Pesan teks SMS sekarang sudah ketinggalan zaman, terutama dengan munculnya aplikasi obrolan zaman modern. Ada aplikasi obrolan kerja atau aplikasi bisnis untuk tempat kerja dan aplikasi perpesanan pribadi untuk berbagai macam kebutuhan. Masing-masing dari kita menyadari pentingnya komunikasi dan kolaborasi yang efektif di tempat kerja. Menggunakan perangkat lunak obrolan tim yang tepat tidak hanya dapat merampingkan proses komunikasi Anda tetapi juga menghemat banyak waktu.
Di era kerja jarak jauh atau bahkan work from home saat ini, alat obrolan yang efektif dapat dengan cepat menjadi tulang punggung bisnis Anda. Saat menilai aplikasi chatting untuk digunakan dalam menjalankan bisnis, pilih salah satu dengan harga terbaik yang paling masuk akal untuk bisnis Anda. Tujuan dari alat komunikasi ini adalah untuk menyederhanakan berbagai hal, bukan membuatnya lebih rumit.
Anda dan staf Anda dapat menggunakan platform obrolan untuk kolaborasi waktu nyata dengan kemampuan berbagi file, panggilan audio dan video, manajemen proyek, dan banyak lagi. Berikut adalah beberapa rekomendasi aplikasi chatting yang terjangkau dan mudah digunakan untuk bisnis kecil. Bagian terbaiknya adalah mereka semua menawarkan paket gratis untuk pengguna bisnis skala kecil.
Daftar Isi
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Chatting untuk UMKM
Sebuah survei yang dilakukan oleh Statista mengatakan bahwa 53 persen bisnis di seluruh dunia telah mengadopsi alat atau aplikasi yang mampu melakukan kolaborasi pada tahun 2016, dan jumlahnya terus meningkat sejak saat itu. Saat bisnis mencari solusi digital, penggunaan aplikasi obrolan kerja dan alat kolaborasi sedang meningkat untuk meningkatkan kolaborasi. Di bawah ini adalah manfaat signifikan menggunakan aplikasi obrolan tim untuk bisnis Anda :
-
Jalin komunikasi yang lebih baik
Tidak perlu menebak-nebak, perangkat lunak untuk melakukan chatting yang dirancang untuk memungkinkan komunikasi yang mulus antara anggota tim. Mengingat komunikasi atau interaksi secara langsung secara fisik bisa saja terbatas, alat atau aplikasi semacam itu memungkinkan Anda melakukan percakapan dan berbagi pesan ide, dokumen, video bahkan dari tempat yang jauh.
-
Alur kerja yang efisien
Alat komunikasi tim membantu anggota tim jarak jauh untuk bekerja secara efisien yang adalah cara yang efektif untuk merampingkan alur kerja organisasi. Dengan alat ini, anggota tim dapat mengadakan pertemuan harian virtual di mana mereka dapat berbagi tugas terkini, merencanakan sprint, dan bahkan meminta umpan balik instan.
-
Keterlibatan karyawan yang lebih baik
Meskipun tugas utama perangkat lunak obrolan kantor adalah menyatukan orang dan memfasilitasi alur kerja organisasi, itu juga meningkatkan keterlibatan karyawan pada saat yang sama. Ketika karyawan dilibatkan, produktivitas karyawan secara keseluruhan juga akan turut meningkat.
-
Peningkatan akuntabilitas
Tujuan komunikasi internal juga untuk membuat orang bertanggung jawab atas tugas dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Karena anggota tim harus memberi tahu manajer tentang kemajuannya, sehingga cukup efektif, mereka mengembangkan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan mereka dan berbagi pembaruan dengan alat obrolan kantor.
Baca Juga : Cara Mengurus Surat Izin Untuk UMKM Dan Usaha Rumahan -
Manajemen proyek yang lebih baik
Manajemen proyek yang efektif hanya mungkin dengan koordinasi yang efektif pula. Ketika Anda berkomunikasi secara efektif, kemungkinan kebingungan dan kesalahan juga berkurang. Ini adalah salah satu cara paling optimal untuk memastikan apakah segala sesuatunya sesuai atau tidak dan dengan demikian, perangkat lunak atau aplikasi untuk obrolan tim memberi jalan bagi manajemen proyek yang mulus.
-
Tetap teratur
Sangat umum untuk melupakan apa yang telah dilakukan, apa yang terjadi, dan apa yang perlu dilakukan ketika sesuatu sudah berjalan. Aplikasi kolaborasi tim sangat membantu dalam menjaga ketertiban dan mengelola tahapan yang membantu Anda tetap teratur.
-
Menghemat waktu
Pekerjaan dan tenggat waktu berjalan beriringan yang akan sangat penting untuk menjaga waktu saat berkolaborasi dengan orang lain. Aplikasi obrolan tim yang klasik adalah aplikasi yang mengurangi waktu yang harus Anda habiskan dengan mengunjungi dan mendatangi seseorang untuk menanyakan sesuatu. Pekerjaan yang terkoordinasi tidak hanya menghemat waktu tetapi juga sumber daya dan tenaga. Semakin banyak waktu yang Anda hemat, semakin sedikit pengeluaran yang tidak diinginkan.
-
Perkuat hubungan tim
Ketika orang bekerja bersama dalam tugas dan proyek yang berbeda, mereka cenderung mengembangkan hubungan kerja yang sehat di antara anggota tim lainnya. Berbicara dengan sesama anggota tim melalui obrolan atau secara langsung memungkinkan Anda menumbuhkan lingkungan kerja yang sehat yang mengarah pada inovasi dan pengembangan.
Baca Juga : Rekomendasi Payment Gateway untuk UMKM Terbaik dan Murah di Indonesia
Rekomendasi Aplikasi Chatting
Memindahkan obrolan kantor Anda ke aplikasi multifungsi memungkinkan perpaduan komunikasi sinkron dan asinkron yang akan membantu tim Anda berkomunikasi lebih banyak dan bekerja lebih baik. Mengetahui cara menghubungi tim Anda dan cara merampingkan komunikasi memecahkan banyak masalah yang masih dihadapi banyak tempat kerja. Plus, memiliki semua komunikasi yang Anda butuhkan di satu tempat berarti lebih sulit untuk ide-ide bagus dan percakapan penting terlupakan atau tidak tercatat.
Berikut ini beberapa rekomendasi aplikasi chatting untuk bisnis kecil Anda baik itu gratis dan terbaik dalam hal fitur- fitur serta dukungan yang diberikan :
-
Microsoft Teams
Sebagai alat dukungan produktivitas terbaru perusahaan untuk bisnis dan perusahaan, Microsoft Teams dengan cepat menjadi aplikasi obrolan default dengan lebih dari 20 juta pengguna (pada akhir 2019). Teams mengintegrasikan alat Microsoft yang sudah ada sebelumnya seperti OneDrive dan Skype ke dalam satu database pusat dan hub komunikasi. Pengguna dapat berkomunikasi satu sama lain melalui obrolan teks atau konferensi video, dan dengan mudah berbagi file dan kalender langsung melalui Teams. Microsoft Teams menawarkan fungsi obrolannya sebagai versi gratis mandiri.
-
Slack
Kemungkinan ini adalah program atau aplikasi chatting yang paling sering didengar atau digunakan banyak pelaku bisnis. Fungsi obrolan langsungnya membuatnya ideal untuk bisnis dengan banyak tim yang perlu sering berkomunikasi. Slack telah mengembangkan produknya akhir-akhir ini, menawarkan konferensi video, integrasi dengan alat produktivitas, dan fungsi otomatisasi proses.
-
Troop Messenger
Aplikasi ini merampingkan kebutuhan kolaborasi tim Anda dan memungkinkan mereka untuk berinteraksi dengan seluruh tempat kerja Anda dengan perpesanan satu lawan satu, percakapan grup, panggilan suara-video, perpesanan audio, dan banyak lagi. Setiap anggota tim memiliki suara, dan utusan pasukan mendistribusikannya ke semua orang di seluruh organisasi. Model pengiriman SaaS dan Self-hosted ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah berbagi file dan mempratinjaunya di seluruh UI. UI-nya yang sederhana dan bersih dapat lebih ditingkatkan dengan wallpaper yang menyenangkan. Fitur seperti grup filter lanjutan memungkinkan pengguna untuk memfilter konten yang mereka butuhkan. Troop juga menawarkan riwayat pesan dan pesan mandiri tanpa batas.
-
Chanty
Chanty menggunakan AI dan pembelajaran mesin untuk mendorong pengiriman pesannya yang menawarkan respons prediktif dan temuan utama untuk meringkas pesan yang berlebihan. Teambook Chanty merapikan perpesanan dengan mengumpulkan pesan-pesan penting, kontak, dan konten lainnya. Chanty juga menawarkan panggilan audio dan video, berbagi layar, daftar tugas, pesan suara saat bepergian, dan banyak lagi. Meski aplikasi ini gratis dengan maksimal 10 pengguna, untuk pengguna yang lebih banyak aplikasi ini akan mengenakan biaya.
-
Rocket.Chat
Platform sumber terbuka Rocket.Chat berfokus pada obrolan terlebih dahulu, dengan nada yang sama seperti Slack. Pengguna dapat mengobrol di saluran berbasis topik atau percakapan 1: 1. Format open-source-nya memungkinkan penyesuaian, integrasi, dan lainnya, membuat aplikasi sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Ryver menawarkan riwayat pesan tak terbatas dan konferensi audio dan video untuk meningkatkan obrolan kantor Anda. Aplikasi ini menawarkan penggunaan gratis hingga 1.000 pengguna.
Baca Juga : Cara Membuat Bisnis Plan (Business Plan) yang Baik dan Benar untuk Bisnis dan UMKM
Kesimpulan dan Penutup
Lewatlah sudah hari-hari berkomunikasi terutama melalui pesan singkat SMS atau email. Aplikasi obrolan atau chatting adalah alat dinamis yang memungkinkan pekerja untuk terlibat satu sama lain, berbagi ide yang bermakna, mengatasi masalah perusahaan, dan merencanakan masa depan bisnis Anda dengan lebih baik. Terlebih lagi aplikasi chatting juga mampu mengikut rentak dinamis bisnis yang mobile.
Selain kepraktisan dari aplikasi chatting ini, banyak aplikasi chatting juga sering menawarkan fitur manajemen tugas, fitur obrolan, layanan panggilan video, dan alat manajemen komunikasi dan produktivitas lainnya. Aplikasi obrolan bahkan lebih efisien daripada berkomunikasi melalui email. Mengingat tujuan utama aplikasi obrolan adalah kolaborasi banyak pekerjaan yang dapat diringkas dengan diketahui dengan cepat selain juga pekerja dapat berkomunikasi satu sama lain sekaligus dalam waktu nyata (real time).
