Jika berbicara mengenai Sistem ERP (Enterprise Resource Planning), tentu saja sistem satu ini telah menjadi bagian penting dalam mengelola berbagai fungsi bisnis secara terintegrasi. Dengan kemampuan untuk menyatukan berbagai departemen dalam satu platform, ERP menawarkan kemudahan dan efisiensi.
Namun, seperti halnya teknologi lainnya, penerapan ERP juga datang dengan tantangan dan keterbatasan yang perlu dipertimbangkan. Artikel ini akan membahas kelebihan dan kekurangan sistem ERP, memberikan gambaran yang lebih jelas bagi perusahaan yang ingin memutuskan apakah sistem ini cocok untuk kebutuhan mereka. Simak selengkapnya dibawah ini!
Daftar Isi
Apa Itu Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP adalah alat yang memusatkan informasi database perusahaan, mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan menyederhanakan proses bisnis. Tujuan akhir dalam menggunakan alat ini adalah untuk mengoptimalkan operasi dan membebaskan waktu karyawan untuk mengerjakan tugas yang lebih naluriah. Dari sini, sistem tersebut dapat mengarah dalam meningkatkan margin pendapatan dan efisiensi sambil meningkatkan komunikasi di seluruh perusahaan.
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) juga merupakan solusi perangkat lunak untuk mendukung dan mengintegrasikan area fungsional dari proses bisnis yang bisa diandalkan. Bahkan bantuan menggunakan ERP dapat mencakup perencanaan produksi, manufaktur, logistik dan pergudangan, pengadaan barang dan jasa, manajemen, keuangan, akuntansi serta sumber daya manusia.
Ini mengingat ERP dibangun untuk memenuhi setiap organisasi berdasarkan ukuran dan kekuatannya terlepas dari jenis industrinya, maka sistem ERP berfokus pada integrasi proses bisnis yang memungkinkan untuk :
- Integrasi sistem dan layanan
- Otomatisasi proses bisnis
- Berbagi data yang aman antar departemen
- Akuntansi
- Manajemen Hubungan Pelanggan
- Manufaktur
- Manajemen persediaan
- Sumber daya manusia
- Analisis / Pelaporan
Baca Juga : Memahami Pengaruh dan Manfaat SEM Bagi Bisnis Anda
Kelebihan dan Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Sebagai sebuah sistem yang diciptakan khusus untuk membantu dan mempersingkat waktu dalam operasional perusahaan maupun bisnis. Namun begitu, ERP juga memiliki dua sisi, yakni kelebihan dan kekurangannya tersendiri.
Kelebihan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Bisa dikatakan kalau ERP adalah aset bagi banyak organisasi karena sistem ini membuat bisnis Anda berjalan lebih lancar dengan menghasilkan laporan yang mudah dipahami menyatukan dan melindungi informasi Anda, mengotomatiskan proses, dan tindakan lain yang diperlukan bisnis Anda. Dengan kemampuan ini akan membantu perusahaan dan bisnis dalam operasi sehari-hari dan perencanaan jangka panjan mereka menjadi lebih efisien serta tertarget. Berikut manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan jika mengimplementasikan perangkat lunak ERP :
Membuat Data Bisnis Lebih Efisien
Sebelum adanya implementasi sistem ERP, semua informasi disimpan dalam database yang berbeda. Informasi ini dapat digandakan dan ada risiko tinggi bahwa informasi tersebut mungkin bukan versi terbaru. Oleh karena itu, keputusan yang dibuat berdasarkan informasi ini mungkin tidak akurat.
Adanya ERP membuat semua informasi disimpan dalam satu database yang berarti setiap orang dapat mengakses dan memperbarui informasi dari berbagai departemen untuk mencerminkan informasi terbaru dalam sistem. Ini mengurangi risiko file duplikat karena semua informasi akan diperbarui dalam satu database. Dengan demikian, keputusan yang diambil akan lebih akurat dan dapat diandalkan.
Informasi Terintegrasi di Semua Departemen
Jika merujuk pada cara lama, perusahaan digunakan untuk menyimpan informasi di database setiap departemen. Dengan demikian, informasi hanya akan dibagikan dalam departemen tertentu dimana bila departemen lain ingin mendapatkan data atau informasi, mereka harus bertanya kepada manajer departemen masing-masing untuk mengakses informasi tersebut. Menggunakan sistem ERP, sistem dapat menyimpan semua informasi di semua departemen dalam satu database yang berarti semua karyawan dari departemen yang berbeda dapat menggunakan informasi dari database tanpa persetujuan departemen lain.
Baca juga: Bagaimana Unlimited Bandwidth untuk Performa Website & Bisnis?
Pelaporan dan Perencanaan yang Tertata
Dengan menerapkan ERP di semua departemen bisnis dan perusahaan, itu berarti bahwa perusahaan telah memiliki satu sistem pelaporan terpadu untuk setiap proses. Maka dengan memiliki satu sumber data dan informasi, sistem ERP dapat dengan mudah menghasilkan analitik dan laporan yang berguna kapan saja.
Ini tidak lepas karena ERP memberi manajemen kemampuan untuk membandingkan dan menganalisis fungsi lintas departemen dan divisi tanpa bias dari banyak email dan spreadsheet. Bahkan ERP memungkinkan manajemen untuk menghasilkan laporan khusus mereka sendiri dan mereka dapat dengan cepat dihasilkan tanpa bergantung pada bantuan tim IT lagi yang akan membuat proses kerja lebih efisien dalam hal waktu.
Visibilitas yang Jelas
ERP memungkinkan akses total ke setiap proses penting atau utama dalam bisnis dengan memungkinkan data dapat diakses dari setiap departemen ke manajemen. Melalui ini, manajemen dapat mengontrol tingkat persediaan secara harian, mingguan atau bulanan termasuk kiriman masa depan yang belum diterima.
Setelah mengetahui secara tepat posisi perusahaan mengenai tingkat persediaan, maka dapat membantu manajemen untuk mengontrol modal kerja dengan cara yang lebih tepat. Selain itu, ketersediaan semua informasi perusahaan di lokasi terpusat memungkinkan peningkatan kolaborasi dan penyelesaian tugas kompleks yang lebih efisien. Visibilitas lengkap ini memberikan alur kerja yang lebih baik dan memungkinkan proses antar-departemen untuk dilacak dengan mudah dengan efisiensi maksimum.
Baca Juga : Mengapa Layanan Cloud Jadi Pilihan Efisien untuk Bisnis Digital?
Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Seperti dua sisi yang telah disebutkan diatas, maka ERP juga mempunyai kekurangannya tersendiri. Walau Anda ingin segera menggunakan sistem ini untuk bisnis dan perusahaan Anda, ketahui juga beberapa kekurangannya seperti :
Biaya Pemeliharaan
Biaya awal perangkat lunak saja bisa sangat tinggi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah. Meskipun biaya ini dapat dihindari dengan menggunakan solusi cloud dengan pembayaran bulanan tetapi bukan berarti cara ini juga tidak lepas dari kelemahannya sendiri juga.
Penurunan Efektivitas
Sebuah perusahaan harus memahami bahwa penerapan sistem membutuhkan waktu yang lama yang dikarenakan membutuhkan waktu untuk melakukan migrasi data, menyelenggarakan kursus pelatihan bagi karyawan dan tugas-tugas lainnya. Hal ini dapat membawa kerugian yang sangat besar bagi perusahaan dari segi waktu dan biaya. Proses implementasi bisa memakan waktu dari sebulan hingga bertahun-tahun diaman jika perusahaan tidak menangani dengan baik risiko yang mungkin terjadi, kemungkinan besar mereka tidak dapat pulih dari kerugian.
Proses Kustomisasi
Proses ini membutuhkan banyak waktu, tenaga, uang dan keahlian yang mana tidak semua bisnis dan perusahaan benar- benar memahami proses pentingnya. Banyak perusahaan mungkin berfokus pada penyesuaian yang ketika sistem yang Anda pilih tidak benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya menjadi kendala baru tersendiri.
Setelah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan ERP, penggunaan sistem ini penting untuk menciptakan infrastruktur perusahaan yang stabil dan aman. Salah satu customer yang telah memanfaatkan layanan ini adalah Erzap , sebuah platform manajemen bisnis yang menghadirkan solusi untuk berbagai kebutuhan operasional. Dengan dukungan IDCloudHost, Erzap berhasil mengoptimalkan performa sistem ERP, operasional bisnis, serta menyederhanakan pengelolaan data.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana Erzap memanfaatkan solusi ERP dengan dukungan infrastruktur dari IDCloudHost, Anda dapat menonton video berikut ini:
Penutup
Poin-poin di atas akan dapat memberikan gambaran tentang kelebihan dan kekurangan penerapan sistem ERP jika Anda ingin mencari cara terbaik dalam pengelolaan dan pengaturan bisnis yang baik. Meski dua sisi dari ERP tidak dapat dihindari, namun bagi sebagian besar perusahaan, manfaat sistem ERP sering kali lebih besar daripada kerugiannya. Potensi fungsi bisnis yang benar-benar disederhanakan dan peningkatan produktivitas dalam jangka panjang menjadikan manfaat penerapan sistemnya sebagai investasi waktu dan sumber daya yang berharga Anda dan tim keseluruhannya.
