Kemungkinan besar banyak pekerja dan siapa saja yang membutuhkan sarana komunikasi online di dunia pasti menggunakan Gmail atau Google Duo untuk berbicara dengan teman. kolega dan keluarga, atau Google Drive untuk berbagi dokumen dan presentasi dengan rekan kerja. Versi konsumen dari aplikasi ini cukup memudahkan tim untuk berkomunikasi dan berkolaborasi, dan semuanya gratis. Jadi, mengapa repot-repot mengupgrade bisnis kecil Anda ke Google Workspace yang sebelumnya dikenal sebagai G Suite untuk Bisnis ini?
Jawaban singkatnya adalah bahwa Google Workspace memungkinkan organisasi Anda mengontrol data, sehingga Anda dapat mengamankan dan mengoptimalkannya, memecah dan berbagi informasi, dan memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) untuk membuat tim Anda lebih cepat, lebih kolaboratif, dan lebih terinformasi dari sebelumnya sebelum. Google Workspace membantu Anda merasakan manfaat transformasi digital sejati, termasuk kemampuan untuk bekerja dengan cara baru.
Meski mengalami perubahan pada penamaannya, Google Workspace ternyata juga memberikan banyak keuntungan dan fitur dukungan yang sama bagusnya dengan G Suite. Oleh karena itu pengguna Google di seluruh dunia bisa mengandalkannya dalam banyak hal terutama dalam hal membantu pekerjaan. Ketahui lebih banyak mengenai apa itu Google Workspace dan semua dukungannya berikut ini.
Daftar Isi
Mengenal Apa Itu Google Workspace
Google Workspace yang sebelumnya dikenal sebagai G Suite, adalah kumpulan komputasi awan, alat produktivitas dan kolaborasi, perangkat lunak dan produk yang dikembangkan dan dipasarkan oleh Google. Pertama kali diluncurkan pada tahun 2006 sebagai Google Apps for Your Domain dan diganti namanya menjadi G Suite pada tahun 2016. Google Workspace terdiri dari Gmail, Kontak, Kalender, Meet, dan Chat untuk komunikasi yakni Currents untuk keterlibatan karyawan, Drive untuk penyimpanan serta rangkaian Google Docs untuk pembuatan konten.
Panel Admin disediakan untuk mengelola pengguna dan layanan. Bergantung pada edisi, Google Workspace juga dapat menyertakan Jamboard papan tulis interaktif digital dan opsi untuk membeli add-on seperti layanan telepon Voice. Edisi pendidikan menambahkan platform pembelajaran Google Kelas dan mulai Oktober 2020 tetap menggunakan nama G Suite untuk Pendidikan. Meskipun sebagian besar layanan ini tersedia secara individual tanpa biaya bagi konsumen yang menggunakan akun Google (Gmail) gratis mereka, Google Workspace menambahkan fitur perusahaan seperti alamat email khusus di domain seperti misalnya alex@PerusahaanAnda(dot)com), opsi untuk penyimpanan Drive tak terbatas , alat administratif tambahan dan pengaturan lanjutan, serta dukungan telepon dan email 24/7.
Berbasis di pusat data Google, data dan informasi disimpan secara langsung dan kemudian disinkronkan ke pusat data lain untuk tujuan pencadangan. Tidak seperti layanan gratis untuk pelanggan, pengguna Google Workspace tidak melihat iklan saat menggunakan layanan, dan informasi serta data di akun Google Workspace tidak digunakan untuk tujuan periklanan. Selain itu, administrator Google Workspace dapat menyempurnakan pengaturan keamanan dan privasi. Per April 2020, G Suite memiliki 6 juta bisnis yang berbayar dan 120 juta pengguna G Suite untuk Pendidikan.
Baca Juga : Cara Membuat Kuesioner Online Dengan Google Forms
Aplikasi dari Google Workspace
Setiap apa saja yang dikeluarkan oleh Google tentu mempunyai sasaran dan target khusus untuk membantu komunikasi dan pekerhaan onlien tanpa terkeculi Google Workspace ini. Adapun beberapa aplikasi yang bisa Anda andalkan dari Google Workspace adalah :
-
Gmail
Gmail adalah layanan email berbasis web, diluncurkan dalam rilis beta terbatas pada tanggal 1 April 2004. Dengan lebih dari 1 miliar pengguna konsumen aktif di seluruh dunia yang tercatat pada bulan Februari 2016, Gmail telah menjadi populer karena memberi pengguna ruang penyimpanan dalam jumlah besar, dan memiliki percakapan jenis thread dan kemampuan pencarian yang kuat.
-
Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan dan sinkronisasi file, diluncurkan pada 24 April 2012. Pengumuman resmi menggambarkan Drive sebagai tempat Anda dapat membuat, berbagi, berkolaborasi, dan menyimpan semua barang/pekerjaan Anda. Dengan Google Drive, pengguna dapat mengunggah semua jenis file ke cloud, membagikannya dengan orang lain selain juga mengaksesnya dari komputer, tablet, atau smartphone mana pun. Disamping pengguna dapat menyinkronkan file antara perangkat mereka dan cloud dengan aplikasi untuk komputer Microsoft Windows dan Apple macOS, serta smartphone dan tablet berbasis Android dan iOS.
-
Google Docs, Sheets and Slides
Google Docs, Google Sheets dan Google Slides masing-masing adalah pengolah kata, spreadsheet, dan program presentasi. Ketiga program tersebut berasal dari akuisisi perusahaan pada tahun 2006, dan saat ini diintegrasikan ke dalam Google Drive sebagai bagian dari rangkaian Google Dokumen. Semuanya berfungsi sebagai perangkat lunak kolaboratif yang memungkinkan pengguna melihat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi bersama-sama secara waktu nyata melalui browser web atau perangkat seluler. Perubahan disimpan secara otomatis, dengan riwayat revisi melacak perubahan. Juni 2014, Google memperkenalkan dukungan Office di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide tanpa perlu konversi file. Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Docs dan Slides hadir dengan fitur tambahan yang dirancang untuk penggunaan bisnis, termasuk riwayat untuk melakukan revisi tak terbatas.
-
Google Forms
Google Forms adalah aplikasi survei dalam format formulir menampilkan semua fitur kolaborasi dan berbagi yang terdapat di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Selain itu, Google Forms juga dapat digunakan untuk membuat kuis, termasuk beberapa fungsi khusus yang digunakan dalam pengaturan pendidikan.
Diatas adalah beberapa bagian aplikasi yang bisa Anda dapatkan jika Anda menggunakan Google Workspace. Aplikasi pendukung lainnya yang tak kalah bagus adalah Google Sites, Google Calendar, Google Chat, Google Meet, Google Currents, Google Keep, Google Vault, Jamboard dan Google Workspace Marketplace.
Baca Juga : Cara Membuat dan Menggunakan Google Classroom dengan Mudah Untuk Guru dan Murid
Fungsi dan Keunggulan Google Workspace
Ada banyak alasan kenapa banyak pengguna Google juga memanfaatkan paket Google keseluruhannya dalam komunikasi dan pekerjaan online mereka. Ini dikarenakan Google Workspace mempunyai fungsi dan keunggulan sebagai berikut :
-
Gunakan email domain melalui klien Gmail
Dengan Google Workspace, Anda mendapatkan semua fungsi, keandalan, dan keakraban Gmail, tetapi dengan nama domain organisasi/bisnis Anda. Bagi karyawan, ini adalah pengalaman pengguna yang sama seperti yang biasa mereka lakukan dari Gmail konsumen, sehingga mereka dapat dengan mudah beralih antara akun pribadi dan kantor. Untuk perusahaan, ini adalah email kelas perusahaan premium yang dapat mereka kontrol dan amankan, tanpa perlu mengelola server email, dan mereka dapat dengan mudah menambahkan atau menghapus pengguna sesuai skala bisnis. Selain itu, setiap pengguna dapat memiliki hingga 30 akun alias, sehingga orang yang sama dapat menerima email yang sama baik itu email kantor maupun pribadi.
-
Simpan dan bagikan file tak terbatas melalui Google Drive
Setiap pengguna memiliki akun Drive tempat mereka dapat menyimpan catatan, draf, dan file lain yang tidak perlu diakses oleh rekan satu timnya. Selain itu, setiap tim dapat memiliki Team Drive tersendiri sebagai tempat pengguna dapat berbagi dokumen atau sumber daya yang perlu diakses oleh anggota tim lain. Tentu saja, mereka dapat berbagi file dan folder satu sama lain menggunakan Drive versi konsumen juga, tetapi pertama-tama mereka harus memberikan akses secara manual dan menetapkan izin untuk setiap pengguna.Tidak hanya membutuhkan waktu lebih lama, tetapi jika pemilik dokumen lupa menyertakan seseorang yang membutuhkan akses, orang tersebut harus meminta izin dan menunggu hingga pemilik dokumen memeriksa emailnya.
-
Berkolaborasi secara real time
Dengan pengeditan bersama secara real-time di Google Workspace, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan, yang menghilangkan kontrol versi saat tim bekerja dari rumah. Perubahan terjadi secara instan, sehingga orang dapat saling membangun ide dan mencapai konsensus lebih cepat dengan komentar dan item tindakan. Jika mereka masih perlu membicarakan banyak hal, anggota tim dapat menjadwalkan rapat melalui Team Calendar, melakukan video call melalui Google Meet tanpa batas waktu atau menggunakan Team Chat. Dengan Google Currents pengguna bahkan dapat membuat jaringan sosial internal Anda sendiri untuk merampingkan komunikasi di seluruh organisasi, berbagi konten yang relevan dengan karyawan Anda, memulai diskusi, dan lain- lain.
Sama seperti aplikasi yang didukung oleh Google Workspace di atas, ini hanyalah sebagian dari fungsi dan manfaat yang didapat pengguna Google Workspace. Masih ada kemungkinan manfaat dan fungsi lainnya seperti mengintegrasikan Google Workspace dengan CRM dan aplikasi pihak ketiga lainnya, mengelola banyak hal dari Admin Console, mendapatkan dukungan keamanan tingkat perusahaan dengan Endpoint Management, menjaga dan mempertahankan data bisnis dengan Google Vault, meluncurkan website dengan Google Sites, bantuan insight dan produktivitas yang didukung AI hingga mengaktifkan pengalaman yang konsisten di seluruh perangkat.
Baca Juga : Cara Menambahkan Lokasi di Google Maps Dengan Mudah dan Cepat
Kesimpulan dan Penutup
Dasarya Google ingin menerapkan semua kebutuhan dalam satu tempat saja dengan berbagai dukungan sehingga tidak mengherankan kalau pengguna akan melihat dan mendekati diri mereka menggunakan banyak aplikasi penunjang di Google Workspace ini. Karena Google memang menyediakannya sebagai tempat dimana semua pekerjaan bisa diintegrasi dengan lebih praktis dan meminimalisir waktu.
Selain tentunya kemudahan menggunakan aplikasi yang ramah guna dan mudah dimengerti sehingga akan mempersingkat pekerjaan di antara karyawan mengingat Google adalah tool yang tidak asing bagi pengguna online. Meski memungut bayaran mulai dari $4.20 per bulan hingga paket Enterprise bagi bisnis skala besar, pengguna Google Workspace tentunya tidak akan kecewa karena dukungan yang mereka dapatkan akan terasa maksimal.
