Apakah Anda selalu menjadi pemimpin grup Anda yang suka menjaga segala sesuatu agar semua orang teratur dan mengikuti peraturan? Jika jawaban Anda adalah ya, Anda mungkin sesuai untuk berkarir di bidang manajemen proyek dan menjadi project manager. Manajemen proyek sendiri adalah salah satu bidang pekerjaan paling kompleks di luar sana.
Project Manager bertanggung jawab untuk memimpin seluruh proyek melalui inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, dan penyelesaian serta harus siap sedia bekerja dalam tim. Sebagai Project Manager, Anda perlu beradaptasi dengan orang, budaya, lingkungan, dan situasi yang berbeda. Bersikap fleksibel adalah kunci komunikasi tim karena Anda akan menjadi pembangun dan pengontrol tim.
Untuk menjadi Project Manager yang hebat, Anda harus menjadi pemimpin tim, rekan kerja, dan supervisor pada saat yang sama. Ini adalah salah satu karir yang paling menantang karena tidak ada hari yang akan sama dan Anda akan membutuhkan semua keterampilan manajemen proyek Anda untuk menyelesaikan setiap masalah. Selain itu, Anda akan menjadi orang pertama yang ditemui tim Anda saat terjadi masalah. Mereka mungkin mengharapkan Anda memegang jawaban atas pertanyaan apapun, namun inilah yang membuat jalur karir manajemen proyek menarik.
Daftar Isi
Pengertian Project Manager
Untuk mendefinisikan manajemen proyek, seseorang harus mendefinisikan sebuah proyek. Apa pun yang memiliki awal, akhir, dan menghasilkan hasil adalah sebuah proyek. Manajemen proyek, oleh karena itu, adalah metode dimana proyek direncanakan, dipantau, dikendalikan dan dilaporkan atau dengan kata lain, dikelola.
Faktanya, manajemen proyek adalah istilah umum yang mencakup sejumlah disiplin ilmu terkait, seperti perencanaan, penjadwalan, manajemen tugas, manajemen sumber daya, manajemen risiko, dan banyak lagi. Orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi suatu proyek adalah Project Manager yang akan memimpin sebuah proyek dari awal hingga akhir.
Mereka mengembangkan rencana yang memenuhi harapan pemangku kepentingan dan membentuk tim proyek. Kemudian Project Manager akan memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek dari awal sampai akhir yang nantinya akan mendapatkan atau mencapai target sesuai yang diinginkan. Disinilah peran penting seorang yang bekerja sebagai Project Manager dipertaruhkan mengingat keberhasilan pekerjaan akan tergantung pada kinerja mereka.
Skill dari Project Manager
Pengetahuan tentang manajemen proyek terkadang tidak cukup bagi Anda untuk menjadi Project Manager yang hebat. Lihatlah keterampilan manajer proyek yang paling sukses dan cari tahu apakah Anda memiliki apa yang diperlukan untuk menjadi seperti mereka dan apa yang harus Anda tingkatkan :
- Pemahaman yang kuat tentang kasus bisnis dan proses manajemen risiko dan pengetahuan ahli untuk memenuhi keadaan tertentu
- Manajemen proyek yang terbukti dan keterampilan manajemen diri serta keterampilan kepemimpinan yang kuat
- Kemampuan untuk memantau dan mengontrol anggaran dan berpikir kritis
- Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang baik juga kemampuan untuk membuat keputusan di bawah tekanan
- Keterampilan interpersonal yang kuat diperlukan untuk memimpin tim serta kemampuan untuk mendefinisikan situasi, mendokumentasikan data, dan menarik kesimpulan
- ketajaman bisnis yang kuat juga kemampuan untuk menafsirkan instruksi apapun bentuknya
- Keterampilan organisasi dan multitasking yang kuat, pola pikir kreatif, kemampuan analisis serta akurasi dan perhatian terhadap detail
- Keterampilan manajemen waktu yang sangat baik, kapasitas untuk memelihara jadwal dan memenuhi tenggat waktu serta keterampilan pemecahan masalah
- Motivasi diri, akuntabilitas, etos kerja serta pengetahuan kerja alat manajemen proyek
Baca Juga : Profesi Social Media Specialist : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya
Tugas dan Tujuan Project Manager
Bergantung pada industri tempat Anda bekerja, tugas atau tujuan Anda sebagai Project Manager mungkin berbeda- beda. Berikut ini beberapa tujuan dan tugas dari adanya seorang Project Manager bagi suatu proyek :
- Mengarahkan semua tahapan manajemen proyek dan menetapkan dan mengelola ekspektasi proyek dengan pemangku kepentingan eksternal dan internal
- Mengoordinasikan dan melacak berbagai proyek melalui seluruh siklus hidup proyek serta mengembangkan rencana manajemen proyek rinci untuk melacak kemajuan proyek
- Membimbing, memotivasi, dan mengawasi anggota tim proyek dan mengembangkan hubungan bisnis yang profesional
- Menentukan cakupan proyek secara keseluruhan, memprioritaskan tugas proyek dan membuat dan terus memperbarui dokumentasi proyek dan membuat perkiraan yang akurat untuk pendapatan dan kebutuhan sumber daya
- Bermitra dengan semua departemen untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai permintaan, menjalin komunikasi yang efektif serta memastikan anggota tim memiliki semua informasi yang diperlukan
- Melacak waktu kerja dan memelihara lembar waktu harian yang akurat dan memastikan tugas proyek dijalankan dan ditinjau dalam ruang lingkup yang telah ditentukan
- Menyelaraskan berbagai tim untuk menjaga kualitas kiriman, melaporkan dan eskalasi masalah ke manajemen bila perlu juga melakukan pertemuan status proyek, stand-up harian, dan pertemuan retrospektif
- Terus menindaklanjuti kemajuan, risiko, dan peluang proyek, fokus pada kepuasan pelanggan, mengelola proyek melalui KPI juga mengelola anggaran dan tagihan
- Bertindak sebagai kontak pelanggan utama untuk aktivitas proyek, membuat rekomendasi untuk perbaikan proyek, melakukan lokakarya dan pelatihan
- Menerima masukan pelanggan, mengukur kinerja proyek menggunakan sistem, alat, dan teknik yang sesuai serta mengevaluasi kinerja tim
Baca Juga : Profesi Finance : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi dan Tanggung Jawabnya
KPI dan Peran Project Manager
Selain kualifikasi, untuk menjadi manajer proyek yang efektif, Anda memerlukan keterampilan dan kompetensi tertentu untuk dapat mengikuti KP serta peran Anda dalam memimpin juga menjalankan sebuah proyek. Berikut ini beberapa peran yang biasanya dilakukan secara bertahap :
-
Manajemen waktu
Anda akan menghabiskan waktu sama pentingnya untuk dapat terampil dalam mengelola beban kerja Anda sendiri. Tugas Anda adalah memprioritaskan dan mendelegasikan tugas dengan sukses. Anda harus terampil dalam mengidentifikasi tugas yang paling penting, dan mengatakan tidak pada permintaan yang akan menghalangi penyelesaian tugas prioritas.
-
Mengorganisir pekerjaan
Bagaimana manajer proyek dapat mengatur pekerjaan orang lain jika mereka sendiri tidak terorganisir? Pekerjaan tentunya menuntut tanggung jawab tingkat tinggi mulai dari menetapkan tujuan, mengelola pertemuan dan membuat perkiraan dan timeline hingga menjadwalkan dan melacak kemajuan proyek.
-
Menjaga komunikasi
Sebagian besar waktu Anda akan dihabiskan untuk berhubungan dengan orang lain. Anda harus dapat dengan jelas mengartikulasikan visi, ide, tujuan, dan masalah proyek kepada berbagai orang, dari anggota tim hingga pemangku kepentingan. Keterampilan komunikasi tertulis Anda perlu diasah untuk menulis laporan, sementara keterampilan verbal Anda perlu ditingkatkan untuk rapat dan presentasi begitu juga kemampuan mendengarkan yang baik juga penting.
-
Kemampuan bernegosiasi
Manajer proyek perlu menjadi negosiator yang baik untuk menemukan suara yang bulat guna mencapai tujuan proyek. Anda harus bekerja dengan tim, seringkali dengan kepentingan yang bersaing untuk menegosiasikan sumber daya, anggaran, dan jadwal. Mengetahui bagaimana menegosiasikan hasil yang sama-sama menguntungkan bagi semua pihak adalah tanda dari manajer proyek yang baik.
-
Mengatasi munculnya risiko
Mengidentifikasi dan mengelola risiko menunjukkan bahwa Anda mengendalikan proyek Anda. Anda harus selalu terdepan dalam permainan dan memprediksi serta membuat solusi untuk masalah sebelum masalah tersebut muncul untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
-
Kualitas kepemimpinan
Mempunyai kemampuan untuk memimpin tim Anda, serta mengelola aktivitas mereka sangat penting. Anda harus dapat menginspirasi anggota tim, menetapkan visi proyek, dan memotivasi kolega Anda.
Baca Juga : Profesi Customer Service : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya
Kesimpulan dan Penutup
Sebelum Anda mulai mencari pekerjaan manajer proyek, tuliskan semua kelebihan dan kekurangan Anda mengingat menjadi seorang project manager artinya Anda harus siap memimpin tidak hanya proyek namun juga pekerja keseluruhan. Jika Anda adalah manajer proyek tingkat pemula, Anda harus menemukan lingkungan kerja yang memungkinkan Anda berkembang melalui semua tahap menjadi manajer proyek dan belajar lebih banyak dari rekan kerja Anda.
Untuk dapat memulai perjalanan manajemen proyek Anda, Anda harus melihat apakah karir ini tepat untuk Anda. carilah ilmu dan pengalaman dari senior Anda atau coba bekerja sebagai magang manajemen proyek. Selain itu, Anda dapat mengikuti beberapa kursus online untuk belajar management proyek. Biasanya, kursus ini memberikan tugas dan dirancang untuk membuat Anda berinteraksi dengan para ahli untuk melihat apakah Anda dapat menangani tanggung jawab sebagai project manager nantinya.
