Dalam melakukan sebuah project dibutuhkan kolaborasi semua tim sehingga didapatkan hasil yang maksimal. Berdasar hal tersebut, monitoring menjadi aspek yang penting untuk melihat progres projek tersebut dan bahkan ide dapat muncul seketika dipertengahan pembuatan projek.
Pada era teknologi dan digitalisasi ini, banyak tools yang dapat Anda gunakan untuk membantu memanajemen project-project bisnis Anda. Tentu saja, tools tersebut akan membantu mengkoordinir bisnis Anda sehingga bisa diketahui tugas masing-masing individual. Dengan demikian, dalam artikel ini akan dipaparkan 10 project management tools yang dapat Anda gunakan.
Daftar Isi
Apa Itu Project Manager?
Project manager adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian sebuah proyek. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola berbagai aspek proyek, seperti menentukan tujuan proyek, membuat rencana proyek, mengalokasikan sumber daya, memantau prosesnya, mengelola risiko, dan memastikan penyampaian tujuan proyek secara tepat waktu.
Project manager memainkan peran penting dalam memastikan bahwa proyek diselesaikan dengan sukses, sesuai anggaran, dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Mereka bertindak sebagai titik kontak utama untuk semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, termasuk anggota tim, klien, dan pihak terkait lainnya. Mereka bertanggung jawab untuk mengomunikasikan pembaruan proyek, menyelesaikan konflik, dan membuat keputusan penting untuk menjaga proyek tetap berada di jalurnya.
Untuk menjalankan tugasnya secara efektif, project manager harus memiliki beragam keterampilan, termasuk kepemimpinan, komunikasi, organisasi, pemecahan masalah, dan manajemen risiko. Mereka harus memiliki pemahaman yang kuat tentang metodologi, alat, dan teknik manajemen proyek untuk merencanakan dan melaksanakan proyek secara efektif.
Secara keseluruhan, tujuan utama project manager adalah untuk memastikan keberhasilan penyelesaian proyek dengan mengelola sumber daya, jadwal, dan pemangku kepentingan secara efektif, sambil mempertahankan fokus pada tujuan proyek dan memberikan hasil yang berkualitas tinggi.
Apa Itu Project Management Tools?
Project management tools adalah software yang digunakan dan didesain membantu individu atau grup memanajemen project mereka secara efektif. Suatu project yang kompleks memerlukan perencanaan yang baik, penetapan tugas yang terperinci, penetapan batas waktu, keterlibatan tim secara aktif, dan sebagainya. Dengan demikian, software tools manajemen ini akan membantu untuk memanajemen hal-hal tersebut.
Manfaat Project Management Tools
Selain memudahkan aktivitas kolaborasi tim Anda, software manajemen tim akan membantu Anda dalam menjalan project Anda dengan memberikan beberapa manfaat, yakni sebagai berikut:
Perencanaan dan penskedulan
Project manajemen akan membantu perencanaan dan pendelagasian pekerjaan Anda pada satu tempat serta juga dapat mengidentifikasi tugas, sub tugas, template, folder, alur kerja, dan sebagainya.
Dokumentasi
Adanya project management tools akan membantu Anda untuk menghindari dokumen yang hilang. Dengan demikian, Anda lebih mudah untuk memanajemen file yang memungkinkan pengeditan, pembaharuan versi, dan penyimpanan file.
Kolaborasi
Project management memungkinkan Anda membangun kolaborasi tim yang lebih mudah seperti proses penugasan, menambah komen, mengorganisasikan dashboard, melakukan perubahan, dan sebagainya.
Evaluasi
Menilai produktivitas dengan adanya laporan produktivitas dan mampu melihat progres setiap project.
Rekomendasi Project Management Tools
Seiring dengan kemajuan teknologi, ada banyak software project management yang dapat Anda pilih. Adapun masing-masing tools tersebut memiliki spesifikasinya tersendiri. Dengan demikian, berikut management tools yang kami rekomendasikan yang dapat menjadi pertimbangan Ana, yakni sebagai berikut:
-
Trello
Trello merupakan salah satu software management tools yang banyak digunakan oleh berbagai bisnis. Software management ini dikembangkan oleh Frok Creek Software yang membantu Anda dalam mengatur dan mengecek progres kerja yang sedang dilakukan.
Untuk versi perencanaan basic Trello dapat diakses gratis namun untuk versi upgrade dengan adanya fitur automasi, integrasi, priority support, dan sebagainya dikenai biaya tertentu. Adapun kelebihan Trello adalah memiliki sistem kolaborasi bersifat end-to-end, memiliki berbagai fitur yang sangat membantu, mampu melakukan pengelompokan tim kerja, dan sebagainya.
-
Asana
Asana merupakan project management tools yang berfokus pada kolaborasi sehingga memungkinkan penggunanya untuk melakukan percakapan secara personal maupun terbuka. Adapun kelebihan Asana adalah menawarkan fitur Ann Assigned Customer Success Manager yang memungkinkan aplikasi tips dan trik manajemen proyek, mampu berkolaborasi dengan pihak ketiga, dapat dijalankan dalam satu platform, dan sebagainya.
-
ProofHub
Proofhub memberikan akses ruang kerja yang terpusat untuk daftar tugas, alur kerja, bagan gantt, diskusi, dokumen, dan sebagainya. Dengan proofhub, akan memberikan kemudahan kepada Anda untuk merencanakan, mengorganisasi, dan memonitori tugas tim Anda. Adapun kelebihan proofhub adalah memberikan Anda kendali terpusat yang memudahkan dan pengontrolan penuh project secara penuh, mudah dipahami tanpa adanya kurva belajar, dan sebagainya.
-
Wrike
Wrike adalah aplikasi project management tools berbasis cloud yang memanfaatkan layanan penyimpanan seperti Google Drive, Dropbox, dan Onedrive. Selain itu, wrike juga dilengkapi dengan kaban board yang dapat diperbarui secara langsung. Lebih lanjut, write juga drug and drop task yang memudahkan dalam pengelolaan tugas. Adapun kelebihan lainnya dari wrike adalah visual yang mudah dipahami, mampu diakses dari mana saja, dan sebagainya.
-
Airtable
Airtable merupakan project management tools yang memberikan fitur spreadsheet dan database secara bersama. Hal tersebut memungkinkan untuk melakukan penyimpanan informasi pada database yang dapat digunakan untuk manajemen tugas dan perencanaan project. Lebih lanjut, salah satu kelebihan Airtable adanya dengan adanya pengorganisasian data dengan spreadsheet Airtable sehingga dimungkinkan beberapa tampilan seperti kanban, list, grid, kalender, dan sebagainya.
-
Monday
Monday merupakan software management yang membantu untuk mengatur tugas secara terpusat dan dengan adanya bantuan secara visual. Lebih lanjut, Monday juga membantu mengidentifikasi setiap progres atau perubahan pada proyek. Adapun kelebihan Monday adalah membantu mengatur otomasi kendali pelanggan, dapat membuat templat tersendiri, dapat membantu kendali peluang, dan sebagainya.
-
Zenkit
Zenkit adalah project management tools yang memungkinkan untuk mengetahui Anda secara langsung dari penelitian atau diskusi Anda sebelumnya. Selain itu, Zenkit juga memungkinkan kolaborasi antar tim dalam mensukseskan suatu project. Adapun kelebihan adalah memudahkan pengerjaan project dengan sistem kategorisasi multi-level, membantu menentukan tugas dengan alat yang tersedia, dan sebagainya.
-
MeisterTask
Meistertask adalah tool management project online yang digunakan untuk kolaborasi tim yang bekerja secara bersamaan dan real time. Adapun fitur aktivitas yang ditawarkan adalah aktivitas dashboard, backlog management, file sharing capabilities, dan sebagainya. Adapun manfaat Meistertask adalah pengelolaan dapat dilakukan secara bersamaan sehingga menghemat waktu pengerjaan project.
-
TimeCamp
TimeCamp adalah project management tools yang memungkinkan untuk melakukan pelacakan waktu secara kolektif dalam suatu proyek sehingga memudahkan dalam mengendalikan proyek. Adapun manfaat TimeCamp adalah mampu melakukan pelacakan waktu, pelacakan produktivitas, pelaporan yang akurat, dan membersihkan dashboard.
-
Ganttpro
Ganttpro adalah software management project yang memungkinkan membuat perencanaan yang sederhana namun klien maupun anggota tim tetap terlibat dalam satu lingkaran. Adapun kelebihan Ganttpro adalah dapat mengelola sumber daya, memperkirakan biaya proyek, melacak kemajuan, menjadwalkan proyek online secara otomatis, dan sebagainya.
Penutup
Melakukan manajemen project merupakan hal penting sehingga Anda dapat mengkoordinasikan dan mengevaluasi project yang Anda lakukan dengan baik. Dengen rekomendasi project management tools di atas dapat menjadi pertimbangan bagi Anda menggunakan tools tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sebagai penyedia layanan cloud hosting, IDCloudHost menawarkan jasa Cloud VPS yang memberikan layanan cloud fleksibel untuk aplikasi dan website Anda. Dengan berbagai pilihan sistem operasi dan aplikasi yang bisa Anda instal, Anda bisa mengelola website dengan mudah dan nyaman.
