Pernahkah Anda mengalami frustasi karena email tidak bisa diterima karena penyimpanan penuh? Artikel ini hadir untuk membantu! Over Quota Karena Email bisa mengakibatkan email baru tidak bisa masuk dan menyebabkan gangguan dalam komunikasi. Tenang, artikel ini akan membantu Anda mengatasi masalah over qouta email dan Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan, mulai dari membersihkan email lama sampai menggunakan solusi penyimpanan tambahan.
Daftar Isi
Apa Itu Over Quota pada Email?
Secara sederhana, over qouta pada email adalah situasi dimana kotak masuk pada email penuh atau melebihi batas ruang maksimal penyimpanan. Hal inilah dapat menjadi masalah karena dapat menyebabkan email penting yang hendak masuk menjadi tertunda, begitupun jika ingin mengirim pesan.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Open Rate dalam Email Marketing
Penyebab Over Quota Email
Penyebab over quota pada email dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti:
Kapasitas Email yang Dikirim Melebihi Batas
Layanan email umumnya memiliki batasan kapasitas untuk ukuran pesan. Jika ukuran pesan melebihi batas tersebut, misalnya lampiran yang melebihi 2MB atau 5MB, email tidak akan berhasil terkirim. Solusi yang bisa dilakukan adalah dengan mengompres file, mengunggah data ke Google Drive, lalu mengirimkan tautan atau membagikan melalui Google Drive jika menggunakan server email Google. Sehingga bisa menjadi hal pertama yang menyebabkan over quota email
Kuota Space Hosting yang Penuh
Akun hosting yang melebihi kuota dapat disebabkan oleh penyimpanan file berukuran besar dan tidak diperlukan, seperti backup yang sudah tidak digunakan lagi. Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa mengosongkan kotak surat dengan mengunduh email yang tersimpan di server menggunakan aplikasi seperti cPanel. Hal ini bisa menjadi penyebab over quota email
Email yang Berlebihan di Inbox
Ketiga yang dapat menjadi penyebab over quota email adalah apabila kotak masuk penerima email penuh karena terlalu banyak email, sehingga tidak ada ruang kosong untuk menerima email baru. Solusinya adalah memastikan bahwa penerima email memiliki cukup ruang untuk menerima email baru.
Server Dalam Perbaikan atau Down
Selanjutnya, yang menjadi penyebab over quota email salah satunya adalah server yang menampung sedang dalam perbaikan atau down karena adanya kesalahan teknis. Hal ini dapat menyebabkan email gagal terkirim. Hal ini ditandai dengan pesan “tidak bisa terkirim atau undeliverable”.
Koneksi Internet Bermasalah
Bukan hanya itu saja, penyebabnya bisa terjadi karena koneksi internet yang dipakai. Hal ini bisa menjadi alasan mengapa Outlook tidak bisa menerima email. Solusinya adalah dengan memeriksa koneksi terlebih dahulu, misalnya dengan melakukan ping ke hostname server masuk menggunakan perintah.
Setting Email yang Salah
Kemudian,over quota email bisa juga disebabkan oleh kesalahan dalam mengatur email di Outlook juga bisa menyebabkan email gagal terkirim. Hal ini tentu bisa menjadi masalah. Salah satu solusi yang bisa Anda coba adalah memeriksa dan memastikan bahwa pengaturan email di Outlook sudah benar.
MX Record yang Salah Konfigurasi
Terakhir, adalah karena kesalahan dalam konfigurasi MX record dapat menyebabkan email gagal terkirim. Untuk mengatasinya, pastikan konfigurasi MX record sudah benar. Dengan mengetahui penyebab-penyebab ini, Anda bisa mengatasi masalah kuota email yang berlebihan dan memastikan email Anda terkirim dengan lancar.
Baca Juga: Kenali Apa Itu Spam Email dan Cara Mengatasinya!
Manfaat Mengurangi Over Quota Email
Meminimalkan kelebihan kuota email tidak hanya krusial untuk memastikan komunikasi tetap lancar, melainkan juga membawa sejumlah keuntungan tambahan. Berikut beberapa manfaat utama untuk mengatasi over quota email adalah:
Menghemat Ruang Penyimpanan
Manfaat pertama untuk mengurangi over quota di email adalah dapat mengurangi penggunaan penyimpanan di server email, mengurangi biaya hosting, dan meningkatkan performa server secara keseluruhan. Jika ruang penyimpanan cukup, maka over quota email dapat dihindari.
Meningkatkan Kinerja Email
Mengurangi kelebihan agar tidak over quota email dapat meningkatkan efisiensi email Anda. Email yang gagal terkirim karena kuota terlampaui bisa menghambat aliran komunikasi, oleh karena itu, mengelola kelebihan kuota dapat mempercepat pengiriman dan penerimaan email. Dengan mengurangi kelebihan kuota, kinerja layanan email Anda akan mengalami peningkatan yang signifikan. Kotak masuk yang penuh dapat menghambat akses dan pencarian email, sehingga penting untuk menjaga agar tidak terlalu terisi.
Mengurangi Biaya
Ketiga, untuk mengurangi over quota email ternyata dapat mengurangi biaya. Biaya hosting yang lebih besar dapat disimpan jika quota email dapat dikelola dengan baik. Ingin menghemat biaya ekstra, penting untuk mengatur email dengan efisien sehingga Anda tidak perlu membayar untuk penyimpanan tambahan yang ditawarkan oleh beberapa layanan email. Selain itu, penting meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya, memanfaatkan penyimpanan yang tersedia dengan lebih efektif tanpa perlu menambah kapasitas dapat mengurangi biaya dalam jangka waktu yang lebih lama.
Mengurangi Penggunaan Sumber Daya
Selanjutnya agar tidak over quota email adalah dengan mengurangi over quota email juga berdampak pada penggunaan sumber daya yang bisa dibatasi dengan ketersediaan email. Sehingga dapat menyebabkan efisiensi yang lebih tinggi. Server email yang tidak terbebani dapat membantu menghemat energi dan mengurangi jejak karbon.
Meningkatkan Keamanan
Memperkecil risiko keamanan email agar tidak over quota email adalah dengan mengurangi kelebihan quotanya, karena email yang terhambat karena kuota penuh bisa menjadi celah bagi serangan spam dan malware. Dengan demikian, mengurangi kelebihan kuota dapat meningkatkan keamanan email. Dengan mengurangi jumlah email yang melebihi kuota, Anda dapat mengkonservasi kapasitas penyimpanan, meningkatkan efisiensi pengelolaan email, mengurangi biaya operasional, mengurangi pemakaian sumber daya, serta memperkuat keamanan email.
Cara Menghapus Email Agar Tidak Over Quota
Cara menghapus email dapat dilakukan dengan beberapa langkah berikut:
Hapus Email di cPanel
Untuk menghapus email secara manual di cPanel, Anda dapat mengikuti langkah berikut:
- Masuk ke menu “File Manager” di cPanel.
- Cari folder dengan nama domain yang akan Anda hapus emailnya.
- Pilih folder akun email yang ingin dihapus dan cari folder “Sent”, “Trash”, “Junk”, “Archive”, atau “Inbox”.
- Hapus isi email secara manual dari folder yang dipilih
Hapus File yang Tidak Diperlukan
Selanjutnya cara agar tidak over quota email adalah dengan enghapus email agar tidak over quota adalah dengan menghapus file yang besar dan tidak perlu, seperti backup yang sudah tidak diperlukan, dapat menyebabkan over quota. Sehingga file yang sudah tidak diperlukan bisa terhapus dan ruang penyimpanan cukup untuk menampung email yang lain.
Mengosongkan Mailbox
Salah satu cara yang bisa juga Anda lakukan adalah dengan mengosongkan mailbox. Anda bisa kosongkan kotak surat dengan mengunduh email dari server menggunakan aplikasi mail client seperti Microsoft Outlook. Langkah ini membantu membebaskan ruang di mailbox dan mengatasi masalah over quota.
Menghapus File di Folder Trash
Anda bisa menghapus email dengan menghapus berkas dalam folder Tempat Sampah. Tetap waspada agar tidak menghapus folder email atau folder public_html, karena menghapus folder email bisa mengakibatkan kehilangan email akun, dan menghapus folder public_html akan membuat situs web Anda tidak dapat diakses lagi.
Upgrade Hosting
Anda bisa meningkatkan paket hosting Anda ke yang memiliki kapasitas penyimpanan yang lebih besar jika hosting Anda tidak memiliki cukup ruang. Anda tak perlu menghapus email, jadi tidak akan ada kehilangan data. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengatasi over quota karena email dan memastikan email Anda terkirim dengan baik.
Baca Juga: 5+ Tips Menghindari Email Spam, Wajib Tahu!
Penutup
Masalah umum yang sering terjadi adalah over quota email. Namun, dengan beberapa langkah praktis dan manajemen yang teratur, Anda dapat menangani hal ini dengan mudah. Menghapus email yang tidak diperlukan, menyimpan email lama, mengatur langganan email dan melakukan pemeliharaan secara berkala adalah strategi yang efektif untuk menjaga agar kapasitas email tetap terkendali.
Dengan melakukan hal ini, Anda dapat memastikan bahwa komunikasi melalui email tetap lancar tanpa terkendala oleh masalah kapasitas. Salah satu solusi efektif untuk menangani masalah email over quota adalah dengan mengubah ke layanan hosting email yang lebih baik. Salah satu opsi yang layak dipertimbangkan adalah Layanan Email Hosting dari IDCloudHost.
Dengan memilih layanan email hosting yang sesuai seperti yang ditawarkan oleh IDCloudHost, Anda dapat memastikan bahwa ruang penyimpanan email Anda akan selalu mencukupi untuk semua kebutuhan komunikasi Anda, tanpa perlu khawatir tentang masalah over quota.