Profesi Customer Service : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya

Serba Serbi, Tips & Tricks / 0 | | 0

Profesi Customer Service menjadi salah satu posisi penting pada sebuah perusahaan. Terutama perusahaan yang bergerak dibidang penjualan online atau jasa yang selalu berhubungan dengan masyarakat atau klien seperti pembeli. Ini juga berlaku bagi instansi dan lembaga pemerintah yang berhadapan langsung dengan masyarakat umum dalam menampung pertanyanaan dan keluhan.

Customer service adalah bagian dari sebuah perusahaan atau instansi dimana divisi ini memang diciptakan khusus untuk terjung langsung menghadapi pertanyaan dan juga keluhan. Baik itu mengenai keluhan atas barang atau produk yang rusak, service yang kurang memuaskan hingga pertanyaan yang mungkin tidak bisa mereka temukan. Divisi ini biasanya selalu siap sedia dalam waktu yang telah ditentukan karena bisa saja keluhan yang tidak mengenal waktu.

Layanan pelanggan atau customer service adalah tindakan mengurus kebutuhan pelanggan dengan menyediakan dan memberikan layanan dan bantuan yang profesional, bermanfaat, dan berkualitas tinggi sebelum, selama, dan setelah persyaratan pelanggan dipenuhi. Sebagai contoh terdekat yang bisa sering ditemuai adalah customer service PLN yang sering dihubungi ketika ada mati lampu.

 

Job Deskripsi Profesi Customer Service (CS)

Profesi Customer Service : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, Dan Tanggung Jawabnya
 

Profesi Customer Service memberikan layanan terhadap pelanggan dengan membantu mereka yang mempunyai keluhan juga pertanyaan. Memberikan informasi kepada pelanggan berkaiatan produk juga layanan, menerima pesanan atau produk yang ingin diminati pelanggan, bahkan memperoses pengembalian. Maka, pelanggan akan merasa terbantu untuk memahami bagaimana produk dan semua pertanyaan pemesanan mereka, dengan demikian pelanggan memberikan peran yang besar atas penjualan produk.

Customer service diharuskan juga memproses pesanan yang masuk, memodifikasi, serta meningkatkan seluruh pengaduan dalam sejumlah saluran komunikasi. Maka, lebih baik pada peran ini, seorang cusmoter service harus tenang saat pelanggan mulai frustasi dan disarankan mempunyai pengalaman di bidang computer, supaya bisa dengan cepat memproses apa yang pelanggan inginkan.

Memberikan pelayanan terhadap pelanggan dengan memberi informasi layanan dan produk, menjadi penghubung antara pelanggan dengan perusahaan secara aktif. Disamping juga membantu berbagai keluhan, kesalahan, pesanan, pertanyaan akin, pembatalan, penagihan, juga pertanyaan lainnya, bahkan menyelesaikan berbagai masalah layanan atau produk.

Profesi Customer Service ini umumnya terdapat berbagai perubahan serta menggabungkan berberapa metode seperti lingkungan pusat untuk panggilan juga interaksi dengan tatap muka. Mereka yang menguasai profesi ini, umumnya bisa memberikan pelanyanan dengan kualitas yang bagus, bisa fokus terhadap pelanggan dan mampu menyelesaikan masalah dengan tepat dan cermat. Dengan demikian, profesi ini diharuskan mampu menjadi seorang profesional yang begitu ramah dengan pelanggan dan senang bekerja sama dengan orang orang-orang.

 

Tugas Profesi Customer Service

Profesi Customer Service mempunyai tugas yang cukup utama, terutama mereka yang bekerja dibidang ini diharuskan menjalin hubungan langsung dengan pelanggan, menjawab seluruh kendala dari pengaduan pelanggan hingga menjalin relasi supaya tetap berjalan baik. Untuk lebih jelasnya tentang tugas Profesi Customer Service ada di bawah ini :

 

  • Menjadi resepsionis bagi pelanggan

    Menjadi resepsionis sama dengan menerima tamu, hal ini membuat customer servive umumnya di depan atau frontliner pada perusahan juga instansi. Ketika Customer Service berhadapan dengan tamu, CS harus mampu menjelaskan serta melayani semua pertanyaan yang diajukan. Umumnya pelanggan yang datang ke perusahaan akan menyankan, produk, layanan, atau hanya sekedar berteemu dengan pemimpin maupun karyawan di sana. Jadi CS setidaknya memahami tentang layanan dan produk yang ada di perusahaan tersebut.

  • Menjalankan hubungan baik dengan pelanggan

    Menjaga hubungan baik dengan klien, nasabah, juga pelanggan harus bisa dilakukan oleh Customer service. Cara yang bisa dilakukan dengan memberikan pelayanan sebaik mungkin, sopan, ramah, menjaga penampilan supaya menyenangkan ketika dipandang, sebab langsung berhubungan dengan pelanggan. Jika ada pelanggan yang melayangkan keluhan, sebaiknya CS memberikan solusi yang baik dan tindak memicu keributan, sebab pelanggan umumnya berbeda-beda dengan sifat mereka masing- masing.

  • Sebagai Komunikator

    Tugas Customer Servive dalam hal ini sebagai penghubung perusahaan dengan pelanggan. Lebih jelasnya yakni CS sebagi penghubung pesan dari satu karyawan maupun pimpinan di kantor terhadap pelanggan atau relasi bisnis.

  • Melayani pelangan lewat telepon juga bertatap muka secara langsung

    Customer service bisa melakukan pelayanan dengan baik melayani telepon masuk juga hingga bertatap muka secara langsung. Informasi diberikan berkaitan dengan layanan produknya, konfirmasi, pesanan, serta mencatat complaint dari pelanggan.

  • Mengurus Administrasi

    Customer service mempunyai tugas dalam menyiapkan administrasi maupun segala bentuk formulir yang diperlukan oleh pelanggan dan itu merupakan syarat yang harus dipenuhi ketika ingin bekerja sama dengan perusahaan tersebut. Pihak Customer Service mempunyai kemampaun dalam mengoperasikan computer serta kemampuan mengorganisir berbagai dokumen yang dibutuhkan.

 

Baca Juga :    Profesi Content Writer : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya

 

Kualifikasi Profesi Customer Service

Profesi Customer Service : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, Dan Tanggung Jawabnya
 

Menjalani Profesi Customer Service tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang, mereka membutuhkan pelatihan khusus sehingga paham bagaimana menghadapi orang lain dan perlu belajar berbagai hal terutama tentang dan product knowledge perusahaan.

Untuk menjadi seorang Customer Service sebaiknya memenuhi kualifikasi sebagai berikut :

 

  • Mempunyai pengalaman minimal 2 tahun dengan profesi terkait. Terutama dalam perusahaan besar, kemampuan yang bagus sangat dibutuhkan dan kebanyakan yang mempunyai kemampuan bagus adalah yang sudah berpengalaman.
  • Mempunyai keterampilan dalam data entry yang meruapakan suatu  keharusan.
  • Tamatan dari sekolah menengah, diploma, maupun sarjana, sesuai yang diinginkan perusahaan.
  • Harus bisa menjadi pemain dalam tim serta tampil dengan baik di bawah tekanan.
  • Harus dapat mengoperasikan computer dengan mahir dalam menavigasi lewat beberapa layar.
  • Mempunyai kemampuan komunikasi verbal kuat, sehingga bisa berkoordinasi bersama pelanggan juga tim penjualan di luar serta manajemen penjualan lewat telepon.
  • Memiliki keterampilan dalam mendengar dan berkomunikasi secara baik, sehingga ketika berbicara dengan konsumen segera tanggap atas apa yang ditanyakan dan diucapkan pelanggan.

 

Baca Juga :    Profesi Social Media Specialist : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya

 

Tanggung Jawab Profesi Customer Service

Menjalani Profesi Customer Service tentu ada tanggung jawabnya, selayaknya seluruh profesi pasti ada tanggung jawabnya. Customer service diharuskan bertanggung jawab dengan berbagai hal di bawah ini :

 

  • Menanggapi sebaik mungkin pertanyaan pelanggan berkaitan pesanan masa lalu, sekarang, dan yang tertunda.
  • Menjawab dengan cekatan panggilan telepon, email, maupun faks.
  • Mengisi berbagai dokumen.
  • Menyelesaikan masalah yang dialami oleh pelanggan.
  • Menjaga peralatan kantor yang sudah menjadi ranahnya.
  • Mempertahankan selalu berbagai sikap positif, profesional, empati dihadapan para pelanggan.
  • Menanggapi berbagai pertanyaan dengan cepat, tepat, dan segara.
  • Menjalankan komunikasi dengan pelanggan lewat berbagai saluran, disini skill kemampuan dalam bidang komunikasi harus dimiliki oleh seorang Customer service.
  • Mengakui hingga menyelesaikan berbagai keluhan atau masalah yang dialami pelanggan.
  • Mengetahui apa dan bagaimana produk dari perusahaan baik dari dalam hingga luar, maka Customer Service bisa menjawab apa yang pelanggan tanyakan.
  • Memproses berbagai pesanan, aplikasi, formulir, juga permintaan.
  • Menyimpan seluruh catatan yang berhubungan dengan interaksinya dengan pelanggan, komentar, transaksi, hingga keluhan.
  • Berkomunikasi serta berkoordinasi seperlunya dengan kolega.
  • Memberikan kepada pelanggan umpan balik berkaitan dengan efisiensi proses layanan.
  • Mengelola tim untuk perwakilan layanan pelanggan junior.
  • Memastikan kepuasan juga memberikan dukungan kepada pelanggan secara profesional tanpa mengharapkan di luar ketentuan perusahaan.

 

Baca Juga :      Profesi Admin : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi dan Tanggung Jawabnya

 

Kesimpulan dan Penutup

Perusahaan yang menghargai pelanggan mereka seringnya akan berinvestasi dalam memastikan mereka menemukan informasi yang mereka cari dipandang berorientasi pada layanan pelanggan. Agar berorientasi pada layanan pelanggan, perusahaan harus memiliki program pelatihan layanan pelanggan yang hebat, dan staf yang bangga dengan pekerjaan yang mereka lakukan.

Layanan pelanggan adalah tindakan memberikan dukungan kepada calon pelanggan dan pelanggan lama. Profesional layanan pelanggan biasanya menjawab pertanyaan pelanggan melalui interaksi langsung, telepon, email, obrolan, dan media sosial dan mungkin juga bertanggung jawab untuk membuat dokumentasi untuk dukungan layanan mandiri.

 

Related Post :

popup image