Bagi seseorang yang bekerja di sebuah start-up, pasti tak asing lagi dengan town hall meeting. Biasanya pertemuan ini seringkali diadakan secara berkala. Hal yang dibahas berupa informasi penting tentang perusahaan yang disampaikan kepada para karyawan melalui meeting ini. Tak heran, jika pertemuan ini dianggap penting karena menyangkut keberlangsungan, perkembangan, dan kemajuan perusahaan. Bagi Anda yang masih bingung, pada artikel ini akan dibahas tentang town hall meeting!
Daftar Isi
Pengertian Town Hall Meeting
Pada laman airfocus, dijelaskan bahwa town hall meeting merupakan cara sebuah manajemen perusahaan untuk mengadakan pertemuan dan terhubung dengan karyawan mereka. Dijelaskan pula bahwa pertemuan ini biasanya dipegang oleh manajemen kelas atas dan dihadiri oleh karyawan di tempat yang luas atau di ruangan konferensi, atau semenjak digitalisasi, pertemuan secara online melalui zoom pun bisa dilakukan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa town hall meeting adalah pertemuan antara perusahaan dan karyawan yang berguna untuk membahas tentang perusahaan. Secara namanya pula, dapat dimengerti bahwa pertemuan ini bermakna ‘pertemuan balai kota’, dari arti kata ini pula, dapat dimengerti bahwa rapat ini dihadiri di suatu tempat yang mencakup seluruh elemen masyarakat seperti karyawan di sebuah perusahaan.
Tujuan Town Hall Meeting
Meeting ini diadakan secara berkala tiap seminggu sekali, dua minggu sekali, atau bahkan sebulan sekali sesuai jadwal dari perusahaan masing-masing. Melihat dari frekuensinya, tentu saja ini sangat bermanfaat bagi perusahaan. Selain itu, hal ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk saling bertukar pendapat, mengajukan pertanyaan, dan memberikan masukan agar perusahaan seperti perusahaan start-up dapat semakin maju. Keadaan perusahaan pun akan diberitahukan juga melalui pertemuan ini. Tak hanya itu, banyak tujuan lain yang ingin dicapai town hall meeting yaitu:
-
Mengetahui Perkembangan Perusahaan
Tujuan town hall meeting pertama adalah memastikan perkembangan dari perusahaan. Sebenarnya, ada banyak sekali divisi-divisi yang saling bekerja sama dalam satu perusahaan. Seperti divisi marketing, divisi keuangan dan lain lain. Bahkan dalam satu divisi pun memiki bagian masing-masing lagi yang memiliki tupoksi lain-lain lagi. Seperti contoh di divisi marketing ada content writer yang berurusan dengan SEO, dan ada front-end developer yang berurusan dengan front-end suatu bisnis. Tentu saja sering kali dua posisi ini tak saling berurusan satu sama lain.
Nah town hall hadir untuk mengatasi hal tersebut. Dengan pertemuan town hall, tiap karyawan akan tetap up-to-date dengan perkembangan pekerjaan dari tiap posisi. Tiap karyawan pun akan menyampaikan update apa saja yang telah dilakukan mereka di divisi masing-masing. Update ini bisa berupa pencapaian, pembaruan, proyek, atau pekerjaan yang sedang dikerjakan.
-
Bimbingan Dari Para Petinggi Perusahaan
Tujuan selanjutnya adalah mendapatkan bimbingan langsung oleh para petinggi perusahaan pada pekerjaan yang tengah dilakukan oleh karyawan. Pada pertemuan ini, jajaran manajer atas atau bahkan CEO dan direktur akan datang menghadiri. Melalui kehadiran mereka ini, karyawan pun bisa dibimbing untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik.
Masukan, semangat, atau hal penting lainnya dapat disampaikan para jajaran petinggi melalui pertemuan ini. Mereka juga bisa membantu karyawan jika ada hal yang masih kurang jelas dengan menjawab setiap pertanyaan karyawan.
-
Menanamkan Visi Misi Perusahaan
Dalam suatu perusahaan, tentu saja ada visi misi yang mereka pegang. Visi misi ini erat dipegang perusahaan sebagai pedoman untuk berkembang dan maju. Untuk itu, agar perusahaan bisa maju, visi misi pun harus ditanamkan pada tiap pertemuan town hall. Dengan penyampaian kembali visi misi ini, diharapkan karyawan akan terus bekerja keras agar visi dan misi tercapai. Diharapkan pula perusahaan dapat terus berkembang sesuai dengan visi misi yang tertanam dari awal.
-
Semangat Untuk Para Karyawan
Dalam townhall meeting, memang sangat penting untuk memberikan update terhadap pekerjaan yang sedang atau sudah dikerjakan. Melalui ini juga, setiap pencapaian karyawan pun wajib pula dirayakan dan diberi apresiasi. Apalagi dengan adanya jajaran atas perusahaan yang mengikuti. Melalui apresiasi ini pula, tiap karyawan akan merasa bersemangat dan dapat mencapai objektif pekerjaan dengan baik. Karyawan juga akan merasa kerja kerasnya dihargai sehingga karyawan akan semakin semangat lagi.
-
Saling Berbagi Pendapat
Pertemuan town hall dapat menjadi ajang bagi karyawan untuk saling bertukar pendapat dan masukan. Entah itu masukan antar karyawan lain atau masukan kepada perusahaan. Selain berpendapat, pertanyaan pun dapat diberikan pada pertemuan ini. Biasanya ada sesi tersendiri yang memperbolehkan karyawan untuk berpendapat.
Dengan sesi berpendapat ini pula, setiap masukan dan aspirasi karyawan dapat didengar. Tapi jangan lupa untuk menyampaikan aspirasi yang sopan dan pertanyaan yang jelas pula. Dengan pertanyaan dan pendapat yang konstruktif, lingkungan kerja pun akan menjadi berkembang pula.
Cara Melakukan Town Hall Meeting
Sebelum town hall meeting dapat dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan pula. Biasanya meeting ini akan dipandu oleh jajaran manajer tingkat atas sehingga bisa berjalan efektif sesuai agenda. Untuk itu di bawah ini adalah beberapa hal yang perlu dipersiapkan untuk mengadakan pertemuan town hall.
1. Tentukan Waktu dan Tempat Pelaksanaannya
Pertama, cara untuk melakukan town hall meeting adalah menentukan waktu dan tempat dimana pertemuan ini akan dilaksanakan. Bisa saja tempatnya di ruang meeting perusahaan atau tempat lain yang kondusif. Lalu,waktu juga harus ditentukan dan tidak mengganggu tiap agenda karyawan.
Pemilihan tempat dapat berupa ruang meeting, hall, ataupun zoom online. Pastikan baik tempat dan waktu dapat mencakup semua karyawan. Jika diadakan secara online, pastikan pula meeting online tersebut dapat dimasuki oleh semua karyawan.
2. Buat Agenda dengan Jelas
Salah satu hal utama yang harus dipersiapkan adalah menyiapkan agenda rapat dengan jelas. Agenda ini berupa isi acara, tujuan rapat, dan juga hal lain yang sekiranya ingin disampaikan. Pembacaan pelaporan hasil pekerjaan tiap divisi pun bisa menjadi salah satu agenda dalam pertemuan ini.
3. Pilih Moderator Rapat
Dalam mengadakan town hall meeting, dibutuhkan seorang moderator yang akan memandu rapat. Moderator dibutuhkan karena pertemuan ini sendiri adalah agenda besar sebuah perusahaan yang harus berjalan kondusif dan lancar.
Moderator berguna pula untuk menentukan durasi bicara tiap divisi. Hal ini karena peserta yang mengikuti rapat terbilang banyak. Demi mempersingkat waktu dan agar peserta lain dapat berbicara maka moderator sangat dibutuhkan untuk memandu durasi bicara.
4. Kumpulkan Pertanyaan
Sebelum rapat dimulai, pertanyaan dari karyawan dapat dikumpulkan. Kemudian dari pertanyaan itu dapat dipilih pertanyaan-pertanyaan yang akan dijawab ketika meeting. Hal ini bertujuan agar rapat dapat berjalan lancar, tepat waktu, dan kondusif. Maka dari itu, link kuesioner berisi pertanyaan dapat disebarkan kepada karyawan.
5. Semua Peserta Harus Mengikuti Meeting
Agar komunikasi berjalan lancar, agar aspirasi dapat didengar oleh semua, agar semua pertanyaan dapat terjawab–maka semua karyawan harus mengikuti pertemuan town hall. Hal ini juga membangun bonding antar karyawan sehingga karyawan merasa dianggap di perusahaan.
Penutup
Town Hall meeting sangat penting bagi kelangsungan perusahaan. Selain untuk membahas perkembangan perusahaan, meeting ini juga menjadi ajang untuk membahas keluh kesah, hasil kerja keras, dan pertanyaan karyawan. Dengan pertemuan ini, sinergi antar perusahaan dan karyawan pun dapat bersatu demi mencapai visi misi yang satu.
Agar website perusahaan Anda dapat berjalan dengan baik dan cepat. Anda tentu memerlukan hosting yang tepat. Jangan khawatir, Anda bisa gunakan layanan Cloud Hosting dari IDCloudHost yang dilengkapi dengan fitur NVME mendukung performa website perusahaan menjadi lebih cepat.
