pastikan Anda tidak melupakan identitas perusahaan, detail barang yang dipesan, produsen yang dipilih, media penawaran iklan produk yang Anda beli, jenis pengiriman yang dilakukan serta nomor Purchase Order.
Baca Juga : Tips Sukses Menjalankan Affiliate Marketing untuk Pemula yang Menguntungkan
Kesimpulan dan Penutup
Keberadaan Purchase Order sangatlah penting ketika sebuah perusahaan akan melakukan tindakan transaksi pembelian sebuah produk. Disebutkan bahwa peran Purchase Order ini nantinya akan membantu dalam mendokumentasikan berbagai barang yang dipesan kepada supplier dengan detail. Dengan demikian, nantinya Purchase Order bisa dijadikan sebagai referensi untuk masa depan ketika Anda berkeinginan untuk mendapatkan barang tertentu.
Tidak hanya itu saja, peran Purchase Order ini juga akan menghindari adanya tindak penipuan yang bisa dilakukan oleh pihak supplier sehingga kerugian bahan produksi yang dibeli oleh perusahaan bisa diminimalisir semaksimal mungkin. Dari sinilah kemudian perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan menarik atas keberadaan Purchase Order yang mana akan bisa menentukan harga sebuah barang untuk kemudian disepakati bersama pihak supplier.
Jadi, pastikan seseorang yang membuat Purchase Order selalu memperhatikan dengan baik guna menghindari berbagai kesalahan yang bisa berakibat fatal. Tidak mengherankan jika peran Purchase Order khususnya bagi perusahaan besar sangatlah penting dan tidak pernah terlewatkan sekalipun pada saat akan melakukan pemesanan barang kepada pihak supplier. Pastikan Anda jeli dalam mengisi setiap hal pada Purchase Order seperti jumlah, spesifikasi dan juga harga yang diharapkan guna mendapatkan produk yang sesuai dengan harapan.
