Backup membantu perusahaan menjaga data ketika sistem mengalami kerusakan, kesalahan pengguna, serangan siber, atau gangguan operasional. Namun, memiliki banyak salinan backup saja belum cukup. Perusahaan juga perlu menentukan berapa lama setiap salinan tersebut harus tersedia agar proses pemulihan tetap berjalan sesuai kebutuhan.
Di sinilah Data Retention Policy berperan. Kebijakan ini membantu perusahaan mengatur berapa lama data dan salinan backup perlu perusahaan simpan sebelum memasuki masa kedaluwarsa atau proses penghapusan. Dengan aturan yang jelas, perusahaan dapat mengelola backup secara lebih terstruktur sekaligus menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis, kapasitas penyimpanan, dan kewajiban yang berlaku.
Baca Juga : Mengenal AI Workload dan Infrastruktur untuk Menjalankannya
Apa Itu Data Retention Policy?
Data Retention Policy merupakan kebijakan yang mengatur bagaimana perusahaan menyimpan data selama periode tertentu sebelum menghapus atau memindahkannya sesuai aturan yang berlaku. Kebijakan ini dapat mencakup berbagai jenis data, termasuk dokumen, database, log, dan salinan backup.
Dalam manajemen backup, Data Retention Policy menentukan berapa lama recovery point atau salinan backup tetap tersedia untuk kebutuhan pemulihan. Perusahaan dapat menetapkan periode retensi berdasarkan jenis data, kebutuhan operasional, RTO dan RPO, serta kebutuhan regulasi.
Dengan kebijakan tersebut, perusahaan tidak perlu menyimpan setiap backup tanpa batas waktu. Tim dapat menentukan masa penyimpanan berdasarkan kebutuhan dan mengatur kapan sistem dapat menghapus recovery point yang sudah tidak diperlukan.
Mengapa Data Retention Policy Penting dalam Manajemen Backup?
Tanpa aturan retensi yang terarah, perusahaan berisiko menyimpan terlalu banyak salinan data tidak penting atau justru tidak sengaja menghapus backup yang masih krusial. Berikut adalah alasan utama mengapa perusahaan wajib menerapkan kebijakan ini.
Menentukan Lama Penyimpanan Backup
Perusahaan dapat menentukan berapa lama backup harus tersedia berdasarkan kebutuhan pemulihan. Misalnya, perusahaan mungkin membutuhkan backup harian untuk pemulihan operasional dalam jangka pendek, sementara backup bulanan dapat memiliki periode penyimpanan yang lebih panjang untuk kebutuhan tertentu.
Pendekatan ini membuat tim dapat mengatur recovery point berdasarkan fungsi dan kebutuhan masing-masing, bukan menggunakan satu periode retensi untuk seluruh data.
Mengontrol Penggunaan Storage
Setiap backup membutuhkan ruang penyimpanan. Ketika perusahaan terus membuat backup tanpa mengatur masa retensinya, jumlah data yang tersimpan dapat terus bertambah.
Retention policy membantu tim menentukan kapan recovery point yang sudah tidak diperlukan dapat kedaluwarsa. Dengan begitu, perusahaan dapat mengendalikan pertumbuhan storage dan menghindari penggunaan ruang untuk backup yang tidak lagi memberikan manfaat. Sistem backup modern juga dapat menjalankan proses pembersihan recovery point berdasarkan aturan retensi yang telah ditentukan.
Mendukung Kebutuhan Compliance
Beberapa perusahaan perlu menyimpan data selama periode tertentu karena kebutuhan regulasi, audit, atau kebijakan internal. Karena itu, tim perlu mempertimbangkan kewajiban tersebut ketika menentukan periode retensi.
Kebijakan backup sebaiknya mengikuti klasifikasi data dan kebutuhan regulasi yang berlaku bagi perusahaan. Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat menghindari penghapusan data yang masih diperlukan sekaligus mencegah penyimpanan data secara berlebihan.
Mempermudah Proses Recovery
Retention policy juga membantu memastikan perusahaan masih memiliki recovery point ketika membutuhkan pemulihan data dari periode tertentu.
Misalnya, ketika perusahaan menemukan masalah pada data beberapa hari setelah kejadian, tim dapat menggunakan recovery point yang masih berada dalam periode retensi. Semakin jelas aturan retensinya, semakin mudah tim menentukan backup mana yang masih tersedia untuk kebutuhan recovery.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menentukan Retention Period
Perusahaan sebaiknya tidak menentukan retention period hanya berdasarkan kapasitas storage. Tim IT perlu mempertimbangkan beberapa faktor kritis berikut agar kebijakan tersebut sesuai dengan kebutuhan sistem dan operasional bisnis.
Jenis dan Nilai Data
Setiap data memiliki tingkat kepentingan yang berbeda. Data yang sangat penting bagi operasional dapat membutuhkan periode retensi yang berbeda dari data sementara atau data yang mudah dibuat kembali.
Tim dapat mengelompokkan data berdasarkan nilai dan tingkat kepentingannya agar perusahaan tidak menerapkan aturan yang sama untuk seluruh jenis data.
Kebutuhan Bisnis
Perusahaan perlu mempertimbangkan berapa lama mereka mungkin membutuhkan data untuk operasional, audit, atau proses pemulihan. Kebutuhan tersebut dapat berubah ketika perusahaan menambah layanan, mengubah sistem, atau menjalankan proses bisnis baru.
Karena itu, tim perlu meninjau retention period secara berkala agar tetap sesuai dengan kondisi perusahaan.
RTO dan RPO
RTO dan RPO juga dapat membantu perusahaan menentukan kebutuhan backup. Recovery Time Objective (RTO) menentukan target waktu yang perusahaan butuhkan untuk memulihkan layanan, sedangkan Recovery Point Objective (RPO) berkaitan dengan seberapa banyak kehilangan data yang masih dapat diterima.
Kedua parameter tersebut membantu tim menentukan strategi backup dan recovery yang sesuai. Retention policy kemudian melengkapi strategi tersebut dengan menentukan berapa lama recovery point tetap tersedia.
Kebutuhan Regulasi dan Compliance
Selain kebutuhan teknis, perusahaan perlu memperhatikan aturan yang berlaku pada industri dan jenis data yang mereka kelola. Beberapa kebutuhan compliance dapat membuat perusahaan harus mempertahankan data dalam periode tertentu.
Tim perlu memasukkan kebutuhan tersebut ke dalam retention policy sebelum menentukan aturan penghapusan backup.
Kapasitas dan Biaya Storage
Periode retensi yang semakin panjang dapat meningkatkan jumlah data yang harus perusahaan simpan. Karena itu, tim perlu menyeimbangkan kebutuhan recovery dengan kapasitas dan biaya storage.
Perusahaan dapat menerapkan periode retensi berbeda untuk backup jangka pendek dan jangka panjang agar penggunaan storage tetap terkendali.
Baca Juga : Mengenal Edge Computing dan Perannya dalam Mempercepat Pemrosesan Data
Bagaimana Menentukan Data Retention Policy untuk Backup?
Perusahaan dapat memulai langkah ini dengan mengidentifikasi jenis data yang benar-benar membutuhkan perlindungan. Tim IT kemudian harus mengelompokkan aset informasi tersebut berdasarkan tingkat kepentingan, kebutuhan recovery, serta aturan hukum yang berlaku.
Setelah pengelompokan selesai, perusahaan dapat menetapkan durasi retention period yang spesifik untuk setiap kategori. Kebijakan ini harus memperjelas tindakan otomatis ketika recovery point mencapai akhir masa retensi, apakah sistem akan langsung menghapusnya atau memindahkannya ke server arsip.
Langkah terakhir adalah mendokumentasikan aturan tersebut secara tertulis dan meninjaunya secara berkala agar tetap relevan dengan pertumbuhan bisnis.
Contoh Penerapan Data Retention Policy
Sebagai gambaran nyata, sebuah perusahaan dapat menyimpan backup harian selama 30 hari untuk kebutuhan pemulihan operasional jangka pendek. Selanjutnya, tim IT dapat menyimpan backup mingguan selama beberapa bulan, dan backup bulanan hingga tahunan untuk kebutuhan arsip jangka panjang.
Raksasa teknologi seperti Microsoft juga menerapkan pemisahan retensi jangka pendek dan jangka panjang ini untuk mengoptimalkan efisiensi server. Melalui pembagian durasi yang cerdas ini, perusahaan dapat mempertahankan recovery point yang masih bernilai tinggi tanpa harus membuang-buang kapasitas ruang penyimpanan untuk file cadangan yang sama.
Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Menentukan Retention Policy
Kesalahan dalam merumuskan kebijakan retensi dapat memicu pemborosan anggaran atau bahkan hilangnya data krusial. Berikut beberapa kekeliruan utama yang wajib tim IT antisipasi
Menyimpan Semua Backup Tanpa Batas Waktu
Menyimpan seluruh salinan data tanpa batas kedaluwarsa akan membuat volume penyimpanan membengkak secara drastis. Kondisi ini memaksa perusahaan mengeluarkan biaya investasi infrastruktur yang besar untuk data usang yang sebenarnya sudah tidak memiliki nilai pemulihan.
Menggunakan Satu Retention Period untuk Semua Data
Setiap aset informasi memiliki karakteristik dan sensitivitas yang berbeda. Menyamaratakan durasi retensi untuk seluruh sektor berisiko membuat perusahaan menyimpan data sampah terlalu lama, atau justru menghapus data penting divisi keuangan terlalu cepat.
Mengabaikan Kewajiban Compliance Regulasi
Tim IT tidak boleh memutuskan sepihak dalam menentukan aturan penghapusan otomatis. Menghapus file cadangan terlalu dini dapat menyeret perusahaan ke dalam masalah hukum serius apabila data tersebut tiba-tiba perusahaan butuhkan untuk keperluan audit pajak atau hukum pemerintah.
Tidak Mengevaluasi Kebijakan Secara Berkala
Kebutuhan operasional perusahaan akan terus berubah seiring perkembangan skala bisnis. Perubahan arsitektur aplikasi, regulasi industri baru, dan volume data menuntut tim untuk rutin mengevaluasi kebijakan retensi ini minimal setahun sekali.
Hubungan Data Retention Policy dengan Strategi Backup
Data Retention Policy merupakan pilar inti yang melengkapi arsitektur strategi backup secara keseluruhan. Jika strategi utama menentukan cara dan media pembuatan salinan data, maka kebijakan retensi bertugas menentukan berapa lama recovery point tersebut wajib bertahan hidup di dalam sistem.
Oleh karena itu, perusahaan harus merancang kedua komponen ini secara bersamaan sejak awal. Selain menentukan masa simpan, tim IT juga wajib memastikan validitas data cadangan tersebut melalui simulasi pemulihan. Lembaga keamanan siber seperti CISA bahkan menegaskan bahwa rutin menguji backup merupakan pertahanan terkuat untuk memvalidasi keselamatan data dari ancaman enkripsi ransomware.
Baca Juga : Credential Stuffing, Ancaman Pengambilalihan Akun dan Cara Mencegahnya
Penutup
Data Retention Policy membantu perusahaan mengatur masa penyimpanan backup berdasarkan kebutuhan recovery, nilai data, kapasitas storage, dan kebutuhan compliance. Dengan kebijakan yang jelas, perusahaan dapat menghindari penyimpanan backup secara berlebihan sekaligus memastikan recovery point tetap tersedia ketika tim membutuhkannya.
Bagi perusahaan yang membutuhkan infrastruktur server untuk menjalankan aplikasi dan mengelola data, Cloud VPS IDCloudHost dapat menjadi salah satu pilihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional. Infrastruktur yang sesuai dapat membantu perusahaan membangun lingkungan server yang mendukung pengelolaan data dan penerapan strategi backup secara terencana.
