Pada era yang serba canggih saat ini berbagai pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah dengan bantuan teknologi. Banyak pekerjaan yang sudah terbantu oleh hadirnya teknologi ini. Beberapa diantaranya seperti pekerjaan rumah, pekerjaan di pabrik serta layanan fasilitas umum. Hadirnya semua ini menjadikan sesuatu yang jauh terasa dekat.
Di tahun sebelum adanya perkembangan teknologi ini absensi yang dilakukan secara manual. Pekerja yang ada di kantor dan siswa yang ada di sekolah melakukan absensi menggunakan kertas yang berisikan nama dari masing-masing pekerja atau siswa. Kini dengan adanya teknologi yang berupa aplikasi absensi online para pekerja ataupun murid dapat dengan mudah melakukan absensi menggunakan smartphone.
Mulai banyak bermunculan aplikasi-aplikasi absensi online di Indonesia. Tujuannya adalah membantu pengecekan kehadiran seseorang di tempat kerja maupun di sekolah. Salah satu keuntungannya adalah dengan menggunakan aplikasi absensi online ini data yang disajikan lebih akurat. Bagi Anda yang masih bingung untuk memilih aplikasi apa yang digunakan untuk absensi online, terdapat beberapa rekomendasi yang patut diketahui.
Daftar Isi
Tips Memilih Aplikasi Absensi Online
Sebelum memilih serta menggunakan aplikasi absensi online ada beberapa tips agar tidak memberatkan anggaran yang dikeluarkan nantinya. Sebenarnya menggunakan aplikasi absensi online ini adalah sebuah bentuk investasi jangka panjang perusahaan yang dapat meningkatkan produktivitas pekerja. Inilah tips yang dibutuhkan sebelum memilih aplikasi absensi online.
-
On-premise atau Cloud Storage
Ada 2 jenis pengolahan data pada aplikasi absensi online ini yaitu on-premise dan cloud storage. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan. Kekurangan on-premise adalah memiliki biaya yang lebih tinggi, akses terbatas, data mudah hilang namun memiliki keamanan yang tinggi. Sistem on-premise ini memerlukan tenaga engineer untuk melakukan maintenance. Sedangkan cloud storage memiliki biaya yang cukup terjangkau dan juga praktis.
-
Mudah Diakses dan Dipahami
Salah satu tips penting dalam memilih aplikasi absensi adalah kemudahan akses. Pengaksesan aplikasi dapat berjalan tidak hanya pada satu alat seperti bisa digunakan melalui smartphone dan desktop sekaligus. Bukan hanya itu tetapi juga harus memperhatikan kemudahan dan kenyamanan tampilan UI/UX aplikasi tersebut.
-
Fitur Lengkap dan Adaptif
Kelengkapan fitur yang menjadikan suatu aplikasi memiliki nilai plus saat digunakan karena tersedia berbagai kemudahan dalam 1 aplikasi. Selain fitur yang lengkap pilihlah aplikasi yang adaptif yaitu mudah untuk menyesuaikan penggunaan. Fitur yang dimiliki oleh aplikasi dapat menyesuaikan dengan kebutuhan berbagai generasi. Seperti fleksibilitas, fitur benefit, dan juga fitur berbagi informasi antar karyawan.
Baca Juga : Mengenal Apa itu Google Classroom : Fitur, Fungsi, dan Keunggulannya
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Pastinya banyak sekali keuntungan menggunakan aplikasi absensi online ini. Seperti yang sudah dijelaskan tentang jenis pengolahan datanya, cloud storage lebih mudah digunakan dan tidak memerlukan keahlian khusus untuk menggunakanya. Ternyata tidak hanya itu saja keuntungan aplikasi absensi online berbasis cloud storage, terdapat tiga keuntungan lain yaitu :
-
Memiliki Sistem Keamanan yang Tinggi
Tentunya semua perusahaan ingin menjadi data-data pentingnya tidak bocor ataupun hilang. Untuk itu sistem cloud menggunakan jaringan internasional dengan data yang terpusat dan dapat di-back up, sehingga data dapat dipulihkan kembali jika rusak maupun hilang. Beberapa server yang digunakan untuk sistem cloud ini adalah Amazon Web Service (AWS) dan Windows Azure.
-
Menghemat Biaya
Sistem pengolahan data jenis cloud storage ini sangat praktis. Jadi tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli perlengkapan lain untuk menjalankan aplikasi absensi online ini. Serta tidak lagi menyewa jasa seorang ahli IT untuk melakukan pemasangan serta maintenance.
-
Efisien
Maksud dari efisien disini adalah dapat menghemat waktu untuk pengecekan kehadiran pekerja serta produktivitas mereka. Selain itu, dapat juga dengan mudah melihat tunjangan dan gaji pekerja, hingga dapat memantau aset perusahaan yang diberikan pada pekerja seperti kendaraan dinas.
Aplikasi absensi online ini tidak hanya diperuntukkan untuk HRD tetapi, aplikasi absensi online berbasis cloud juga memberikan kemudahan bagi karyawan. Pada aplikasi tersebut, karyawan dapat melihat riwayat kerjanya dan dapat mengajukan permohonan cuti dengan lebih praktis.
Baca Juga : Cara Membuat Website Sekolah dengan Mudah, Cepat dan Murah
Rekomendasi Beberapa Aplikasi Absensi Online
Semakin banyaknya aplikasi absensi online yang tersedia membuat suatu perusahaan atau sekolah bingung untuk memilih serta menggunakannya. Pemilihan tersebut harus benar dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu berikut rekomendasi aplikasi absensi online yang dapat diterapkan di perusahaan dan sekolah.
-
Hadirr
Aplikasi pertama adalah Hadirr yang ini masih terbilang aplikasi baru di Indonesia. Hadirr berdiri pada tahun 2017 dan memperkenalkan fitur absensi berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition. Sebagai HRD atau guru yang berada di sekolah, anda bisa mengatur apakah check-in diizinkan hanya dari lokasi kantor dan sekolah atau bisa dari berbagai lokasi. Face recognitionnya juga menjadi semacam authentification dengan harapan tidak ada pekerja dan siswa yang bisa mengelabui check-in ataupun check-out kantor.
Hadirr bisa mencatat jam kerja secara real-time, mencatat jam lembur untuk pemakaian di kantor dan sebagai platform untuk mengajukan pengembalian (reimbursement) supaya anda tidak dibebani lagi dengan dokumen-dokumen yang berserakan.
Hadirr menawarkan beberapa skema harga yang dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan sebagai berikut :a) Kuota < 50: Rp 10.000 per karyawan
b) Kuota 51-100: Rp 8.500 per karyawan
c) Kuota 101-500: Rp 7000 per karyawan
d ) Kuota > 501: Rp 5000 per karyawan -
Attendance by Talenta
Selanjutnya ada Attendance by Talenta yang memiliki fitur seperti pengelolaan shift, rekap laporan absensi otomatis, dan juga absensi secara langsung yang dilengkapi fitur GPS sehingga Anda dapat memantau karyawan secara real-time. Aplikasi ini cocok untuk digunakan oleh unit bisnis kecil dan menengah seperti retail, F&B, pelayanan jasa, dan juga private-business untuk mempermudah segala urusan dalam mengelola karyawan. Dapat diunduh digunakan oleh pengguna android maupun IOS.
-
Sleekr
Sleekr dapat digunakan oleh HR Admin maupun HR Manager dalam mengelola absensi karyawan secara praktis dan mudah. Begitu pula dengan karyawan, mereka dapat dengan mudah mengetahui dan mengontrol absensi hingga mengurus cuti tahunan dalam satu aplikasi.
Selain dapat mengelola absensi karyawan, Sleekr juga menyediakan layanan perhitungan payroll, perhitungan pajak penghasilan hingga SPT, klaim, overtime atau lembur, dan database karyawan. Hingga saat ini, Sleekr sudah digunakan oleh ribuan perusahaan di Indonesia seperti Tokopedia, Halodoc, dan Go-Life. -
Smart Presence
Aplikasi ini tidak hanya menargetkan perusahaan, Smart Presence juga hadir untuk diimplementasikan di sekolah dan juga instansi pemerintah. Uniknya, pada penggunaannya di sekolah, yang dapat memiliki akses tak hanya guru dan siswa saja, tapi juga para orang tua siswa. Dengan menggunakan Smart Presence, orang tua siswa dapat dengan mudah mengontrol data kehadiran anak secara lebih lengkap dan realtime.
-
Clocktify
Clockify adalah aplikasi absensi online gratis. Kelebihan aplikasi ini selain gratis adalah jumlah karyawan yang dapat diatur dengan aplikasi ini juga tidak terbatas. Clockify memiliki fitur standar pengelolaan absensi karyawan yaitu timesheet dan time tracker. Clockify juga memiliki fitur performance and project review untuk memudahkan Anda dalam memantau kinerja karyawan.
Baca Juga : Cara Membuat dan Menggunakan Google Classroom dengan Mudah Untuk Guru dan Murid
Kesimpulan dan Penutup
Penjelasan serta tips diatas dapat Anda gunakan sebagai referensi aplikasi absensi online yang akan diterapkan di suatu perusahaan atau sekolah. Menggunakan aplikasi tersebut memberikan banyak manfaat yaitu efektif dan data yang disajikan akurat. Tidak ada salahnya memanfaatkan adanya teknologi ini selagi memberi manfaat untuk memudahkan pekerjaan.
Dengan berbagai kemudahan yang ditawarkan saat ini mudah bagi Anda untuk memilih mana yang cocok dengan kebutuhan. Namun jangan asal memilih dan menggunakan teknologi baru ini. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yaitu seperti biaya yang dikeluarkan, keamanan data yang terjamin. Jangan sampai dengan kemudahan ini menjadikan Anda bergantung sepenuhnya dan tidak memperhatikan kelemahan penggunanya.
