Dalam dunia industri maupun perusahaan, istilah Purchase Order( PO) merupakan hal yang sudah sangat umum. Namun, meskipun akrab terdengar, tidak semua orang memahami fungsinya secara menyeluruh. Banyak karyawan hanya mengetahui PO sebatas dokumen pemesanan, khususnya dalam sistem online. Padahal, seiring berkembangnya dunia bisnis, peran menjadi semakin krusial.
Dahulu, proses pemesanan bisa dilakukan secara informal, seperti melalui telepon. Namun, saat ini, dengan semakin kompleksnya sistem kerja dan banyaknya unit yang terlibat dalam perusahaan, penggunaan Purchase Order menjadi standar untuk memastikan transparansi, akurasi, dan pencatatan yang baik dalam transaksi pengadaan barang.
Meskipun PO sering disamakan dengan tab, keduanya memiliki perbedaan penting. tab adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai tagihan, sedangkan Purchase Order dibuat oleh pembeli sebagai permintaan resmi atas barang atau jasa. Pemahaman perbedaan ini penting agar alur transaksi bisnis berjalan lancar.
Daftar Isi
Definisi dan Komponen Purchase Order
Secara sederhana, Purchase Order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli kepada penjual, berisi rincian pemesanan barang atau jasa. Dokumen ini mencantumkan berbagai informasi penting, seperti Tanggal pemesanan, Nama perusahaan pembeli dan penjual, Jenis dan jumlah barang, Spesifikasi produk, Harga satuan dan total dan Ketentuan pengiriman dan pembayaran. Setelah PO dikirim ke penjual dan disetujui, penjual akan memproses pemesanan tersebut dan mengirimkan barang sesuai isi PO. Proses ini akan berlanjut dengan penerbitan tab sebagai bukti penagihan.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Trial? Pengertian dan Contohnya dalam Bisnis
Fungsi Purchase Order dalam Perusahaan
PO memiliki banyak fungsi penting yang sering kali luput dari perhatian. Beberapa di antaranya:
1. Mengurangi Risiko Penipuan
Dengan semua informasi transaksi tercatat di PO, risiko penyalahgunaan atau pemesanan fiktif dapat diminimalisir.
2. Menjamin Kepastian Barang
PO menjadi bukti resmi permintaan, sehingga penjual akan menyiapkan barang sesuai permintaan dan tidak menjualnya ke pihak lain.
3. Memberi Ruang Negosiasi Harga
Pembeli dapat menetapkan harga dalam PO. Jika disetujui penjual, maka transaksi akan menguntungkan kedua belah pihak.
4. Mempermudah Audit dan Pelacakan
PO menjadi arsip penting dalam pelacakan histori pembelian, membantu saat inspection internal atau eksternal.
Tujuan Dibuatnya Purchase Order
Pembuatan PO bertujuan untuk mendapatkan barang sesuai spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan perusahaan. Menghindari kesalahan pemesanan, khususnya untuk jumlah besar. Memberikan kejelasan dalam hal tanggung jawab antara pembeli dan penjual. Menyediakan dokumentasi tertulis sebagai rujukan hukum jika terjadi sengketa.
Langkah- Langkah Membuat Purchase Order
Agar PO berfungsi optimal, berikut adalah langkah yang perlu dilakukan
- Identifikasi kebutuhan barang : Tentukan produk yang dibutuhkan perusahaan secara detail.
- Pilih supplier terpercaya: Berdasarkan rekomendasi, review, atau referensi direktori bisnis.
- Tulis dokumen PO secara lengkap: Sertakan informasi perusahaan, barang, jumlah, harga, metode pengiriman, dan lainnya.
- Verifikasi ulang PO: Pastikan tidak ada kesalahan data sebelum dikirim ke supplier.
- Simpan salinan PO : Arsipkan untuk referensi dan dokumentasi pembelian selanjutnya.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Dalam dunia bisnis, Purchase Order( PO) dan tab merupakan dua dokumen penting yang sering digunakan dalam proses transaksi pembelian. Meski keduanya saling berkaitan, masing- masing memiliki perbedaan mendasar dalam hal fungsi dan pihak yang membuatnya. PO biasanya dibuat oleh pembeli, sementara tab diterbitkan oleh penjual.
Dari sisi pembuat, Purchase Order disusun oleh pihak pembeli sebagai bentuk permintaan resmi untuk membeli barang atau jasa. Sedangkan Invoice disiapkan oleh penjual sebagai dokumen tagihan atas transaksi yang telah disetujui atau dikirimkan.
Dengan demikian, urutan penerbitan kedua dokumen ini berbeda sesuai perannya dalam proses transaksi. Waktu penerbitan menjadi perbedaan penting berikutnya. PO diterbitkan sebelum pengiriman barang, sebagai dokumen formal yang menyatakan niat pembeli untuk memesan produk atau layanan tertentu. Sebaliknya, tab diterbitkan setelah pengiriman barang, berfungsi sebagai bukti bahwa produk atau jasa telah diberikan dan pembayaran harus dilakukan.
Dari segi tujuan, Purchase Order dimaksudkan untuk menyampaikan permintaan pembelian kepada penjual secara resmi. Dokumen ini mencakup detail barang, jumlah, harga, dan persyaratan lain yang disetujui oleh pembeli. Di sisi lain, tujuan dari tab adalah untuk meminta pembayaran dari pembeli berdasarkan pengiriman barang atau penyelesaian jasa yang telah dilakukan.
Terakhir, jika dilihat dari sifat dokumen, PO bersifat permintaan resmi yang dibuat untuk menjamin kesepakatan awal antara pembeli dan penjual, serta mencegah kesalahpahaman. Sedangkan tab adalah dokumen tagihan yang memiliki kekuatan hukum sebagai dasar penagihan pembayaran. Keduanya penting dalam siklus pembelian karena membantu memastikan transparansi dan akuntabilitas transaksi.
Baca juga: 7+ Alasan Mengapa Bisnis Online Butuh Perlindungan Anti-DDoS
Penutup
Purchase Order bukan hanya dokumen pemesanan biasa, tetapi merupakan bagian penting dari tata kelola pengadaan dalam perusahaan. Dokumen ini menjamin bahwa proses pembelian berjalan transparan, terdokumentasi, dan bisa ditelusuri kembali kapan saja.
Selain mencegah kesalahan dan penipuan, PO juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan evaluasi, pelacakan pembelian, hingga analisis pengeluaran. Untuk itu, penting bagi setiap perusahaan baik skala kecil hingga besar untuk menerapkan sistem PO secara konsisten dalam setiap transaksi pengadaan barang atau jasa. Dengan memahami fungsi, langkah pembuatan, hingga perbedaannya dengan tab, Anda bisa memastikan bahwa proses pembelian dalam perusahaan berjalan lebih efisien, aman, dan profesional.
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah layanan Cloud VPS dari IDCloudHost, yang memungkinkan perusahaan menjalankan sistem ERP atau aplikasi manajemen inventaris dan pengadaan secara stabil, aman, dan scalable sesuai kebutuhan bisnis.
