Pernahkah anda mengirim email dan langsung menyadari terdapat kesalahan, seperti salah menulis pesan, atau lupa melampirkan file? Untungnya, Outlook menyediakan Fitur Recall Email yang memungkinkan Anda untuk menarik kembali pesan yang sudah terkirim. Nah, pada artikel ini kita akan membahas tentang fitur tersebut dan bagaimana cara menggunakannya.
Daftar Isi
Apa Itu Fitur Recall Email Outlook?
Fitur Recall Email (atau dalam versi Bahasa Indonesia disebut ‘Panggil Kembali Pesan’) adalah salah satu fitur menarik yang ada di Microsoft Outlook Mail dimana fitur ini memungkinkan pengirim untuk mencoba menarik kembali email yang sudah dikirim. Fitur ini hanya dapat dilakukan jika pengirim dan penerima menggunakan akun Microsoft 365 atau Microsoft Exchange. Ketika recall berhasil, salinan pesan yang belum dibaca dapat dihapus dari kotak masuk penerima.
Selain menghapus email, Outlook juga memberikan pilihan untuk menggantikan email yang salah dengan versi baru yang sudah diperbaiki. Dengan begitu, nantinya penerima akan melihat pesan yang benar. Namun keberhasilan recall sangat bergantung pada apakah email masih berada di kotak masuk dan belum dibaca atau dipindahkan oleh aturan, filter, atau add‑ini.
Artinya, jika penerima telah membuka email tersebut, maka proses Recall Email secara otomatis akan gagal. Fitur ini bisa menjadi penyelamat saat menemukan kesalahan sesudah menekan tombol kirim, tetapi tidak cocok diandalkan sepenuhnya dalam semua situasi.
Baca juga : Strategi Email Marketing Sukses dengan ActiveCampaign
Syarat dan Batasan Recall Email Email Outlook
Meski merupakan fitur penyelamat, Recall Email tidak bisa bekerja secara universal. Terdapat beberapa aturan atau syarat utama agar fitur ini bisa berfungsi, diantaranya adalah:
- Akun dan Server yang Sama: Pengirim dan penerima pesan harus menggunakan akun Microsoft 365 atau Microsoft Exchange dalam organisasi yang sama. Mengirim pesan ke akun seperti Hotmail, atau Gmail tidak bisa ditarik kembali.
- Hanya di Outlook Desktop: Fitur Recall hanya tersedia di Outlook versi desktop pada sistem operasi Windows. Pada Outlook versi web, Mac, atau mobile, sayangnya fitur ini belum tersedia atau tidak bisa diandalkan.
- Pesan Belum Dibaca: Apabila penerima pesan sudah membuka email, maka proses recall akan gagal. Bahkan, apabila penerima hanya membuka email lewat pratinjau, proses ini tetap gagal karena pesan akan dianggap telah dibaca.
- Letak Pesan di Inbox: Apabila email telah dipindahkan dari kotak masuk penerima oleh fitur otomatis filter, atau add-in, maka proses Recall Email cenderung gagal.
- Lingkungan Penerima: Apabila pesan berada di folder publik, maka proses Recall cenderung gagal karena pesannya mungkin sudah dibaca oleh orang lain.
- Terhubung di banyak Perangkat: Apabila penerima pesan membuka email di beberapa perangkat yang telah terhubung atau tersinkronisasi, maka pesan bisa dianggap telah di baca.
Baca juga: Perbedaan ActiveCampaign vs Mailchimp untuk Email Marketing
Manfaat Recall Email Outlook
Fitur Recall Email pada Outlook menawarkan berbagai manfaat yang dapat membantu Anda menghindari masalah besar akibat kesalahan dalam mengirim email. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan fitur Recall Email Outlook.
Memperbaiki Email Salah Kirim
Ketika Anda menyadari ada kesalahan, Anda bisa segera menarik kembali email yang sudah dikirim dengan fitur Recall Email. Fitur ini bisa menghapus salinan pesan sebelum penerima pesan sempat melihat isi pesan tersebut. Namun, ini hanya berlaku jika email tersebut dikirim pada penerima dalam organisasi yang sama. Hal ini tentunya sangat membantu untuk mencegah kebingungan atau menghindari adanya informasi yang keliru. Dengan begitu, Anda bisa melakukan perbaikan dengan cepat tanpa perlu membuat email baru yang menjelaskan kesalahan sebelumnya.
Menjaga Citra Profesional
Kesalahan ketik atau format yang kurang rapi bisa merusak kesan profesionalitas Anda. Dengan menggunakan fitur Recall Email, Anda masih memiliki kesempatan untuk memperbaiki pesan yang telah dikirim. Misalkan, Anda bisa memperbaiki tata bahasa atau menyertakan lampiran yang sebelumnya lupa dilampirkan. Ini memungkinkan Anda memperbaiki branding personal atau perusahaan secara mulus tanpa terlihat panik atau ceroboh. Dalam banyak situasi kerja, kemampuan untuk bertindak cepat dan tertib semacam ini berharga untuk menjaga kepercayaan rekan atau klien.
Melindungi Privasi dan Data Sensitif
Pada saat yang tidak tepat, Anda mungkin telah mengirim lampiran atau informasi kepada orang yang salah. Dengan menggunakan fitur Recall Email, Anda bisa menghentikan penyebaran konten tersebut jika pesan belum dibaca oleh penerima yang salah. Dengan demikian, potensi pelanggaran privasi dan data bisa diminimalkan. Fitur ini bisa digunakan sebagai alat untuk membantu mengurangi risiko saat terjadi kekeliruan dalam pengiriman pesan.
Menghindari Pengiriman Pesan Ulang
Alih-alih mengetik ulang email baru dan menjelaskan bahwa email sebelumnya salah, fitur ini memungkinkan Anda langsung memperbaiki isi pesan yang sudah dikirim. Dengan fitur ini, Anda dapat mengoreksi konten, penerima, atau lampiran sebelum mengirim pesan baru. Anda hanya perlu melakukan beberapa klik dan menyempurnakan email yang akan diterima.
Baca juga : Fitur Keamanan Zimbra Email yang Wajib Diketahui
Cara Menggunakan Recall Email Outlook
Untuk menggunakan fitur Recall Email Outlook sebenarnya sangat murah. Anda hanya perlu membuka folder Sent Items terlebih dahulu dan cari pesan yang ingin ditarik kembali. Pastikan Anda mengklik dua kali untuk membuka email tersebut di jendela terpisah. Hal ini dikarenakan fitur recall tidak tersedia jika hanya dibuka melalui Reading Panel.
Setelah terbuka, pergi ke tab Message, lalu temukan menu Actions > Recall This Message. Pada menu tersebut, Anda akan diberikan dua pilihan. Kedua pilihan tersebut adalah ‘hapus salinan yang belum dibaca’ dan ‘hapus dan ganti dengan pesan baru’. Setelah itu, jika memilih ganti pesan, Anda bisa melakukan edit dan mengirim ulang. Kemudian, Anda akan menerima Message Recall Report yang memberitahukan apakah recall berhasil, tertunda, atau gagal.
Penutup
Demikianlah informasi singkat tentang fitur Recall Email yang ada di Outlook. Fitur ini menjadi salah satu fitur yang sangat berguna untuk menjaga agar pesan yang dikirim tidak salah. Fitur ini sama dengan Anda yang menginginkan bisnis digital tanpa ribet. Gunakan layanan Website Instan dari IDCloudHost yang memberikan solusi praktis pembuatan website anti ribet. Coba sekarang!
