Template WhatsApp membantu bisnis menghubungi pelanggan ketika mereka perlu memulai percakapan di luar jendela 24 jam. Bisnis dapat menggunakan template untuk mengirim pengingat, konfirmasi, informasi pesanan, hingga pesan promosi melalui WhatsApp Commerce (WACO). Namun, Meta perlu meninjau dan menyetujui template sebelum bisnis dapat menggunakannya. Karena itu, penting bagi bisnis untuk memahami penyebab penolakan serta cara mengatasi template WhatsApp ditolak agar komunikasi dapat kembali berjalan lancar.
Penolakan template tentu dapat menghambat proses komunikasi, terutama ketika bisnis membutuhkan pesan untuk dikirim dalam waktu tertentu. Kondisi ini biasanya terjadi karena isi template tidak sesuai dengan kategori, penggunaan variabel kurang tepat, atau gaya penulisannya terlihat seperti spam. Dengan memahami penyebabnya, bisnis dapat memperbaiki template sebelum mengajukannya kembali melalui WACO.
Baca Juga : Mengenal Health Check pada Server untuk Menjaga Ketersediaan Aplikasi
Apa Itu Template WhatsApp?
Template WhatsApp merupakan format pesan yang bisnis daftarkan dan ajukan untuk mendapatkan persetujuan sebelum menggunakannya untuk memulai percakapan tertentu. Bisnis biasanya membutuhkan template ketika ingin menghubungi pelanggan yang tidak mengirim pesan dalam 24 jam terakhir.
WhatsApp menerapkan aturan tersebut untuk membatasi pengiriman pesan yang tidak diinginkan. Selama pelanggan masih berada dalam jendela 24 jam setelah mengirim pesan, bisnis dapat membalas dengan pesan biasa. Setelah jendela tersebut berakhir, bisnis perlu menggunakan template yang sudah mendapat persetujuan. Aturan ini berasal dari WhatsApp dan Meta, bukan batasan yang WACO buat sendiri.
WACO menyediakan pengelolaan template melalui dashboard sehingga bisnis dapat membuat dan mengajukan template tanpa perlu membuka Meta Business Manager secara terpisah. Setelah Meta menyetujui template, bisnis dapat menggunakannya untuk kebutuhan komunikasi yang sesuai dengan tujuan pesan.
Mengapa Template WhatsApp Bisa Ditolak Meta?
Meta menilai template berdasarkan isi dan tujuan pesan yang bisnis ajukan. Sistem peninjauan tersebut membantu memastikan bisnis tidak menggunakan template untuk mengirim pesan yang menyesatkan, terlalu umum, atau menyerupai spam.
Penolakan juga tidak selalu menunjukkan adanya masalah pada WACO. WACO hanya menyediakan sarana untuk membuat dan mengelola template, sedangkan Meta menentukan apakah template memenuhi ketentuan yang berlaku. Karena itu, bisnis perlu memeriksa kembali isi template ketika Meta menolaknya. Daripada terus mengajukan template yang sama, bisnis sebaiknya mencari bagian yang bermasalah, memperbaiki isinya, lalu mengajukan versi yang sudah diperbarui.
Penyebab Template WhatsApp Ditolak Meta
Meta menerapkan aturan tertentu untuk menjaga kualitas dan keamanan pesan di WhatsApp. Karena itu, template perlu mengikuti ketentuan terkait isi, kategori, dan format pesan agar dapat digunakan oleh bisnis. Berikut beberapa penyebab template WhatsApp ditolak Meta.
Kategori Tidak Sesuai dengan Isi Pesan
Salah satu penyebab penolakan yang umum terjadi adalah ketidaksesuaian antara kategori dan isi template. Bisnis perlu memilih kategori berdasarkan tujuan sebenarnya dari pesan.
Pesan yang memberikan informasi kepada pelanggan, seperti pengingat, konfirmasi, atau status pesanan, dapat masuk dalam kategori notifikasi atau utility. Sebaliknya, pesan yang bertujuan mengajak pelanggan membeli produk, menggunakan promo, atau mengambil penawaran termasuk dalam kategori marketing.
Misalnya, bisnis membuat template dengan kategori notifikasi tetapi memasukkan kalimat seperti “Dapatkan diskon 30% hari ini!”. Isi tersebut memiliki tujuan promosi sehingga tidak sesuai dengan kategori notifikasi. Karena itu, bisnis perlu menentukan tujuan pesan terlebih dahulu sebelum memilih kategori. Jangan memasukkan unsur promosi ke dalam pesan yang sebenarnya bertujuan memberikan informasi kepada pelanggan.
Variabel Tidak Memiliki Contoh Nilai
Template dapat menggunakan variabel untuk menampilkan informasi yang berbeda kepada setiap pelanggan. Contohnya, bisnis dapat menggunakan variabel untuk nama pelanggan, tanggal, jumlah tagihan, atau informasi lainnya.
Namun, bisnis perlu memberikan contoh nilai untuk setiap variabel ketika mengajukan template. Jika template memiliki beberapa variabel, jumlah contoh yang bisnis berikan juga harus sesuai dengan jumlah variabel tersebut.
Contohnya:
“Halo {{1}}, tagihan Anda sebesar {{2}} akan jatuh tempo pada {{3}}.”
Bisnis perlu memberikan contoh nilai seperti nama pelanggan, nominal tagihan, dan tanggal jatuh tempo agar Meta dapat memahami bagaimana template tersebut akan digunakan.
Tanpa contoh yang jelas, sistem akan kesulitan memahami konteks variabel dalam pesan. Karena itu, bisnis sebaiknya memeriksa kembali seluruh variabel sebelum mengajukan template.
Penggunaan Format Pesan yang Menyerupai Spam
Cara bisnis menulis pesan juga dapat memengaruhi proses persetujuan. Penggunaan huruf kapital secara berlebihan, terlalu banyak tanda seru, atau klaim yang terlalu berlebihan dapat membuat template terlihat seperti spam.
Contohnya, pesan seperti:
“PROMO TERBESAR!!! DISKON 90%!!! JANGAN SAMPAI KETINGGALAN!!!”
memiliki gaya komunikasi yang terlalu agresif. Selain terlihat kurang natural, pola tersebut juga dapat membuat pesan terlihat seperti spam.
Bisnis sebaiknya menggunakan bahasa yang lebih natural dan langsung menjelaskan tujuan pesan. Tulis template seolah-olah Anda sedang menyampaikan informasi kepada satu pelanggan, bukan meneriakkan promosi kepada banyak orang.
Template Terlalu Umum
Template juga dapat ditolak ketika isinya terlalu umum sehingga tidak menjelaskan tujuan pesan dengan jelas.
Contohnya:
“Halo {{1}}, {{2}}.”
Template tersebut tidak memberikan konteks mengenai informasi yang ingin bisnis sampaikan. Variabel memang membuat pesan lebih fleksibel, tetapi bisnis tetap perlu menyediakan kalimat tetap yang menjelaskan tujuan komunikasi.
Bisnis dapat membuat konteks yang lebih jelas seperti:
“Halo {{1}}, ini pengingat janji temu Anda di Klinik Sehat pada {{2}} pukul {{3}}.”
Template tersebut memberikan informasi yang lebih lengkap. Pelanggan dapat memahami tujuan pesan tanpa harus menebak arti setiap variabel.
Baca Juga : Apa Itu Read Replica? Cara Meningkatkan Performa Database untuk Aplikasi
Cara Mengatasi Template WhatsApp yang Ditolak di WACO
Ketika Meta menolak template, jangan langsung mengajukan kembali template yang sama. Periksa terlebih dahulu alasan penolakan dan evaluasi isi pesan dari awal.
Pertama, periksa kategori yang Anda pilih. Pastikan kategori benar-benar mencerminkan tujuan pesan. Jika isi template memberikan informasi mengenai pesanan atau pengingat, hindari memasukkan kalimat promosi yang dapat mengubah karakter pesan menjadi marketing.
Kedua, periksa seluruh variabel yang digunakan. Pastikan setiap variabel memiliki contoh nilai dan jumlah contohnya sesuai dengan jumlah variabel dalam template.
Ketiga, perhatikan gaya bahasa. Hilangkan penggunaan huruf kapital berlebihan, tanda baca yang tidak perlu, serta klaim yang terlalu agresif. Gunakan bahasa yang jelas dan natural agar pelanggan dapat memahami pesan dengan mudah.
Keempat, tambahkan konteks pada template yang terlalu umum. Kalimat tetap harus menjelaskan tujuan pesan sehingga Meta dan penerima dapat memahami fungsi template tersebut.
Setelah memperbaiki isi, bisnis dapat mengajukan versi baru melalui WACO. WACO menyarankan bisnis menggunakan nama template baru ketika mengajukan kembali template yang sudah ditolak. Mengirim ulang template dengan nama yang sama tanpa perubahan berarti tidak menyelesaikan masalah penolakan.
Contoh Template WhatsApp yang Lebih Sesuai
Untuk memahami perbedaannya, kita dapat melihat contoh template yang memiliki konteks jelas.
Contoh Template yang Kurang Tepat
“Halo {{1}}, {{2}}.”
Template tersebut terlalu umum karena tidak menjelaskan tujuan pesan. Pelanggan tidak mengetahui apakah pesan tersebut berkaitan dengan pesanan, pembayaran, jadwal, atau kebutuhan lainnya.
Contoh Template yang Lebih Sesuai
“Halo {{1}}, ini pengingat janji temu Anda di Klinik Sehat pada {{2}} pukul {{3}}. Balas pesan ini jika Anda perlu mengubah jadwal. Terima kasih.”
Template tersebut memberikan konteks yang lebih jelas. Nama pelanggan, tanggal, dan waktu menggunakan variabel, sedangkan bagian lain menjelaskan tujuan pesan secara langsung.
Contoh tersebut juga tidak menyisipkan promosi atau klaim berlebihan. Jika bisnis menggunakannya untuk memberikan pengingat kepada pelanggan, isi pesannya sesuai dengan tujuan notifikasi.
Pola yang sama dapat bisnis terapkan pada kebutuhan lain. Misalnya, bisnis dapat membuat template untuk konfirmasi pesanan, pemberitahuan pembayaran, atau informasi status pengiriman. Kuncinya tetap sama, yaitu gunakan variabel untuk informasi yang berubah dan gunakan kalimat tetap untuk menjelaskan konteks pesan.
Tips agar Template WhatsApp Tidak Mudah Ditolak
Bisnis dapat melakukan beberapa pemeriksaan sebelum mengajukan template agar peluang penolakan lebih kecil.
Pertama, pastikan kategori sesuai dengan tujuan pesan. Jangan menggunakan kategori notifikasi untuk menyamarkan pesan promosi karena isi pesan tetap dapat menunjukkan tujuan sebenarnya.
Kedua, gunakan variabel hanya ketika bisnis memang membutuhkan informasi yang berbeda untuk setiap penerima. Berikan contoh nilai yang sesuai untuk setiap variabel ketika mengajukan template.
Ketiga, gunakan bahasa yang natural dan mudah dipahami. Hindari huruf kapital berlebihan, terlalu banyak tanda seru, atau klaim yang terdengar berlebihan.
Keempat, berikan konteks yang jelas. Template sebaiknya menjelaskan alasan bisnis menghubungi pelanggan sehingga penerima langsung memahami isi pesan.
Kelima, periksa kembali template sebelum mengajukannya. Pastikan kategori, isi pesan, variabel, dan tujuan komunikasi sudah saling sesuai.
Terakhir, jika Meta menolak template, lakukan perubahan yang berarti sebelum mengajukannya kembali. Jangan hanya mengganti nama template tanpa memperbaiki bagian yang menjadi penyebab penolakan.
Baca Juga : Kesalahan Umum Saat Menggunakan MCP Server dan Cara Menghindarinya
Penutup
Penolakan template WhatsApp dapat terjadi ketika kategori tidak sesuai dengan isi, variabel tidak memiliki contoh, gaya pesan terlihat seperti spam, atau template tidak memberikan konteks yang jelas. Dengan memahami penyebab tersebut, bisnis dapat memperbaiki isi template dan menyesuaikannya dengan aturan WhatsApp sebelum mengajukannya kembali.
WhatsApp Commerce (WACO) membantu bisnis mengelola template WhatsApp melalui satu dashboard, mulai dari membuat template hingga mengajukannya untuk mendapatkan persetujuan Meta. Untuk panduan teknis yang lebih lengkap mengenai pengelolaan pesan dan integrasi, Anda juga dapat mempelajari dokumentasi resmi di WACO Docs. Dengan menyusun pesan secara tepat dan mengikuti ketentuan yang berlaku, bisnis dapat menggunakan WhatsApp sebagai saluran komunikasi yang lebih terstruktur dan relevan bagi pelanggan.
