Apa Itu Mail Server? Fungsi dan Cara Kerjanya

Kecanggihan teknologi salah satunya pada proses pengiriman surat menyurat. Jika dahulu dilakukan secara tradisional memerlukan kertas hingga perangko. Sekarang semua bisa dilakukan secara elektronik melalui email. Penggunaannya yang cepat dan praktis ternyata bukan hanya sampai disitu saja. Teknologi baru cukup satu klik Anda bisa mengirimkan email ke orang lain secara bersamaan. Ini disebut mail server, masih bingung? Tenang, pada artikel ini akan kami bahas apa itu mail server untuk Anda!

Pengertian Mail Server

Mail server adalah sebuah server yang memiliki tugas untuk mengirim dan menerima email. Kedengarannya mudah bukan? Tetapi rumit dari yang dibayangkan dimana email harus melewati serangkaian proses panjang sebelum akhirnya email sampai kepada penerima. Secara sederhana, mail server merupakan media perantara dalam proses mengirim dan menerima surat.

Fungsi Mail Server

Fungsi mail server adalah untuk mengatur pengelolaan masuk dan keluarnya email. Pengelolaan ini dimulai dari pendistribusian email dari server hingga sampai ke penerima melewati proses yang lancar tanpa adanya kendala. Proses ini penting mengingat isi dari email sedikit banyaknya memuat data pribadi dari personal maupun perusahaan. Jadi kebocoran data dapat diminimalisir dengan baik.

Hal yang tidak kalah penting adalah mail server juga berfungsi sebagai software untuk menginstall email. Tujuannya tentu untuk membuat jaringan email lebih aman,cepat bebas dari berbagai gangguan dan lain-lain.

Komponen Mail Server

Mail server terdiri dari tiga komponen utama yang menyusunnya antara lain:

• Mail User Agent

Komponen pertama MUA yang biasa digunakan untuk menyusun hingga menerima email. Komponen ini berupa aplikasi atau web yang familiar Anda gunakan seperti: Yahoo,Gmail,Outlook dan lain-lain.

• Mail Transport Agent

Kedua adalah komponen MTA yang bertugas untuk mengirim serta menerima email dari satu komputer ke komputer lainnya. Lebih detailnya tugas dari MTA antara lain: menerima email,meminta catatan mail exchange lalu disertakan,kemudian memilih server email yang baik untuk mentransfer email. Bukan hanya sampai disitu saja, apabila ada email yang gagal sampai tujuan maka MTA bertugas untuk memberikan respon secara otomatis.

• Mail Delivery Agent

Komponen ketiga adalah MDA yang merupakan software untuk mengantarkan email ke MTA. Sehingga sesekali tugas MDA dapat dikerjakan juga oleh MTA yaitu menambahkan pesan email baru ke file pesan pengguna lokal.

Protokol Mail Server

Bukan hanya komponen saja, ada dua kategori protokol utama pada mail server yakni:

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), protokol yang bertugas untuk mendistribusikan email. Jadi SMTP inilah yang berkomunikasi dengan server untuk mengirimkan email lokal ke server. 
• IMAP (Internet message access), dengan adanya protokol ini membuat Anda bisa mengakses email dari manapun dan kapanpun melalui jaringan internet. Biasanya jenis protokol satu ini sering digunakan saat berpergian.
• POP3 (Post Office Control), tugasnya adalah menerima email lalu menyimpan email yang telah dikirim hingga diambil oleh server tujuan. Akan tetapi, email pada protokol ini akan menghilang ketika selesai dibaca. Sehingga perlu melakukan backup agar tetap ada di penyimpanan Anda.

Jenis-Jenis Mail Server

Dibawah ini berbagai jenis mail server yang menambah referensi Anda yaitu:

• Qmail

Jenis pertama adalah Qmail yang terkenal sebagai server untuk email paling aman untuk digunakan. Karena jenis ini hampir tidak memiliki kelemahan yang beresiko untuk menyerang sistem keamanan. Provider yang menggunakan layanan Qmail antara lain Yahoo dan Hotmail.

• Sendmail

Jenis kedua ini standar milik Linux akan tetapi bisa mendukung sistem operasi apa saja. Performanya yang bagus serta pengaturannya yang mudah dilakukan membuat sendmail juga banyak digunakan oleh user. Tetapi, dari segi keamanannya banyak perbaikan yang harus dilakukan terlebih dahulu.

• Postfix

Pengembangan dari sendmail dimana postfix tidak hanya dapat beroperasi pada Linux tetapi juga pada Mac OS X. Jika dibandingkan dari segi keamanannya, Postfix lebih baik dan lebih terjamin keamanannya dibanding sendmail.

Cara Kerja Mail Server

Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa cara kerja utama dari mail server adalah mengirim dan menerima email. Di Artikel ini akan dijelaskan lima tahap secara detail mengenai cara kerjanya.

1.  Tahap Pertama (Mengirim Pesan)

User membuat pesan yang akan ditujukan untuk penerima dengan mengklik send. Selanjutnya menjadi tugas MUA yang mengirimkan email tersebut. Email penerima secara otomatis terkoneksi dengan SMTP domain milik Anda.

2. Tahap Kedua (Email Penerima Tersambung Server SMTP)

Selanjutnya email penerima berkomunikasi dengan MTA server melalui SMTP. Pada bagian inilah alamat email user, alamat email penerima, isi pesan beserta lampirannya diberikan.

3. Tahap Ketiga (Memproses Alamat Email)

Setelah itu, pada tahap ini komponen MDA melalui SMTP memproses alamat penerima khusus domainnya saja. Jika nama domain sama maka akan dialihkan ke server POP3. Jika berbeda nama domainnya, server SMTP melakukan komunikasi terlebih dahulu kepada server domain.

4. Tahap Keempat (SMTP Pengirim dengan DNS)

MTA berkomunikasi dengan DNS agar memperoleh server penerima. Setelahnya DNS mengambil nama email domain penerima, kemudian menerjemahkan dalam IP Address. Setelah mengetahui IP Address mail server bekerja dengan lebih efisien dibanding sebelumnya.

5. Tahap Kelima (Email Terkoneksi SMTP)

IP Address penerima telah diketahui, langkah selanjutnya email diteruskan MDA ke server SMTP sebelum akhirnya tiba di tujuan.

6. Tahap Keenam (SMTP Penerima Memindai Pesan Masuk)

Tahap terakhir ini,MUA langsung memindahkan pesan masuk. Jika nama domain dikenali maka pesan diteruskan ke IMAP atau POP3 domain. Selanjutnya pesan ditempatkan pada antrean sendmail.

Keunggulan Mail Server

Sama seperti provider lainnya, mail server juga memiliki keunggulan antara lain:

• Lebih cepat

Keunggulan pertama dari mail server adalah layanan ini terbukti lebih cepat. Mengapa demikian? Karena pada dasarnya mail server bisa Anda atur secara bebas dari segi pendistribusian emailnya, sehingga membuat email Anda lebih cepat sampai kepada penerima dan lebih efisien penggunaan waktunya.

• Privasi Terlindungi

Biasanya email hanya dapat diakses menggunakan jaringan internet. Ini menjadi salah satu faktor privasi dan data Anda terlindungi dengan baik karena tidak semua orang bisa mengaksesnya, hanya pihak internal saja.

• Dapat Mengatasi Kerusakan

Mail server menyediakan bantuan untuk mengatasi kerusakan yang terjadi pada pengguna saat mengirim atau menyimpan email. Bantuan tersebut dapat dengan mudah dan cepat didapatkan tanpa harus menunggu waktu yang lama.

• Dapat Membuat Email Bisnis Bagi Anggota 

Terakhir, mail server menyediakan penambahan nama domain untuk masing-masing anggota dalam tim bisnis. Ini bisa Anda gunakan apabila Anda memilih layanan email yang berbayar. Tujuannya agar email terlihat lebih profesional dan mendapat kepercayaan oleh pelanggan.

Penutup

Demikianlah penjelasan mengenai Mail server. Secara singkat, teknologi ini sangat memudahkan dalam pendistribusian mengirim maupun menerima email. Selain itu, pada prosesnya terjamin tidak ada kendala dan berjalan dengan lancar. Jika melihat cara kerjanya ternyata cukup kompleks dengan berbagai tahap yang harus dilalui terlebih dahulu.

Namun, dengan menggunakan Cloud VPS IDCloudHost ternyata Anda bisa membangun Mail Server dengan mudah, lho. Fitur one-click-deploy dan app catalog yang memungkinkan Anda untuk memilih dan menginstal aplikasi hanya dengan sekali klik membuat Anda bisa menjalankan mail server hanya dalam hitungan menit.