Setiap departemen mulai dari penjualan hingga sumber daya manusia mengelola data, dokumen, dan input lainnya untuk memenuhi tanggung jawab pekerjaan mereka. Manajemen proses bisnis atau Business Process Management (BPM) mensistematisasikan dan mengotomatiskan tugas berulang yang menyumbat saluran produktivitas Anda. Manajemen proses bisnis adalah jendela yang jernih ke dalam semua aktivitas yang berbeda ini, menyatukan semua fungsi perusahaan Anda di bawah satu payung otomatis yang digerakkan oleh proses.
Mengelola proses bisnis merupakan tantangan besar di sebagian besar perusahaan. Banyak pemilik bisnis berasumsi bahwa itu adalah pengeluaran yang besar atau hanya layak untuk proses besar-besaran. Namun, BPM penting, tidak peduli apapun ukuran bisnis Anda. Artikel ini akan membantu Anda mengenal process management dalam bisnis atau perusahaan.
Baca Juga : Process Management : Pengertian dan Manfaatnya Untuk Kemajuan Bisnis/Perusahaan
Daftar Isi
Mengenal Apa Itu Business Process Management (BPM)
BPM atau Business Process Management berfokus pada menempatkan proses otomatis yang konsisten untuk tidak hanya transaksi rutin, tetapi juga interaksi manusia yang terus berubah. BPM bukanlah tugas atau manajemen proyek, tetapi menetapkan regulasi yang disengaja untuk perbaikan proses berkelanjutan. Ini mengurangi biaya operasional bisnis dengan mengurangi pemborosan dan pengerjaan ulang, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kohesi dalam perusahaan.
Selain itu BPM dapat menghubungkan lini bisnis (LOB) dengan teknologi. Alih-alih mengalihdayakan proses bisnis Anda, Anda memiliki kemampuan dengan BPM untuk menjaga proses Anda tetap internal sambil menambahkan struktur. Ini juga dapat mendukung operasi bisnis masa depan dengan membantu membangun proses berulang untuk perubahan aturan, pembuatan versi, dan eksekusi, dengan pemantauan berkelanjutan dan peningkatan terukur. BPM dapat melampaui operasi TI dan bisnis perusahaan Anda juga. Ini dapat berlaku untuk pengembang perangkat lunak dan warga negara, pemimpin bisnis, analis bisnis, personel perawatan kesehatan, spesialis akuntansi dan penggajian, manajemen hubungan pelanggan, dan mitra industri yang bekerja.
Pada tingkat yang sangat tinggi, BPM membutuhkan tiga langkah untuk perbaikan proses. Pertama, proses dipetakan dan dianalisis. Selanjutnya, organisasi menerapkan perubahan pada proses berdasarkan analisis tersebut. Terakhir, proses yang baru diperbarui dipantau kinerjanya. Beberapa tema yang berkembang muncul dalam praktik BPM saat ini. Untuk memulai, organisasi harus mempertimbangkan bagaimana mereka menggunakan BPM untuk mendefinisikan pengalaman pelanggan mereka. Ingatlah bahwa setiap pelanggan memiliki harapannya sendiri tentang bagaimana perusahaan akan memenuhi kebutuhannya, dan pengalaman mereka harus mencerminkan keberhasilan proses internal Anda. Selain itu, BPM harus cukup fleksibel untuk bereaksi dengan cepat saat kebutuhan pelanggan berubah. Pelanggan Anda terus mencari peningkatan, dan BPM mampu mengotomatisasi proses dengan cara yang gesit.
Baca Juga : Business Intelligence : Pengertian dan Cara Kerjanya
Keuntungan dan Kerugian Business Process Management (BPM)
Agar bisnis Anda tetap kompetitif, Anda harus terus memperbarui proses Anda. Jika tidak, Anda menghadapi risiko kenaikan biaya, penurunan pendapatan, dan mempercepat keusangan di pasar. Bisnis beralih ke sistem BPM dan BPM untuk menjaga operasi mereka tetap terkini dan kohesif. Hal ini terutama berlaku untuk industri dengan persyaratan peraturan yang menuntut semua proses dikelola, terutama antara penggerak bisnis Anda dan teknologi informasi Anda.
Para ahli setuju bahwa bisnis menikmati banyak keuntungan ketika menerapkan sistem BPM. Bersama dengan alat seperti dasbor dan alur kerja yang ditargetkan, sistem dapat merampingkan operasi, mengurangi kesalahan manusia dan miskomunikasi, dan memperjelas arah strategis. Secara keseluruhan, Anda dapat mengharapkan tiga keuntungan utama dari sistem BPM, diantaranya :
-
Kelincahan
Ini adalah kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat. Karena BPM memerlukan dokumentasi langkah-langkah pemrosesan yang ketat, BPM menetapkan alur kerja yang jelas, dan bisnis dapat melihat dengan tepat apa yang akan terjadi jika menerapkan perubahan. Sebuah perusahaan dapat lebih mudah mengambil tindakan ketika mengetahui efek dari modifikasi proses dan pilihan realistis mereka. Selanjutnya, bisnis dapat menawarkan mobilitas geografis dan transfer pengetahuan dengan BPM untuk meningkatkan kompetensi dan kemandirian tim pelanggan. Jika perlu, bisnis juga dapat memanfaatkan standar yang ada untuk penggunaan kembali aplikasi lama dan pembuatan aset TI baru yang menggabungkan semua kebutuhan perangkat lunak mereka.
-
Visibilitas
Dengan BPM, manajemen dapat melihat dan memahami proses bisnis dengan lebih baik, sehingga pemantauan yang ekstensif terhadap karyawan dan produk kerja mereka tidak diperlukan. Pada akhirnya, manajemen dapat membuat keputusan yang tepat, serta mengurangi atau menghilangkan penipuan, penyalahgunaan, dan pemborosan.
-
Efisiensi
BPM memberi tim kemampuan untuk melihat bagaimana mereka dapat mencapai kinerja dan pemrosesan yang optimal, serta menghilangkan redundansi dan tugas manual. Dalam prosesnya, mereka dapat mempercepat waktu ke pasar dengan meminimalkan kesalahan, mempersingkat jadwal proyek, dan memperkenalkan desain proses baru dengan lebih cepat.
Salah satu kelemahan utama BPM adalah bahwa sistem yang ketat seperti itu dapat membatasi inovasi, terutama selama periode perubahan cepat yang diperlukan. Dalam buku Lead and Disrupt karya Charles O’Reilly dan Michael Tushman 2016, penulis mendorong tim untuk membangun ambidexterity organisasi untuk menghindari jebakan proses BPM yang ketat. Penulis membahas metode tradisional yang digunakan bersama dengan modernisasi. BPM dapat dan harus berjalan seiring dengan inovasi. Jika dilakukan dengan benar, BPM dapat membantu organisasi tetap bertahan di pasar intinya sambil juga bercabang dan menemukan kesuksesan di ruang baru.
Baca Juga : Panduan Mengenal dan Menerapkan Product-Led-Growth Dalam Bisnis
Kerangka Kerja Manajemen Proses Bisnis
Bergantung pada industrinya, kerangka kerja BPM termasuk dalam salah satu dari tiga kategori untuk menggambarkan peraturan, standar, dan kebijakan :
-
Horizontal
Kerangka kerja ini memungkinkan penerapan BPM dan solusi pendukung di beberapa industri. Ini berfokus pada desain dan pengembangan proses, terutama melalui penggunaan teknologi.
-
Vertikal
Ditargetkan untuk industri atau jenis proses tertentu, kerangka kerja ini mengkoordinasikan tugas untuk proses. Ini masih dapat menjelaskan proses di beberapa orang, wilayah, dan unit.
-
Layanan penuh
Kerangka kerja ini menggabungkan kerangka kerja vertikal dan horizontal, menangani luas dan kedalaman apa yang dapat diberikan oleh konsep dan perangkat lunak BPM. Dengan kata lain, kerangka kerja ini mencakup banyak industri. Jenis kerangka kerja ini harus mencakup aturan bisnis, alur kerja, desain proses dan pemodelan, penemuan, ruang lingkup, simulasi, dan pengujian.
Baca Juga : Tips dan Trik Menerapkan Database Marketing yang Baik
Kesimpulan dan Penutup
Menerapkan BPM mungkin akan rumit, jadi penting untuk mengidentifikasi apa yang Anda inginkan dan butuhkan darinya. Pertama, evaluasi proses bisnis Anda saat ini untuk menentukan titik-titik di mana Anda perlu meningkatkan. Ketika Anda menyadari kekurangan dalam alur kerja Anda saat ini, Anda akan dapat merampingkan proses Anda dan membuat keputusan yang lebih baik.
Anda juga perlu mengetahui tujuan Anda, Seperti apakah Anda berfokus pada peningkatan hasil harian dari proses tertentu? apakah produktivitas karyawan menjadi perhatian Anda? dan ketahui apa yang Anda inginkan terlebih dahulu, lalu sesuaikan BPM dengan kebutuhan spesifik Anda. Saat memutuskan untuk menerapkan manajemen proses bisnis, penting untuk mengetahui dengan tepat apa langkah Anda nantinya. BPM dapat menjadi kompleks dan sulit. Semoga artikel ini membantu Anda memahami semua aspeknya.
