Mengenal Apa itu Invoice dan Cara Membuatnya

Cara berdagang saat ini sudah mengalami banyak kemajuan dari cara berdagang di zaman dahulu dimana akad jual beli hanya terdiri dari barang atau produk maupun jasa yang ditukar dengan sejumlah uang yang telah disepakati  seblumnya oleh kedua belah pihak. Akad jual beli ini juga lebih dikenal dengan istilah transaksi.

Kemajuan zaman juga sangat mempengaruhi perdagangan dan jual beli, tidak hanya sekedar mengunjungi toko untuk langsung membeli barang, kita juga dapat membeli barang secara online. Setiap data dan informasi transaksi perdagangan yang terjadi juga sudah terekam dan terdata ke dalam pencatatan baik berupa bentuk fisik di atas kertas maupun ke dalam sistem online.

Data transaksi inilah yang disebut dengan invoice yang menjadi contoh dan bukti nyata bahwa sebuah transaksi telah resmi terjadi. Setiap pembelian atau order yang dilakukan, penjual akan membuat faktur atau invoice yang terdiri dari beberapa copy yang salah satunya untuk disimpan dalam pembukuan si pedagang dan untuk sang pembeli.

Invoice ini adalah salah satu tool dasar dari syarat perdagangan dan jual beli saat ini terlebih lagi bagi penjual dan pembeli online yang ingin menjaga rasa saling percaya satu sama lain. Catatan invoice juga berfungsi untuk merunut apa saja barang atau jasa yang telah dikeluarkan oleh si pedagang selama periode waktu tertentu. Untuk mengetahui mengenai invoice lebih lanjut, mari simak penjelasannya dibawah ini.

 

Apa itu Invoice

Berdasarkan pengertian dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah sebuah alat yang memuat daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah serta harga yang harus dibayar. Disamping sebagai alat untuk memuat segala perincian pembelian, invoice juga bisa digunakan sebagai alat penagihan dari penjual kepada pembeli.

Invoice memuat banyak informasi penjualan dan juga tenggat waktu pembayaran yang telah disepakati pada saat melakukan purchase order. Semua datang yang tercakup di dalam invoice akan dibuat menjadi tiga rangkap yang akan diberikan kepada pembeli dan dua rangkap lainnya akan disimpan sebagai lampiran penagihan dan rangkap terakhir akan berfungsi sebagai data yang akan masuk ke dalam buku faktur.

 

Fungsi Invoice

 

Meskipun secara garis besar bentuk dan isi invoice seakan terlihat sama namun invoice bisa berfungsi dalam banyak hal juga. Berikut ini beberapa fungsi pentingnya sebuah invoice dalam perdagangan :

1. Sebagai barang atau tanda bukti telah adanya pembelian produk atau jasa oleh pelanggan.
2. Sumber informasi dan data pasti jumlah tagihan yang harus dibayar dan dilunasi oleh pembeli.
3. Bukti referensi penjualan dan pembelian untuk barang atau jasa yang sama di kemudian hari.
4. Menjadi rujukan jika ada kesalahan dalam pengiriman produk maupun kesalahan perhitungan total tagihan.
5. Sebagai bukti pembayaran pajak.
6. Penjual dapat menggunakan invoice sebagai rujukan atau acuan untuk menyusun pembukuan keuangan mereka.

Baca Juga : Cara Mengoptimalkan Bisnis Agar Tetap Bertahan Saat Wabah

 

Manfaat invoice

Adanya bukti invoice atau faktur sangat berpengaruh kepada kedua belah pihak penjual dan pembeli karena invoice mempunyai manfaat seperti :

• Menjadi bukti nyata atau fisik telah adanya kesepakatan di antara kedua belah pihak yang terlibat jual beli.
• Menunjukan bukti informasi semua jumlah nilai tagihan yang harus dibayarkan kepada pihak penjual.
• Sebuah alat pasti untuk menunjukkan jumlah total produk yang disediakan oleh pedagang.
• Sebagai bukti asli apabila terjadi kesalahan pemesanan produk yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal atau pemesanan.
• Salah satu dokumen sah yang nantinya akan tercatat dan terekam ke dalam pencatatan laporan keuangan.

Baca Juga : Kumpulan Kerja Sampingan yang Menghasilkan Uang Banyak di Tahun 2020

 

Jenis- jenis invoice

 

Jika dilihat dari penggunaan umumnya, ada 3 jenis invoice atau faktur yang sering digunakan dalam perdagangan atau perusahaan. Berikut ini jenis- jenis invoice dan penjelasannya :

1. Invoice biasa

   Jenis faktur atau invoice ini sering kita temukan dalam transaksi jual beli sehari- hari dengan tampilan dan data yang tercantum di dalamnya yang sederhana juga ringkas. Meskipun sederhana, invoice ini memuat informasi rinci berisi produk atau jasa yang telah dibeli atau dipesan, harga persatuan dari tiap barang atau jasa tersebut dan total jumlah harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.

2. Invoice konsuler

   Faktur yang satu ini adalah jenis invoice yang hanya akan dikeluarkan bila terjadi transaksi perdagangan skala internasional. Invoice ini akan terlihat jika pedagang atau pengusaha melakukan aktivitas jual beli ekspor-impor. Untuk mendapatkan dan melakukan perdagangan internasional dan mengeluarkan invoice konsuler, maka faktur ini harus mendapatkan izin dan disahkan oleh negara yang menerima impor dan juga bukti dari kedutaan negara asal pengekspor barang.

3. Invoice proforma

   Setiap barang yang dikirimkan secara bergelombang atau bertahap juga wajib menyertakan invoice meskipun barang tersebut adalah barang jenis dan harga yang sama. Invoice proforma akan dikeluarkan oleh penjual sebagai invoice sementara sebagai bukti. Jika penjual telah berhasil mengirim semua barang tersebut, maka penjual harus mengganti invoice proforma yang telah dikeluarkan sebelumnya menjadi invoice biasa kembali.

Baca Juga : Mengenal Apa Itu Bisnis Dropship Serta Cara Kerja dan Peluangnya

 

Cara membuat invoice

 

Setiap penjual dapat mencari atau membuat template invoice mereka masing- masing dan tentu saja menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahan. Maka dari itu tidak ada format yang baku untuk membuat suatu invoice. Hanya saja, suatu invoice yang baik harus memenuhi komponen persyaratan seperti dibawah ini:

1. Nama dan identitas pembeli sebagai tujuan penagihan invoice
2. Keterangan identitas penjual atau sebagai pihak pengeluar invoice
3. Nomor invoice
4. Daftar dan penjelasan semua barang atau jasa yang dibeli yang di dalamnya juga dicantumkan jumlah pemesanan, harga produk persatuan, total jumlah tagihan serta pajak yang harus turut dibayarkan.
5. Menyertakan sistem cara pembayaran semisal melalui transfer dari rekening bank, tunai, dan lainnya. Cantumkan data yang lengkap jika rekening tertentu juga terlibat di dalam jual beli ini.
6. Mencantumkan rincian biaya pengiriman dan diskon atau potongan jika ada.

Baca Juga : Mengenal Apa Itu Kartu Prakerja: Manfaat, Syarat dan Cara Daftar Prakerja Indonesia

 

Kesimpulan dan penutup

Itulah penjelasan untuk mengenal apa itu invoice, fungsi, manfaat, jenis- jenisnya dan cara membuat sebuah invoice yang baik. Setiap penjual juga berhak mengubah format serta tampilan invoice mereka selama komponen- komponen yang diperlukan tetap berada di dalamnya sebagai syarat utama untuk mengeluarkan invoice tersebut.

Penjual dan pembeli juga harus memastikan keabsahan dan kesahan sebuah invoice yang dikeluarkan dengan mengecek kembali data yang dicantumkan di dalamnya. Pembeli juga berhak bertanya secara rinci cara kerja invoice yang dikeluarkan untuk mereka apabila sang pembeli kurang mengetahui data yang tercantum di dalam invoice.

Selalu teliti dalam pembuatan dan mengeluarkan setiap invoice karena invoice akan juga berguna untuk memantau catatan pembukuan piutang perusahaan dan bisnis. Urutkan invoice yang Anda keluarkan berdasarkan nomor urut cetak dengan rapi untuk menghindari pendataan yang bertabrakan. Juga dengan kemajuan saat ini, perusahaan dapat menggunakan software akuntansi yang lebih ringkas dalam memantau dan mengeluarkan invoice yang lebih terstruktural serta sistematis yang bisa meminimalisir kesalahan.