Tips dan Trick Mengelola Customer Service (CS) yang Baik dan Profesional

Customer Service atau Tim CS merupakan Garda paling depan yang akan berhubungan dengan Calon pelanggan bahkan Pelanggan Anda. Karena Customer Service (CS) dapat membantu Anda untuk meningkatkan hubungan Anda dengan pelanggan Anda. Perlu kita ketahui bahwa tim Customer Service (CS) merupakan citra wajah dari perusahaan dan bisnis kita di mata para pelanggan, karena dengan pelayanan Customer Service (CS) yang maksimal, tentunya dapat memuaskan pelanggan bahkan calon pelanggan hingga akhirnya memilih layanan dari perusahaan atau bisnis yang Anda tawarkan.

Sebenarnya, banyak sekali channel yang bisa dimanfaatkan oleh para Customer Service (CS) yang bisa digunakan, bila biasanya IDCloudhost sendiri biasanya memanfaatkan berbagai channel baik itu di Website pada Chatting dan Ticket IDCloudhost, juga melalui Social media hingga email untuk bisa membantu segala bantuan dan keluhan terkait layanan dari IDCloudhost.

Nah, pada postingan kali ini kita akan menjabarkan sekilas bagaimana cara dan juga Tips Trick Mengelola Customer Service yang Baik dan Profesional untuk perusahaan dan bisnis Anda.

Layanan Customer Service IDCloudhost

 

Manfaat adanya tim Customer Service (CS)

 

Sebelum kita lebih lanjut menjelaskan bagaimana meningkatkan kualitas Customer Service (CS) yang baik untuk perusahaan dan bisnis Anda, perlu Anda ketahui dahulu beberapa manfaat adanya tim Customer Service (CS) untuk melayani pelanggan Anda :

1. Meningkatkan interaksi dengan pelanggan

   Tim Customer Service (CS) sangat berguna untuk bisa meningkatkan interaksi bisnis dengan calon pelanggan hingga pelanggan kita di internet. Nah, dengan adanya Customer Service (CS) tentunya calon pelanggan bisa menanyakan mengenai layanan yang kita tawarkan bahkan juga menjadi pusat informasi jika informasi yang disampaikan kiranya belum terlalu jelas untuk mereka. Selain itu juga, dengan adanya Customer Service (CS) juga mempercepat proses saran, kritik dan keluhan dari pelanggan sehingga akan membuat mereka lebih nyaman untuk bisa menghubungi bisnis kita melalui tim Customer Service (CS) yang ada di berbagai channel.

2. Meningkatkan Strategi layanan Pelanggan

   Biasanya tim Customer Service (CS) tentunya sudah mempunyai kemampuan yang dapat melayani para pengguna mereka dengan baik, oleh karena itu tim Customer Service (CS) biasanya juga memberikan solusi terbaik untuk memberikan strategi terbaik juga untuk calon pelanggan maupun pelanggan bisnis dan perusahaan kita. Meskipun kita ketahui akan banyak model pelanggan yang akan dihadapi oleh tim Customer Service (CS) nantinya, tentunya hal ini bisa menjadi plus minus untuk Anda untuk dapat meningkatkan strategi layanan pelanggan Anda.

3. Memberikan layanan dan Support terbaik

   Tools Customer Service (CS) yang ada saat ini sangatlah bagus, contohnya IDCloudhost menggunakan intercom untuk melayani chatting Customer Service (CS) dari pelanggan melalui website mempunyai fitur dimana tim Customer Service (CS) juga bisa memantau perkemmbangan dan jawaban dari rekan kerja, hal ini bisa menjadi kolaborasi yang epic karena bisa membantu satu sama lainnya untuk bisa memberikan layanan dan support terbaik untuk calon pelanggan dan pelanggan bisnis Anda. Oleh karena itu, Customer Service (CS) tentunya bisa menjadi solusi terbaik untuk mendekatkan Anda dengan calon pelanggan dan pelanggan Anda, disatu sisi itu juga bisa memberikan impact positif terkait review yang diberikan oleh mereka untuk bisnis Anda.

4. Tempat Anda menawarkan Layanan Terbaik Anda

   Customer Service (CS) tentunya kita sepakat selain menjadi garda terdepan dalam hal untuk memberikan layanan Anda, tapi tim Customer Service (CS) juga berfungsi sebagai tim sales yang membantu untuk menjualkan produk Anda kepada calon pelanggan yang nantinya akan melakuan order layanan di perusahaan dan bisnis Anda. Oleh karena itu, pastikan Anda juga memanfaatkan channel Customer Service (CS) sebagai channel untuk bisa menjual dan membuat closing bisnis Anda agar orang mau membeli layanan Anda.

5. Tempat Customer memberikan Feedback

   Kita tidak akan bisa hindari setiap bisnis tentunya akan ada feedback yang bisa diberikan oleh customer. Oleh karena itu Customer Service (CS) merupakan channel yang tepat bagi mereka untuk bisa menyampaikan feedback layanan Anda baik itu positif maupun negatif. Tentunya hal ini tergantung dengan pelayanan yang Anda berikan kepada customer Anda. Ciptakan sarana bagi customer untuk memberikan feedback dan hal ini akan memudahkan Anda untuk mempelajari apa yang perlu diperbaiki.

Baca Juga : Nomor & Kontak Customer Service (Call Center) Bank Seluruh Indonesia

 

Skill yang harus dimiliki Oleh tim Customer Service (CS)

 

Nah setelah kita membahas Details mengenai manfaat dengan adanya tim Customer Service (CS), berikut ini adalah beberapa skill penting yang perlu dimiliki oleh Customer Service (CS) untuk perusahaan dan bisnis Anda.

1. Empati, kesabaran, konsistensi

   Tim Customer Service (CS) harus mempunyai sifat dasar ketiga ini yaitu Empati, kesabaran dan konsistensi. Karena yang kita ketahui bahwa tim Customer Service (CS) akan menghadapi berbagai macam bentuk orang yang nantinya datang baik itu dengan hal positif atau negatif, latar belakang yang beragam serta hal lainnya. Attitide yang baik merupakan kunci keberhasilan Anda untuk bisa menjadi Customer Service (CS) yang baik untuk calon pelanggan dan pelanggan bisnis Anda. Customer adalah raja dan mereka selalu benar. Kemampuan untuk menelan kebanggaan seseorang dan bisa menerima kesalahan atau feedback negatif sangatlah crucial.

2. Fleksibel dan Penyesuaian

   Tim Customer Service (CS) harus dituntut untuk bisa fleksibel serta bisa menyesuaikan berbagai kondisi dalam hal apapun yang mereka hadapi nantinya. Anda harus bisa menghandle kejutan yang bisa datang kapanpun dan secara tiba tiba, merasakan suasana hati customer dan lakukan adaptasi dengan sangat cepat. Hal Ini juga termasuk kemauan untuk belajar memperlajari banyak ilmu baru dari case baru yang sering ditemukan dilapangan. Memberikan customer service yang baik adalah proses pembelajaran yang terus berlanjut.

3. Komunikasi dengan SOP yang jelas

   Customer Service (CS) tentunya harus dibekali dengan kemampuan komunikasi dan penyampaian yang bagus, bahkan perusahaan dan bisnis tentunya sudah mempunyai template maupun SOP khusus untuk berbagai case yang bisa terjadi kedepannya. Dengan memahami bisnis Anda, tim Customer Service (CS) tentunya akan lebih mudah menyampaikan informasi kepada pelanggan dari bisnis kita. Apalagi bagi calon customer yang masih awam dengan penggunaan layanan kita pun perlu dijelaskan dengan baik dan benar agar mereka paham tujuan dari bisnis Anda.

4. Usahakan Anda bisa membagi Waktu yang Tepat

   Tentunya bagi layanan yang harus aktif 24 jam setiap harinya (24/7) menjadi tantangan tersendiri bagi suatu bisnis, contohnya IDCloudhost yang membuka layanan Customer Service (CS) setiap hari (24/7) untuk Anda. Nah, manajemen waktu ini menjadi penting untuk bisa membagi shift bagi tim Customer Service (CS) agar bisa bekerja dengna maksimal. Anda bisa mempelajari bagaimana trafik Anda ramai di jam tertentu, karena pada jam yang ramai tentunya membutuhkan tim Customer Service (CS) yang lebih banyak dibandingkan dijam jam yang sepi seperti lewat tengah malam.

5. Pengetahuan dan Rasa ingin tahu yang tinggi

   Tim Customer Service (CS) tentunya harus diberkali dengan pengetahuan dan rasa ingin tahu yang tinggi, perusahaan bisa terus melakukan upgrade kemampuan tim Customer Service (CS) dan Support mereka untuk bisa menghandle lebih banyak case dan juga disolusikan dengan cepat dan praktis. Jadi perusahaan atau bisnis jangan pernah lupa untuk mengembangkan SDM Customer Service (CS) Anda agar tidak ketinggalan dengan update yang diberikan. Tetaplah menjadi orang yang penuh informasi untuk merespon pertanyaan yang sering diajukan dan tahu harus berputar ke arah mana jika pertanyaan menjadi terlalu detail atau teknikal untuk Anda jawab.

Baca Juga : Layanan Live Chat IDCloudHost Siap Membantu Anda 24/7

 

Channel Customer Service untuk Bisnis

 

Channel disini maksudnya adalah media atau tools yang bisa Anda gunakan untuk bisa meningkatkan layanan Anda menggunakan Customer Service (CS). Metode ini biasanya kita sebutkan dengan Istilah Customer Relationship Management yang secara sederhana Adalah bagaimana strategi suatu perusahaan dalam membangun ikatan dengan pelanggan mereka melalui pelayanan Customer Service (CS) yang diberikan.

Berikut ini adalah beberapa channel yang bisa Anda manfaatkan untuk membangun CRM melalui tim Customer Service (CS) Anda :

1. Menggunakan Social Media

   Anda bisa memanfaatkan Social media seperti facebook, Instagram dan Twiitter untuk menjadi opsi CRM atau Customer Service (CS) Anda. Karena biasanya banyak pengguna yang memfollow atau mengikuti akun Anda sekaligus menanyakan layanan yang Anda tawarkan melalui fitur message atau chat yang ada pada setiap social media. Bahkan tidak sedikit juga yang terkadang memberikan komentar pada kolom komentar postingan pada postingan bisnis Anda di Social Media.

2. Fitur Chat yang Ada di Website

   Selain social media, Anda yang sudah mempunyai website bisa mengarahkan user Anda untuk bertanya lebih lanjut melalui fitur chat atau ticket yang ada di website. IDCloudhost sendiri membagi 2 segmen berbeda untuk fitur chat di Website diantaranya jika mereka menanyakan hal terkait non teknis bisa langsung melalui Chat di Website, namun untuk yang berhubungan dengan teknis tentunya bisa lebih mudah melalui fitur Ticket yang ada pada Client Area IDCloudhost.

3. Memanfaatkan Messenger seperti WA / LINE / Telegram

   Selain memanfaatkan fitur tool Chat dan Social media, Anda juga bisa memanfaatkan layanan pesan seperti WA, LINE dan Telegram. Apalagi untuk whatsapp sudah tersedia aplikasi whatsapp business yang akan membantu Anda untuk berkomunikasi dengan calon pelanggan dan pelanggan Anda dengan cepat dengan menggunakan smarthpone.

 

Demikian informasi ini kita sampaikan terkait Tips dan Trick Mengelola Customer Service yang Baik dan Profesional. Semoga hal ini bisa membantu Anda untuk meningkatkan kualitas pelayanan Customer Service untuk bisnis Anda. Jika Anda mempunyai feedback dan tambahan untuk artikel ini jangan lupa untuk memberikan komentar di bawah!. Thanks!