Profesi Admin : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi dan Tanggung Jawabnya

Serba Serbi, Tips & Tricks / 0 | | 1

Bidang administrasi kini menjadi salah satu pekerjaan yang banyak diminati oleh para calon pelamar kerja. Bagi mereka, pekerjaan/profesi admin sangat mudah dan menarik. Pasalnya tugas yang harus dijalankan adalah mengurusi hal yang berkaitan dengan administrasi, atau melakukan pengelolaan data atau informasi yang berkaitan dengan komputer.

Administrasi pasti dapat dijumpai pada setiap perusahaan, baik itu perusahaan besar maupun kecil. Disini yang dimaksud dengan administrasi salam perusahaan adalah segala urusan berkas, dokumen, hubungan dengan klien, maupun urusan keuangan. Jadi, pekerja di bidang administrasi mengurusi semua tentang keadministrasian bukan berbatas pada berkas dan dokumen saja.

Menjadi seorang administrator sangat penting dan tidak boleh disepelekan. Anda harus mempunyai kepribadian yang menyukai akan kerapian, rajin mengatur dan mengorganisir acara maupun kegiatan, dan tidak memiliki jiwa yang berkeberatan jika dihadapkan dengan detail laporan pekerjaan. Untuk mengetahui hal lebih lanjut dari profesi admin simak lengkap ulasannya di bawah ini terkait job deskripsinya, tugas-tugas yang diembannya, kualifikasi pekerjaannya, serta tanggung jawabnya.

 

Job Deskripsi dari Profesi Admin

Agar lingkungan kerja dapat berjalan baik dan terasa nyaman, maka di dalamnya dibutuhkan yang namanya job deskripsi untuk setiap pegawai di dalamnya. Siapa saja yang berprofesi admin akan diberikan job deskripsi agar kinerjanya bisa optimal sehingga tidak merugikan kantor atau perusahaan.

Adapun beberapa job deskripsi dari seorang admin antara lain :

 

  • Terkait dengan Data Penjualan

    1) Melakukan pencatatan dan pemeriksaan status data dari penjualan baik yang belum maupun yang sudah masuk agar lebih mudah untuk melakukan tindak lanjut terhadap kekurangannya.
    2) Menginput data penjualan secara cermat, sesuai dan tepat.
    3) Membuat penagihan dan tindak lanjut dari data yang dikirim atas penjualan harian.
    4) Menginformasikan kepada supervisor administrasi terkait problem cacat untuk dilakukan tindak lanjut.

  • Terkait dengan Pemeriksaan Hasil Input

    1) Melakukan pemeriskaan ulang setiap data yang telah berhasil diinput agar kekeliruan dapat terhindarkan.
    2) Melakukan crosscheck dengan klien ketika diketemukan selisih harga jual.
    3) Terkait dengan Faktur Data Komputer
    Adapun tugas dari pekerja profesi admin dalam hal faktor data computer yakni membuat crosscheck dengan pihak pabrik (minimal sekali dalam seminggu).

  • Terkait dengan Laporan

    1) Membuat informasi akhir bulan berupa faktur penjualan yang kemudian diserahkannya kepada supervisor guna pengecekan.
    2) Melakukan perekapan.
    3) Melakukan distribusi salinan faktur tersebut kepada setiap couter.
    4) Membuat informasi mengenai penjualan dan tagihan (baik dari customer maupun pabrik)
    5) Melakukan perekapan retur customer.
    6) Membantu bagian supervisor dalam persiapan segala tentang informasi penjualan.

  • Terkait dengan Administrasi dan Pengarsipan

    1) Menata berkas secara rapid an sistematis.
    2) Melakukan perekapan kebutuhan ATK dan lainnya semisal brosur, POP, dan sebagainya.

 

Banyaknya pembagian jenis pekerjaan dan deskripsinya akan membantu admin agar lebih professional dalam menjalankan tugasnya.

 

Baca Juga :      Profesi Developer : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya

 

Tugas dari Profesi Admin

Profesi Admin : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi dan Tanggung Jawabnya
 

Tugas dari profesi admin pada umumnya adalah memastikan setiap hal ketatausahaan perusahaan telah berjalan dengan baik, aman, dan lancar. Namun demikian, tugas admin secara khusus sangatlah banyak sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan perusahaan.

Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut ini :

 

  1. Mengagendakan kegiatan-kegiatan kantor.
  2. Menerima telepon dan meneruskannya kepada bagian front office.
  3. Melakukan pengelolaan dokumen penting perusahaan.
  4. Mengentri data perusahaan.
  5. Mengarsipkan data secara rapi dan sistematis.
  6. Merekap data supaya lebih ringkas dan tersimpan dalam keadaan terstruktur.
  7. Mengarsipkan surat yang keluar–masuk.
  8. Melakukan pengelolaan buku harian di perusahaan.
  9. Melakukan pemesanan perlengkapan alat kantor.
  10. Menyiapkan tiket serta akomodasi untuk kunjungan luar kantor.
  11. Melakukan pelayanan klien.

 

Tugas-tugas di atas masing-masing harus dilakukan secara baik agar perusahaan yang ditempati dapat maju mengingat profesi admin merupakan salah satu kunci kemajuan perusahaan.

 

Baca Juga :      Profesi Content Writer : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya

 

Kualifikasi dari Profesi Admin

Sebagai tenaga kerja yang banyak dibutuhkan oleh perusahaan, profesi admin seharusnya diemban oleh seorang yang professional. Selain profesional dalam hal urusan administrasi, seorang admin diharuskan memenuhi beberapa kualifikasi pekerjaan sebagai administrasi.

Di antara kualifikasi admin ada beberapa yang perlu dipahami dibawah ini :

 

  • Seorang wanita/lelaki
  • Memiliki usia maksimal 30 tahun
  • Pendidikan minimal lulusan D3 / S1
  • Berpenampilan menarik
  • Memiliki ketelitian tingkat tinggi
  • Berkemampuan mengoperasikan computer dengan baik
  • Mumpuni (terampil) dalam mengoperasikan Microsoft Office (Word + Excel) dan program akuntansi
  • Berkemampuan yang baik dalam berkomunikasi dengan orang lain
  • Siap bekerja dengan tanggung jawab penuh
  • Memiliki pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 2 tahun

 

Dewasa ini semakin banyak yang mengkualifikasikan profesi admin untuk seorang wanita, namun jangan khawatir bagi Anda seorang pria, tidaklah tertutup peluang karena tetap ada beberapa perusahaan yang tidak mengharuskan gender tertentu untuk menduduki profesi berikut. Bahkan sekarang sudah cukup banyak perusahaan yang mencari admin tanpa memilah gender karena baik itu perempuan atau lelaki asalkan memiliki kualifikasi yang bagus maka bisa direkrut.

 

Baca Juga :      Profesi Sales Marketing : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi, dan Tanggung Jawabnya

 

Tanggung Jawab dari Profesi Admin

Profesi Admin : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi dan Tanggung Jawabnya
 

 

Profesi admin sama juga halnya dengan jenis profesi lainnya yang juga memiliki tanggung jawab penuh akan bidang pekerjaannya. Di antara beberapa jenis tanggung jawab dari seseorang yang memiliki profesi sebagai administrator antara lain sebagai berikut :

 

  1. Melakukan pengkoordinasian serta pengawasan segala bentuk kegiatan yang dilakukan kantor dan melakukan operasi guna memastikan efisiensi kantor serta kepatuhan terhadap ketentuan (kebijakan) perusahaan.
  2. Melakukan pengawasan terhadap staff admin.
  3. Mengelola pengaturan dan agenda serta janji perjalanan dan sebagainya.
  4. Mengelola panggilan telpon serta korespondensi yang meliputi paket, surat, email dan yang lainnya.
  5. Mendukung penuh prosedur pembukuan.
  6. Melakukan pemantauan perlengkapan kantor dan persediaannya.
  7. Mengadakan dan melakukan pembaharuan catatan dan basis data keuangan dan lainnya.
  8. Mengirimkan laporan pada waktu yang tepat.
  9. Menyiapkan proposal dan presentasi sebagai dengan penugasan.
  10. Membantu kolega kapan saja dibutuhkan.

 

Baca Juga :    Apa itu Outsourcing : Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya

 

Kesimpulan dan Penutup

Tanggung jawab dalam profesi admin itu sangat luas sebagaimana yang telah disebutkan di atas, namun pada intinya tanggung jawab besarnya adalah memastikan segala hal dan kegiatan yang bersifat ketatausahaan (adminstratif) kantor dan perusahaan sehingga dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan harapan. Pegawai administrasi atau seorang yang memiliki profesi admin sangat berperan penting bagi kesuksesan sebuah kantor atau perusahaan, dengan demikian, admin harus bekerja secara professional.

Seorang yang berprofesi admin agar mampu dikatakan profesional, maka harus mengetahui betul apa saja job deskripsi admin, tugas umum dan tugas khususnya, kualifikasi yang harus dipenuhinya serta tanggung jawab yang harus diembannya. Jika semuanya sudah dipahami, maka selanjutnya adalah direalisasikan dengan tindakan nyata. Walau dikenal sangat mudah tugas seorang admin, tidak boleh sedikitpun menyepelekan profesi admin karena admin bekerja dengan banyak job deskripsi serta tanggung jawab yang harus dilakukan dalam satu waktu. Maka, jiwa tenang dan siap bekerja di bawah tekanan harus selalu dipegang.

Related Post :