Istilah Purchase Order( PO) pastinya sudah tidak asing lagi bagi Anda yang bekerja pada sebuah perusahaan yang setiap harinya memproduksi barang ataupun jasa. PO berperan sebagai media formal untuk memesan barang dari seller atau supplier yang telah ditentukan. Dokumen ini mencantumkan rincian barang, jumlah, harga, serta persyaratan pengiriman dan pembayaran. Namun, sebelum PO dibuat, biasanya ada satu dokumen penting lain yang mendahuluinya, yaitu Purchase Requisition (PR). Banyak yang masih keliru dalam membedakan kedua istilah ini. Perbedaan antara Purchase Order dan Purchase Requisition penting bagi siapapun yang terlibat dalam proses pengadaan barang atau jasa. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini!
Daftar Isi
Apa Itu Purchase Requisition?
Purchase importunity adalah dokumen internal yang diajukan oleh suatu divisi atau departemen di perusahaan sebagai bentuk permohonan pembelian barang atau jasa. Dokumen ini ditujukan kepada divisi keuangan, logistik, atau pengadaan untuk diproses lebih lanjut. Dengan kata lain, Buy importunity merupakan bentuk perizinan yang menyatakan bahwa sebuah bagian di perusahaan memerlukan suatu barang dan memohon agar barang tersebut dibelikan.
Sebagai contoh, ketika divisi produksi membutuhkan bahan baku untuk melanjutkan proses manufaktur, mereka akan mengajukan Purchase importunity kepada tim pengadaan atau keuangan. Dokumen ini biasanya mencantumkan jenis barang, jumlah, alasan kebutuhan, dan perkiraan harga.
Apa Itu Purchase Order?
Setelah Purchase importunity disetujui, proses berikutnya adalah pembuatan Purchase Order. PO merupakan dokumen resmi yang dikirimkan kepada seller atau supplier sebagai pernyataan kesediaan perusahaan untuk membeli barang dengan rincian yang telah disepakati.
Dokumen ini bersifat legal dan menjadi dasar kontrak pembelian antara perusahaan dan penyedia barang. Purchase Order mencantumkan informasi yang lebih rinci dibandingkan Purchase importunity, seperti identitas perusahaan, kontak person, rincian barang( nama barang, jumlah, harga satuan, merek, dan spesifikasi teknis), metode pengiriman, jadwal pengiriman, serta metode pembayaran.
Perbedaan Purchase Order vs Purchase Requisition
Walaupun kedua istilah ini sama- sama terkait dengan aktivitas pembelian dalam perusahaan, keduanya memiliki peran dan fungsi yang berbeda dalam alur proses pengadaan. Berikut adalah perbedaan mendasarnya berdasarkan aspek- aspek penting
1. Tujuan
Purchase importunity dibuat sebagai bentuk permintaan internal untuk membeli barang atau jasa. Dokumen ini digunakan untuk menginformasikan kebutuhan kepada divisi pengadaan atau keuangan. Purchase Order adalah dokumen resmi yang dikirim kepada supplier sebagai pernyataan pemesanan barang atau jasa dengan rincian dan ketentuan yang telah disetujui.
2. Pembuat
Purchase Requisition disusun oleh divisi pemohon atau pengguna barang, misalnya divisi produksi, IT, atau operasional yang membutuhkan suatu barang atau layanan. Purchase Order disusun oleh divisi pengadaan atau keuangan setelah menerima dan menyetujui Purchase Requisition yang diajukan sebelumnya.
3. Waktu Penerbitan
Purchase importunity diterbitkan sebelum proses pembelian dilakukan. Ini merupakan langkah awal untuk meminta persetujuan pembelian. Purchase Order diterbitkan setelah semua pihak yang berwenang menyetujui permintaan dan perusahaan siap untuk memesan barang ke seller.
4. Sifat
Purchase importunity bersifat internal dan hanya digunakan di dalam organisasi. Dokumen ini tidak memiliki kekuatan hukum terhadap pihak luar. Purchase Order adalah dokumen legal yang memiliki kekuatan hukum dan mengikat antara perusahaan dan supplier sebagai dasar transaksi.
5. Konten
Purchase importunity biasanya memuat informasi seperti nama barang, jumlah kebutuhan, alasan permintaan, dan estimasi harga. Purchase Order memuat informasi yang lebih detail, termasuk identitas perusahaan, spesifikasi lengkap barang, kuantitas, harga satuan, metode dan waktu pengiriman, serta metode pembayaran.
Baca juga: Apa Itu Purchase Order (PO) ? Fungsi dan Tujuannya
Contoh Praktis Skema Alur Pembelian
Agar lebih mudah dipahami, berikut ilustrasi sederhana Divisi IT membutuhkan 10 unit laptop baru untuk proyek baru. Mereka mengisi formulir Purchase importunity dan menyerahkannya ke bagian pengadaan. Tim pengadaan menelaah permintaan, memverifikasi anggaran, dan mendapatkan persetujuan manajemen.
Setelah disetujui, mereka menghubungi seller terpercaya dan membuat Purchase Order. Purchase Order dikirim ke seller dan menjadi dasar pengiriman serta penagihan( tab). seller mengirim barang beserta tab. Tim gudang dan keuangan memverifikasi kesesuaian antara barang, PO, dan tab sebelum pembayaran dilakukan.
Kenapa Perbedaan Keduanya menjadi Penting?
Mengetahui perbedaan Purchase Order dan Purchase importunity membantu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan. Dengan dokumentasi yang jelas, perusahaan dapat Menghindari pemesanan barang yang tidak dibutuhkan Mencegah duplikasi atau pembelian ganda Melacak alur persetujuan dan tanggung jawab setiap bagian.
Melindungi perusahaan dari penipuan seller atau kesalahan pengiriman Integrasi dalam Sistem Bisnis Modern Di period digital saat ini, banyak perusahaan telah menggunakan sistem pembelian elektronik(e-procurement) untuk mengelola proses Purchase Requisition hingga Purchase Order secara digital dan terpusat.
Hal ini memberikan manfaat besar, seperti Kontrol Anggaran Setiap permintaan pembelian dapat dibandingkan dengan alokasi anggaran. Kecepatan Persetujuan Proses blessing bisa dilakukan dengan sistem notifikasi otomatis. Efisiensi Data Data pembelian terdokumentasi dengan baik dan bisa digunakan untuk analisis pengeluaran. Diskon Volume Tim copping dapat melihat pola permintaan dan melakukan pembelian massal.
Tantangan dan Solusi PO dan PR
Meski sistem ini efisien, masih ada tantangan yang harus diatasi, seperti kurangnya pemahaman tim terhadap sistem, ketidakdisiplinan input data, hingga koordinasi lintas divisi. Oleh karena itu, edukasi internal dan penggunaan tools manajemen pembelian yang tepat sangat dianjurkan. Salah satu solusi untuk mendukung sistem pengadaan ultramodern adalah dengan menggunakan layanan pall yang mendukung kebutuhan bisnis secara fleksibel dan terintegrasi.
Penutup
Perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order terletak pada fungsinya dalam proses pengadaan. Purchase importunity adalah langkah awal permintaan internal yang membutuhkan persetujuan, sedangkan Purchase Order adalah dokumen resmi yang dikirim ke seller untuk memulai transaksi pembelian. Keduanya sangat penting dan saling melengkapi dalam memastikan kelancaran, efisiensi, dan akuntabilitas pembelian perusahaan.
Memahami peran masing- masing dokumen ini dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan pengadaan, mengontrol anggaran, serta meningkatkan transparansi operasional. Bagi pelaku usaha yang ingin mengembangkan sistem pengadaan yang terstruktur dan digital, memanfaatkan layanan infrastruktur seperti Cloud VPS IDCloudHost bisa menjadi langkah awal yang strategis.
