Saat ini email banyak digunakan sebagai alat komunikasi khususnya untuk surat menyurat. Email atau elektronik mail adalah sebuah platform untuk menulis, mengirim serta menerima pesan melalui komputer atau smarthphone yang telah tersambung internet. Dengan hadirnya email membuat sistem surat menyurat yang semula dilakukan secara tradisional,kini berubah menjadi lebih modern dengan sistem pengiriman yang mudah dan cepat.
Bagi anda yang sudah sangat familiar mengirim pesan surat menyurat melalui email pasti sudah tidak asing lagi dengan beberapa layanan email seperti Yahoo mail Google mail dan layanan lainnya. Lalu, pernahkah anda bertanya-tanya bagaimana sebenarnya cara kerja dari email? Atau apa saja fungsi email dan apa saja jenis-jenisnya? Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui cara kerja,fungsi dan jenis dari email. Berikut ulasan selengkapnya!
Baca Juga: Cara Menerapkan Strategi Email Marketing dan Rekomendasi Contohnya
Daftar Isi
Cara kerja Email
Biasanya salah satu cara yang lumrah dilakukan untuk mengirim pesan atau surat melalui email adalah memastikan alamat yang dituju. Setelah itu, menentukan perangkat yang digunakan dan menyesuaikan dengan jaringan internet yang tersedia. Berikut beberapa cara kerja email yang harus anda ketahui.
- Saat alamat email sudah valid, pesan yang akan dikirimkan harus sesuai dengan alamat yang dituju. Selanjutnya untuk mengidentifikasi alamat yang sudah Anda kirimkan ada server yang bertugas untuk melakukannya.
- Selanjutnya ketika server berhasil mengidentifikasi alamat dari penerima, server akan mengirimkan pesan kepada server email. Tujuannya agar pesan yang sudah dikirim akan tetap tersimpan.
- Meskipun Anda terlambat menyadari adanya pesan masuk dalam email. Server email akan tetap menyimpannya sampai Anda membuka pesan tersebut. Kemudian server secara otomatis akan mengunduh pesan Anda.
- Setelah server mengunduh pesan Anda sebagai pengguna sudah bisa membaca isi dari pesan yang ditujukan untuk Anda.
Baca Juga: Tips Memilih Platform Email Blast untuk Email Marketing Bisnismu
Fungsi Email
Secara umum, fungsi dari email adalah sebagai media untuk menyampaikan pesan. Sama seperti surat konvensional, dalam email juga mengenal istilah pengirim dan penerima pesan, hanya saja yang membedakannya adalah dari jenis perangkat.
Jika surat konvensional tidak menggunakan internet maka berbeda dengan email yang memakai jaringan internet, hal inilah yang membuat email memiliki beberapa fungsi lain bukan hanya sekedar untuk mengirim pesan. Dibawah ini ada beberapa fungsi email yang jarang Anda ketahui.
Sebagai identitas diri
Jika dalam kehidupan sehari-hari untuk mengkonfirmasi diri sebagai warga negara, kita menggunakan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Maka sama halnya di era digital, untuk mengkonfirmasi personal seseorang juga butuh identitas diri dan itu menggunakan email. Dalam hal ini fungsi email adalah untuk memverfikasi identitas penggunanya yang akan tersimpan menjadi sebuah data pribadi.
Sebagai alat untuk mendaftar sosial media dan smartphone
Bukan hanya menjadi identitas diri, selanjutnya fungsi email adalah menjadi akun awal untuk Anda yang akan mendaftar di sosial media maupun membeli smartphone. Saat akan membeli smartphone baru, Anda akan diminta untuk mencatat alamat email begitupun dengan sosial media seperti facebook, twitter bahkan instagram.
Biasanya setelah Anda memberikan alamat, Anda akan menerima pesan yang dikirim oleh pihak media sosial ataupun pihak ponsel tempat membeli smartphone untuk mengkonfirmasi kebenaran dari alamat Anda.
Sebagai wadah untuk beberapa jenis file
Dalam surat konvensional yang biasa dikirimkan dan diterima hanyalah bentuk dari surat yang menggunakan kertas. Berbeda dari surat konvensional, fungsi email bukan hanya mengirim atau menerima pesan dalam bentuk tulisan di file namun juga bisa dalam beberapa bentuk seperti dokumen,foto maupun video.
Sebagai sarana untuk promosi
Fungsi terakhir adalah sebagai sarana untuk promosi. Jika diperhatikan email memiliki fitur dimana jika pesan yang Anda kirim maupun yang diterima mengandung promosi suatu produk barang atau jasa, maka akan ada kode tersendiri bertuliskan “Promosi”.
Meskipun ini termasuk cara lama dalam mempromosikan produk, namun para pebisnis atau pelaku usaha masih tertarik untuk menarik pelanggan dengan memanfaatkan layanan newsletter.
Baca Juga: Email Marketing : Cara Kerja, Strategi dan Cara Membuatnya
Contoh Layanan Email
Sama seperti aplikasi-aplikasi lainnya, email juga memiliki beberapa jenis dari yang paling banyak digunakan sampai yang paling sedikit digunakan. Tentunya jenis-jenis ini memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing sesuai dengan kegunaannya. Berikut beberapa jenis-jenis email yang paling umum Anda ketahui.
-
Google Mail
Jenis email yang pertama adalah Google mail atau Gmail. Sesuai dengan namanya Gmail adalah layanan gratis yang dibuat oleh Google, dan menjadi layanan paling banyak digunakan oleh pengguna. Kelebihan yang ditawarkan dari Google email adalah ruang penyimpanan gratis sebesar 15 GB, dapat diakses IOS maupun Android, nuansa yang modern dengan aneka tema menarik, dan dilengkapi fitur yang luar biasa.
-
Yahoo Mail
Jenis email yang kedua adalah Yahoo mail. Yahoo mail adalah layanan gratis yang dibuat oleh Yahoo dengan tema latar belakang khusus. Bagi pengguna baru, Anda akan mendapatkan ruang penyimpanan gratis 1 GB.
Selain itu, kelebihan yang ditawarkan oleh Yahoo email adalah dapat membuat hingga 500 alamat, dapat mencari informasi kunci dari kotak masuk, mudah menemukan foto,video atau dokumen yang pernah dilampirkan.
-
Outlook Mail
Contoh layanan email yang ketiga adalah Outlook mail besutan dari Miscrosoft. Layanan ini dapat memberikan akses yang sangat mudah untuk terhubung dengan seluruh produk Miscosoft. Kelebihan yang ditawarkan Outlook email adalah penyimpanan gratis 15 GB,sudah terintegrasi dengan aplikasi komunikasi populer, intuitif dan solid dari segi penggunaanya.
-
Mail.com
Contoh layanan email yang keempat adalah Mail.com. Layanan ini menawarkan berbagai kelebihan seperti dapat memilih 200 domain gratis, bebas menggunakan dan memilih domain email yang sudah tersedia, serta domain yang sudah dikategorikan untuk mempermudah saat ditemukan.
-
AOL Mail
Jenis layanan email yang kelima adalah AOL mail atau American Online mail. Layanan ini termasuk dalam salah satu penyedia dial-up populer di dunia. Kelebihan dari AOL email adalah penyimpanan yang tidak terbatas, fitur yang bisa disesuaikan untuk filter spam,memfilter pesan sesuai keinginan pengguna.
-
Zoho
Contoh layanan email yang keenam adalah Zoho. Biasanya layanan ini sering digunakan untuk bisnis. Kelebihan yang ditawarkan dari Zoho email adalah fitur-fitur yang menarik, bebas iklan, dan dapat melakukan share file. Namun ada beberapa kekurangan seperti akun yang terbatas untuk diakses gratis dan tidak bisa mengimport kontak.
-
Pepipost
Contoh layanan email yang ketujuh adalah Pepipost. Layanan ini biasanya digunakan untuk transaksi email seperti email delivery. Kelebihan dari pepipost email adalah dapat menyimpan history log selama 90 hari,menyediakan fitur keamanan yang beragam, serta kecepatan dalam mengirim email.
-
ProtonMail
Contoh layanan email yang terakhir adalah ProtonMail. Layanan ini menyediakan enkripsi yang membuat pesan yang Anda kirimkan akan terjaga kerahasaiannya. Kelebihan dari Proton email adalah dapat diinstal oleh IOS dan Android, berfungsi secara baik dalam perangkat seluler, dapat mengatur waktu kedaluwarsa pesan.
Baca Juga: 7+ Jenis Email Marketing untuk Mengembangkan Bisnis Anda
Penutup
Demikianlah penjelasan tentang pengertian email, cara kerja, fungsi dan jenis-jenis email. Jika Anda menggunakan email pastikan untuk memilih layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan kegunaan Anda.
