Dalam konteks komputasi, organizational unit (OU) menawarkan cara terbaik untuk mengklasifikasikan objek yang terletak di direktori. Biasanya alat ini digunakan untuk membedakan objek dengan informasi nama yang sama. OU sendiri sering muncul pada direktori X.500, sertifikat X.509, Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), Active Directory (AD), dan direktori Lotus Notes. Beberapa hal tersebut mungkin ditampilkan hampir di seluruh direktori modern atau sistem pengelompokan wadah sertifikat digital.
Daftar Isi
Mengenal Peran Organizational Unit (OU)
Sebenarnya, sebagian besar sistem memunculkan OU dalam pengelompokan organisasi tingkat atas atau domain. Dalam beberap sistem, satu OU bisa berada di dalam OU lain. Jika hal ini terjadi, maka OU tersebut dapat disebut “Anak” dan penampungnya disebut “Induk”. Melalui cara ini, OU membentuk struktur hierarki dalam satu domain.
Hubungan yang terjalin hanya bisa terjadi jika berada di domain yang sama. Jika berbeda, maka kedua OU tetap berdiri sendiri dan tidak saling berhubungan. Organizational Unit adalah bagian dari struktur organisasi yang terdiri dari sekumpulan individu yang memiliki tugas dan tanggung jawab tertentu dalam organisasi. OU biasanya dibentuk berdasarkan fungsi, departemen, proyek, atau wilayah geografis. Dalam konteks sistem informasi, OU menjadi elemen penting karena bertanggung jawab dalam mengelola, mengoperasikan, dan memanfaatkan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Sistem informasi sendiri adalah suatu sistem yang menggabungkan teknologi, manusia, prosedur, dan data untuk mengelola informasi yang dibutuhkan organisasi dalam pengambilan keputusan, operasi, dan strategi. OU berperan sebagai penghubung antara kebutuhan organisasi dan implementasi sistem informasi.
Baca juga: Mengenal Apa Itu Nomor Port dalam Sistem Jaringan
Penjelasan OU dalam Beberapa Konteks
Pada dasarnya, unit organisasi dapat merujuk pada berbagai hal tergantung pada konteksnya. Berikut penjelasan detail tentang organizational unit sesuai dengan konteksnya.
Unit Organisasi dalam Direktori Aktif
OU merupakan jenis kontainer pada direktori aktif. Unit ini berisi satu atau banyak objek seperti akun pengguna, komputer, printer, hingga grub. Unit organisasi sendiri mirip seperti folder, karena dapat disusun secara hierarkis untuk mewakili struktur organisasi. Misalnya, pengguna dapat memiliki OU untuk semua akun domain. Dalam hal ini, pengguna dapat memiliki OU anak untuk setiap divisi atau departemen.Dalam praktiknya, pengguna dapat membuat OU berdasarkan fungsi, departemen, lokasi, atau kriteria relevan lainnya. Selain itu pengguna juga dapat membuat hierarki serupa untuk objek komputer.
Sebagai contoh, pengguna dapat menempatkan semua printer standar dalam satu OU. Kemudian, pengguna dapat menempatkan semua printer laser warna di OU lain. Terakhir, pengguna bisa memanfaatkan OU untuk mengelola mesin yang dijalankan ke berbagai versi sistem operasi Windows secara efisien.
Unit Organisasi dalam Tanda Tangan Digital
Umumnya, setiap OU berisi tentang deskriptor keamanan yang dapat menentukan siapa pemilik izin untuk mengubah atau mengakses konten. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menetapkan izin tertentu kepada pengguna ataupun komputer. Izin tersebut sesuai dengan keinginan departemen, fungsi pekerjaan, jenis kerentanan, dan kriteria lainnya. Dalam konteks tanda tangan digital, OU dapat memastikan bahwa setiap perubahan yang dibuat berada dalam konteks keamanan tertentu. Perubahan tersebut merupakan pekerjaan entitas yang ditunjuk secara langsung oleh pemilik tanda tangan digitalnya.
Unit Organisasi dalam AWS
OU AWS merupakan kontainer virtual dalam organisasi yang dapat terdiri dari beberapa akun. Unit ini memungkinkan pengguna untuk menerapkan kebijakan secara terpusat di seluruh akun tersebut. Tujuannya, tidak lain adalah mengelola akses dan mengontrol sumber daya.
Di samping itu, unit organisasi juga dapat digunakan untuk membuat pengelompokan akun secara logis dan mudah dikelola. Misalnya, perusahaan mungkin memiliki beberapa departemen dalam organisasinya. Masing-masing departemen memiliki struktur dan kebijakan tersendiri yang perlu dikelola dengan baik. Berdasarkan hal tersebut, organizational unit memungkinkan administrator untuk menerapkan kebijakan di seluruh departemen. Selain itu, unit ini juga memungkinkan untuk mengontrol sub kelompok organisasi lain dengan lebih mudah.
Unit Organisasi dalam SAP
OU dalam SAP merupakan kumpulan area kerja dan departemen terkait yang memiliki hubungan pelaporan. Unit ini digunakan untuk membuat dan memelihara struktur organisasi perusahaan dalam sistem SAP. Hal tersebut berlaku dengan menetapkan peran otorisasi dan memungkinkan kolaborasi lintas departemen.
Secara umum, OU mendefinisikan elemen alur kerja yang perlu dipenuhi oleh berbagai unit bisnis. Misalnya, OU dalam SAP mencakup klien, kode perusahaan, area pengendalian, pabrik, organisasi penjualan, organisasi pembelian, kelompok karyawan, dan lainnya. Berdasarkan hal tersebut, OU dapat digunakan untuk menyusun fungsi bisnis secara lebih optimal. Selain itu, unit ini juga menggambarkan struktur organisasi khusus perusahaan dalam sistem SAP.
Unit Organisasi dalam ID Digital
Sebenarnya, ID digital dalam unit organisasi merupakan jenis identifikasi khusus yang digunakan untuk mengautentikasi akses jaringan, sistem, dan data perusahaan. Dalam hal ini, identitas digital berisis informasi penting soal penggunaan dan kunci kriptografi yang memungkinkan proses autentikasi serta otorisasi menjadi lebih aman.
Unit Organisasi dalam CSR
Saat memesan sertifikat Secure Sockets Layer (SSL), otoritas sertifikat (CA) membutuhkan Certificate Signing Request (CSR). Dalam hal ini, CSR mencakup nama unit organisasi SSL yang merujuk ke departemen, bagian, atau merek dagang. Namun, penting untuk diketahui bahwa kolom OU dari CSR sudah dihapus. Proses penghapusan ini diputuskan oleh forum CA/Browser mulai tanggal 1 September 2022.
Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
Bagaimana Manfaat Unit Organisasi dalam Direktori Aktif?
Pada dasarnya, waktu yang diinvestasikan untuk merancang organizational unit dengan cermat akan bermanfaat. Keuntungan ini dapat dirasakan pada bagian keamanan yang kuat dan manajemen lebih baik.
Kontrol Keamanan Tepat dan Akurat
Pengguna bisa mengatur keamanan secara lebih spesifik dengan mengelompokkan pengguna, komputer dan objek active directory ke dalam OU yang logis. Selain itu, pengguna juga dapat menerapkan kebijakan grup (GPO) yang berbeda di setiap OU. Sebagai contoh, pengguna bisa mengatur waktu kunci otomatis yang lebih cepat pada server utama dibandingkan dengan komputer pengguna. Selain itu, pengguna juga dapat menerapkan aturan kata sandi yang lebih ketat pada akun administrator, berbeda dari biasanya.
Delegasi Tugas Administratif Lebih Mudah
OU memungkinkan pengguna untuk mendelegasikan izin tertentu pada bisnis. Hal ini jelas memberikan keuntungan besar dibandingkan harus memberikan hak istimewa untuk administratif yang luas. Sebagai contoh, pengguna dapat mengizinkan teknisi helpdesk untuk menyetel ulang kata sandi bagi semua pengguna domain direktori aktif. Selain itu, pengguna juga dapat menyetel kata sandi hanya untuk OU anak tertentu.
Jenis Objek dalam Organizational Unit
Direktori OU menjadi unit administrasi sederhana dalam domain yang dapat menautkan objek kebijakan grup. Lebih lanjut, unit ini juga dapat memberikan izin akses kepada pengguna lainnya.
Berikut jenis objek direktori aktif dalam organizational unit.
- Users
- Groups
- Computers
- Shared Folder objects
- Contacts
- Printers
- InetOrgPerson objects
- Microsoft Message Queuing (MSMQ) Queue aliases
- Other OUs
Sebenarnya, pengguna harus memiliki hak admin domain untuk membuat unit organisasi direktori aktif. Selain itu pengguna juga harus mendelegasikan izin untuk membuat OU baru, baik di seluruh domain maupun dalam wadah tertentu. Secara default, setiap unit organisasi yang dibuat terlindungi dari berbagai penghapusan tidak disengaja. Oleh sebab itu, jika pengguna membuka properti OU yang dibuat, maka akan terlihat opsi lindungi objek dari penghapusan tidak sengaja (Diaktifkan pada tab objek).
Peran OU dalam Sistem Informasi
Organizational Unit memiliki beberapa peran utama dalam sistem informasi, antara lain:
1. Pengelolaan Data dan Informasi
OU bertanggung jawab mengelola data yang masuk dan keluar dari sistem informasi. Mereka memastikan data yang dikumpulkan akurat, relevan, dan disimpan dengan aman dalam basis data terintegrasi. Hal ini mendukung operasi harian dan pengambilan keputusan yang berbasis data.
2. Pelaksanaan Prosedur Sistem Informasi
Setiap OU menerapkan prosedur yang telah ditetapkan untuk pengolahan data dan pemanfaatan sistem informasi. Prosedur ini mencakup pengumpulan data, pemrosesan, penyimpanan, hingga distribusi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dan pihak terkait lainnya.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan
Sistem informasi yang dikelola oleh OU menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan manajerial dan strategis. Dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, manajemen dapat membuat keputusan yang efektif untuk kemajuan organisasi.
4. Koordinasi dan Komunikasi Antar Unit
OU berperan sebagai penghubung antar bagian dalam organisasi sehingga sistem informasi dapat berfungsi secara sinergis. Koordinasi ini penting untuk memastikan bahwa informasi mengalir dengan lancar dan kebutuhan setiap unit terpenuhi.
Baca juga: Apa Itu Transaction Per Second? Indikator dalam Sistem Database
Hubungan OU dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bagian dari sistem informasi yang dirancang untuk mendukung fungsi manajemen dalam organisasi. OU memainkan peran penting dalam SIM karena mereka menyediakan data dan informasi yang menjadi bahan dasar pengolahan informasi manajerial.
SIM mengintegrasikan berbagai subsistem yang dikelola oleh OU untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan dalam organisasi7. Dengan demikian, OU adalah elemen kunci yang memastikan SIM dapat berjalan efektif. Organizational unit (OU) mampu memberikan cara terbaik untuk mengklasifikasikan objek di bagian direktori. Unit ini menjadi bagian krusial yang digunakan untuk membedakan objek dengan informasi nama serupa.
Penutup
Memahami konsep Organizational Unit (OU) dalam sistem informasi menjadi langkah penting dalam mengelola struktur organisasi secara lebih efisien dan terintegrasi. Dengan penerapan OU yang tepat, perusahaan dapat mengatur akses, kebijakan, serta pengelolaan sumber daya TI secara terpusat dan aman.
Layanan Cloud Hosting dari IDCloudHost jadi Solusi ideal untuk organisasi yang membutuhkan platform fleksibel dan andal untuk mengelola aplikasi internal, sistem informasi manajemen, hingga portal intranet. Dengan layanan ini Anda dapat dengan mudah mengatur subdomain untuk tiap OU dan memanfaatkan fitur keamanan serta skalabilitas tinggi tanpa perlu pengelolaan server secara mandiri.
