Ketika memiliki bisnis atau organisasi tertentu, penting untuk memahami apa itu domain email. Bukan hanya pengertiannya saja, melainkan juga fungsi dan bagaimana cara mendapatkannya. Hal ini karena domain email adalah wajah bisnis, organisasi atau lain sebagainya. Maka dari itu, jangan membuat email secara sembarangan. Nantinya lewat email tersebut, bisa berinteraksi dengan pelanggan, audiens ataupun publik. Untuk informasi selengkapnya, bisa langsung cermati uraian yang ada di bawah ini.
Pengertian Domain Email
Pada pembahasan pertama, kita akan mengupas tuntas soal definisi domain email. Dalam hal ini, domain email adalah email yang dimiliki oleh organisasi atau pihak tertentu. Email ini mudah diingat karena terdapat kemiripan pada alamat IP fisik atau nama domain organisasi atau pihak tertentu. Pada dasarnya, domain elektronic mail tidak hanya mirip, melainkan sesudah tanda @ di alamat email akan persis dengan alamat sesudah www yang ada di nama domain.
Agar lebih mudah memahami definisi tersebut, sebenarnya domain email adalah alamat email yang dimiliki oleh ekstensi nama domain. Hal inilah yang membuat domain pada elektronic mail begitu penting bagi pebisnis, universitas, organisasi ataupun entitas tertentu.
Baca juga: Jenis-Jenis Email yang Sering Digunakan dalam Dunia Kerja
Fungsi Domain Email
Setelah pengertian, kini kita akan membahas mengenai fungsi domain email. Keberadaan domain email tentu bukan tanpa tujuan. Adapun kegunaan domain elektronic mail adalah sebagai berikut.
Mengenalkan Perusahaan
Salah satu fungsi penggunaan domain email adalah untuk mengenalkan perusahaan. Hal ini karena pelanggan, mitra atau audiens akan langsung melihat nama perusahaan maupun brand saat menerima email. Oleh karena itu, pesan email tersebut lebih mudah menarik perhatian. Pelanggan juga bisa lebih mudah untuk mengingat nama perusahaan atau brand dari email yang mereka terima tersebut.
Sebagai Identitas
Fungsi domain email berikutnya ialah sebagai identitas perusahaan atau organisasi. Baik itu bisnis, organisasi, universitas dan lain sebagainya. Saat menjalankan bisnis misalnya, pastinya membutuhkan komunikasi dengan pelanggan, investor ataupun mitra. Dengan menggunakannya secara sah dan jelas, bisa memperlihatkan betapa konkritnya entitas tersebut.
Pelanggan, mitra ataupun investor tak akan ragu untuk menjalin kerjasama. Mereka juga bisa lebih mudah menaruh kepercayaan karena penggunaan domain elektronic mail yang resmi jauh dari kesan penipuan. Hal ini karena domain email bisa memperlihatkan bahwa entitas benar-benar nyata adanya. Lebih dari itu, entitas yang menggunakan domain email juga bisa terlihat lebih profesional dan mengantongi reputasi baik di khalayak luas.
Memudahkan Mengelola Email
Tak banyak yang menyadari bahwa ternyata domain pada elektronic mail juga berfungsi untuk memberikan kemudahan bagi pengguna dalam mengelola email di satu domain. Pengguna bisa membuat email individu untuk pekerja atau menggabungkan alamat ke grup email sesuai struktur perusahaan.
Berkat domain email tersebut, mengelola email jadi terasa lebih praktis. Pengguna pun bisa lebih hemat waktu dan tenaga untuk mengelolanya dengan baik.
Mengamankan Data
Kegunaan lainnya dari domain email adalah untuk mengamankan data. Suatu entitas tentu saja memiliki data penting dan krusial. Akan sangat berbahaya jika data penting tersebut jatuh ke tangan pihak tak bertanggung jawab. Data penting ini bisa saja disalahgunakan sehingga merugikan entitas.
Namun tidak perlu khawatir ketika menggunakan domain pada elektronic mail. Saat menggunakannya, data jadi lebih aman. Selain itu, pengguna juga tidak perlu repot-repot memisahkan antara email pribadi dan email entitas. Karena datanya aman, tentu bisa terhindar dari risiko yang tak diinginkan.
Mencegah Spam
Tak bisa kita pungkiri bahwa ada kalanya email masuk ke dalam spam, bukan kotak masuk. Hal ini menyulitkan pengguna untuk menemukan pesan baru. Bahkan seringkali mengira tidak ada pesan baru yang masuk ke email, padahal ada. Untuk antisipasi hal tersebut, bisa menggunakan domain pada elektronik mail tersebut.
Hal ini karena email dari entitas resmi yang menggunakannya akan masuk ke kotak masuk. Nantinya pesannya terkirim menggunakan metode anti spam atau terkenal dengan sebutan Sender Policy Framework (SPF). Karena metode tersebut, robot bisa mendeteksi bahwa emailnya berasal dari pengguna yang asli. Dengan demikian, email tak akan masuk ke bagian spam.
Membuat Email Lebih Banyak
Saat memiliki entitas, misalnya menjalankan suatu bisnis, tentu kerap menggunakan email. Oleh karena itu, di email pastinya mendapatkan banyak pesan masuk maupun pesan terkirim. Jika hal tersebut berlangsung secara terus-menerus, kapasitas email bisa habis. Mau tidak mau harus menghapus pesan agar kapasitasnya menjadi lebih luas kembali.
Akan sangat merepotkan jika pesannya banyak dan berisi data penting semua. Tentu tidak mungkin untuk menghapus pesan tersebut. Maka dari itu, lebih baik beralih ke domain email. Hal ini karena domain elektronic mail memiliki kapasitas penyimpanan email yang lebih banyak. Menariknya lagi karena kapasitas penyimpanan data tersebut bisa diatur sedemikian rupa secara mandiri dengan memanfaatkan domain elektronic mail . Hal ini memungkinkan pengarsipan email jadi lebih tertata dan rapi dengan periode waktu tertentu.
Memudahkan Pengiriman Surat Massal
Banyak yang beralih menggunakan domain elektronic mail, karena bisa memberikan kemudahan saat ingin mengirim surat massal. Berbeda dengan email biasa yang biasanya memicu pemblokiran apabila mengirim surat secara massal. Karena bisa mengirim surat secara massal sesuai keperluan masing-masing. Dan bisa terpenuhi secara praktis dan maksimal. Hal ini berguna saat menginformasikan promosi, event maupun pemberitahuan penting lainnya.
Melacak Aktivitas Karyawan
Nyatanya masih ada banyak fungsi domain elektronic mail yang perlu diketahui. Sebut saja yaitu untuk melacak aktivitas anggota atau karyawan yang ada di perusahaan. Lebih tepatnya untuk melacak bagaimana efisiensi respon karyawan atau anggota tersebut ketika berkomunikasi dengan pebisnis, klien, mitra dan lainnya. Bagaimana, canggih bukan?
Baca juga: Tips Mengatasi Over Quota Karena Email
Cara Mendapatkan Domain Email
Melihat banyaknya dan menguntungkannya fungsi domain email, maka tidak perlu ragu untuk mendapatkannya sekarang juga. Adapun caranya yakni sebagai berikut
- Langkah pertama yang perlu pengguna lakukan ialah masuk ke dalam akun Gmail.
- Setelah itu, klik menu Setelan yang ada di dalamnya.
- Jika sudah, lanjutkan dengan klik menu Akun dan Impor.
- Langkah selanjutnya yaitu dengan masuk Halaman Konfirmasi.
- Kemudian masukkan Setting POP.
- Dari sini pengguna hanya perlu klik Tambahkan Akun.
- Lanjutkan dengan kirim email lewat server SMTP.
- Pengguna pun tinggal menunggu kode verifikasi. Saat kode verifikasinya sudah masuk ke alamat email yang menggunakan domain khusus tersebut, bisa langsung klik tombol Verifikasi.
Baca juga: 5 Tips Menulis CTA Email untuk Hasilkan Banyak Klik
Penutup
Jika mengikuti cara di atas, maka bisa mendapatkan alamat email dengan akhiran berupa nama brand atau perusahaan sendiri. Alamat email pun jadi terlihat lebih profesional dan terpercaya pastinya. Domain email bisa jadi sarana untuk gaet pelanggan, mitra ataupun investor. Dari uraian di atas, kita bisa mengenal lebih dekat apa itu domain elektronic mail, yang ternyata adalah alamat email yang penting bagi suatu perusahaan atau organisasi.
Memiliki domain email sendiri tidak hanya menambah profesionalitas, tetapi juga memperkuat identitas merek dalam setiap komunikasi digital. Untuk itu, Anda bisa menggunakan layanan Email Hosting dari IDCloudHost, yang dirancang khusus untuk kebutuhan email bisnis dengan fitur keamanan tinggi, storage fleksibel, dan dukungan teknis andal.
