Istilah surat referensi kerja mungkin hanya sebagian orang yang sudah mengetahuinya, tetapi dengan menggunakan nama surat keterangan kerja pasti semua orang akan mengetahuinya. Nama lain dari surat referensi kerja yaitu surat keterangan kerja atau surat rekomendasi kerja yang sering digunakan dalam masyarakat. Surat ini berisi informasi mengenai pengalaman kerja, jabatan seseorang, kinerja dalam perusahaan. Umumnya surat ini dikeluarkan oleh orang yang memiliki jabatan tinggi di perusahaan seperti HRD, manager, kepala divisi, dan lain-lain.
Terdapat cukup banyak contoh surat referensi kerja yang bisa menjadi bahan pengetahuan. Biasanya, surat pengalaman kerja ini akan diberikan kepada karyawan atau pekerja dengan catatan dan riwayat kerja yang baik. Selain itu surat referensi kerja diberikan kepada karyawan yang telah bekerja selama satu tahun atau lebih. Pembuatan surat referensi kerja ini tidak boleh dibuat oleh karyawan itu sendiri, namun harus atasan yang membuatkannya.
Agar isi dari surat referensi kerja ini memuaskan dan sesuai dengan harapan Anda maka tunjukkan kinerja yang baik serta yakinkan atasan Anda untuk menilai dengan baik. Hal tersebut karena isi yang dituliskan dalam surat referensi kerja nantinya sangat penting jika Anda menggunakan surat tersebut untuk melamar pekerjaan di perusahaan yang baru. Dalam pembuatan surat referensi kerja terdapat beberapa cara dan aturan dalam penulisan. Untuk mengetahui bagaimana pembuatannya yang baik dan benar maka bacalah pembahasan berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian Surat Referensi Kerja
Surat referensi kerja atau surat rekomendasi kerja adalah surat yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan untuk menerangkan jabatan, kinerja, perilaku seorang karyawan dalam jangka waktu tertentu.Selain itu surat referensi kerja juga berisi data diri karyawan, nama perusahaan atau lembaga, masa jabatan, posisi jabatan di perusahaan, dan alasan pengunduran diri. Surat ini biasanya digunakan untuk melamar pekerjaan di perusahaan baru, urusan perbankan, pengajuan beasiswa, dan lain-lain.
Pembuatan isi dari surat ini harus bersifat objektif dan tidak boleh ada campur tangan dari pihak peminta surat referensi kerja. Pemberi informasi tidak ikut bertanggung jawab terhadap suatu keterangan yang diberikan jika seandainya di kemudian hari tidak lagi sesuai dengan keterangan-keterangan yang telah diberikan.
Baca juga : Perbedaan Kata Baku Dan Tidak Baku: Pengertian, Ciri-Ciri dan Contohnya
Fungsi Surat Referensi Kerja
Surat keterangan kerja ini mampu menjadi bukti seseorang memang benar bekerja disuatu instansi maupun perusahaan. Ternyata selain untuk melamar pekerjaan di perusahaan baru, surat referensi kerja juga memiliki fungsi untuk kebutuhan pribadi contohnya seperti membuka rekening bank, kartu kredit atau bahkan untuk mengajukan cicilan KPR. Berikut penjelasan mengenai fungsi-fungsi dari surat referensi kerja
-
Melamar Pekerjaan
Fungsi utama dari surat referensi kerja pastinya adalah untuk melamar pekerjaan. Untuk melamar pekerjaan di perusahaan baru biasanya diperlukan persyaratan seperti syarat administratif, bukti pengalaman bekerja, bukti kinerja positif anda selama bekerja sampai sebagai bukti bahwa anda telah resign secara baik – baik dari perusahaan sebelumnya. Surat referensi kerja ini dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan tersebut dan juga sebagai bukti bahwa kinerja Anda selama ini dinilai baik oleh perusahaan sebelumnya. Biasanya surat referensi kerja dimasukkan dalam dokumen penunjang CV yang dikirimkan.
-
Pencairan Dana BPJS
Selain itu fungsi dari surat referensi kerja adalah pencairan dana BPJS tepatnya JHT atau jaminan hari tua. Pihak BPJS menyediakan JHT untuk karyawan pada perusahaan untuk hari tua nya kelak, namun untuk penarikan atau pencairan nya juga memerlukan syarat khusus seperti surat pengalaman kerja asli dan fotokopi surat yang sudah dilegalisasi. Dengan demikian, urusan pencairan JHT ini akan bisa dilayani dengan cepat dan tepat. Surat pengalaman kerja atau surat referensi kerja dijadikan sebagai bukti bahwa seseorang yang ingin mencairkan dana adalah karyawan yang terdaftar.
-
Urusan Perbankan
Jika ingin membuat rekening baru di bank, namun Anda tidak berdomisili di wilayah tersebut maka diperlukan syarat yaitu salah satunya surat referensi kerja. Untuk urusan pembuatan kartu kredit dan mengajukan pinjaman uang di bank, Anda juga harus memenuhi persyaratan yaitu salah satunya surat referensi kerja. Hal tersebut digunakan pihak bank sebagai bukti bahwa pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan mendapatkan penghasilan tetap sehingga dapat membayar cicilan pinjaman.
-
Pengajuan Beasiswa
Sebagai seorang karyawan yang sudah bekerja Anda masih dapat melanjutkan pendidikan untuk menaikkan jabatan Anda. Agar Anda tidak terlalu terbebani dengan biaya pendidikan tersebut maka ada yang namanya beasiswa jalur profesional. Beasiswa ini biasanya diberikan oleh pemerintah atau program swasta. Beberapa pihak asing juga mulai masuk untuk turut menyediakan beasiswa ini kepada karyawan. Beasiswa yang disediakan beragam mulai dari S2, doktor dan lainnya. Namun terdapat persyaratan penting yang harus Anda penuhi adalah surat pengalaman kerja atau surat referensi kerja yang menandakan jika Anda adalah seorang yang profesional.
Baca juga : Perbedaan Job Deskripsi, Kualifikasi, dan Tanggung Jawab pada Recruitment Pekerjaan
Cara Penulisan Surat Referensi Kerja
Surat referensi kerja termasuk kedalam surat resmi. Nah, sama dengan surat resmi pada umumnya surat referensi kerja juga memiliki struktur penulisan yang tidak boleh diubah dan salah dalam penulisannya. Untuk membantu menulis surat referensi kerja Anda harus mengetahui struktur penulisannya. Dibawah ini merupakan hal-hal yang harus ada pada penulisan surat referensi kerja.
-
Kop Surat
Salah satu ciri dari surat resmi yaitu adanya kop surat. Sama halnya dengan surat referensi kerja ini juga terdapat kop surat pada bagian atas. Isi dari kop surat tersebut adalah beberapa hal penting terkait informasi instansi, seperti nama instansi, logo, alamat surat elektronik, nomor telepon dan hal penting lainnya. Secara singkat, kop surat adalah identitas dari instansi terkait yang menerbitkan surat pengalaman kerja. Dengan adanya kop surat, maka pembuat surat pengalaman kerja tersebut bisa dilacak dengan mudah.
-
Nama dan Nomor Induk Karyawan
NIK atau nomor induk karyawan adalah nomor unik yang hanya dikeluarkan oleh instansi tempat karyawan yang bekerja pada instansi tersebut. Dengan memiliki NIK, maka ada bukti otentik bahwa karyawan tersebut benar-benar bekerja di instansi tadi dan bisa dipertanggungjawabkan. Ini adalah hal yang perlu dimasukkan dalam pembuatan surat pengalaman kerja karena merupakan identitas dari karyawan.
-
Periode dan Jabatan Kerja
Dengan adanya bagian periode kerja, maka dapat dilihat berapa lama karyawan tersebut bekerja pada instansi terkait. Periode dan jabatan kerja masuk ke dalam bagian dari surat pengalaman kerja yang sangat penting. Selain itu, jabatan kerja juga harus ditulis dalam pembuatan surat pengalaman kerja. Jabatan kerja akan menjadi faktor yang cukup penting untuk melihat posisi apa yang pernah diduduki oleh seorang karyawan tersebut. Dengan adanya jabatan kerja yang tertulis, maka ada peluang bagi karyawan mendapatkan posisi yang lebih tinggi saat melamar kerja di tempat yang baru.
-
Kontribusi dan Keterampilan
Isi dari surat referensi kerja yang sangat penting berikutnya adalah kontribusi dan keterampilan apa saja yang dimiliki oleh seorang karyawan. HRD atau atasan akan menilai kontribusi serta keterampilan Anda sesuai fakta yang ada. Maka dari itu sebisa mungkin Anda harus menciptakan kesan yang baik agar dapat dinilai dengan baik juga oleh atasan. Jika Anda melakukan pelanggaran walaupun hanya sekali, itu sangat berpengaruh terhadap penilaian tersebut.
-
Stempel Resmi
Stempel ini adalah bagian yang paling krusial karena akan berpengaruh pada legalitas dari surat pengalaman kerja. Stempel resmi ini dikeluarkan oleh pihak instansi terkait yang membuat surat pengalaman kerja. Dengan adanya stempel resmi tersebut membuktikan bahwa surat yang dibuat autentik dan bisa dipertanggungjawabkan.
Baca juga : Profesi Admin : Job Deskripsi, Tugas, Kualifikasi dan Tanggung Jawabnya
Contoh Surat Referensi Kerja
Setelah mengetahui struktur yang telah ditetapkan di atas mungkin Anda telah memiliki gambaran bagaimana tentang penulisan surat referensi kerja yang benar. Sebaiknya struktur di atas tidak diubah ataupun dihilangkan salah satunya karena struktur tersebut harus ada pada surat referensi kerja. Agar mengetahui dengan jelas bagaimana penulisan yang benar, dibawah ini terdapat beberapa contoh surat referensi kerja. Berikut contoh Surat Referensi Kerja:
PT Antasari
Jl. Raya No. 20 Malang
SURAT PENGALAMAN KERJA
Certificate Of Employment
No : 101/SPK-CM/IV2018
Hal : Surat Pengalaman Kerja
Kepada Yang Berkepentingan
Dengan surat ini pihak PT. Antasi menyatakan bahwa:
Nama : Gabriella Firawati
Alamat : Jl. Sawojajar No. 90 Malang
Jabatan : Staff IT
Dengan telah bekerja pada perusahaan kami dalam kurun waktu:
11 Januari 2012 sampai dengan 22 April 2018.
Saudari Gabriella Firawati memberikan kontribusi yang sangat baik bagi perusahaan kami dan selama ini menjadi karyawan yang tidak pernah melakukan perbuatan yang merugikan perusahaan. Saat ini yang bersangkutan mengajukan telah pengunduran diri kepada perusahaan atas. Sehubungan dengan hal tersebut.
Kami atas nama perusahaan PT Antasari mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah diberikan selama ini dan semoga yang bersangkutan mendapatkan kesuksesan di masa mendatang.
Malang, 10 Juni 2020,
Direktur PT. Antasari,
Waluyo Kasidi
Contoh Berikutnya:
PT. Jeruk Bersama
Jl. Suropati No.14 Jambi
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
No. : 013/HRD/Juli/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Brian Rizky
Jabatan : Direktur PT. Jeruk Bersama
Menerangkan bahwa yang bersangkutan di bawah ini :
Nama : Reza Pahlevi
Alamat : Jl. Jati Raya No. 88 Jambi
Benar sudah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak 23 Januari 2017 sampai dengan 25 Februari 2019, dengan jabatan terakhir Manajer Research And Development.
Selama menjadi karyawan, Saudara Reza Pahlevi sudah menunjukkan dedikasi dan loyalitas tinggi terhadap perusahaan dan tidak pernah melakukan hal yang merugikan perusahaan. Dalam hal ini yang bersangkutan mengundurkan diri atas keinginan sendiri.
Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan bisa lebih sukses dimasa yang akan datang.
Demikian surat keterangan ini dibuat agar mampu digunakan sebagaimana mestinya.
Bandar Lampung, 05 Juli 2020.
Direktur PT. Jeruk Bersama
Brian Rizky
Kesimpulan dan Penutup
Dapat dilihat dari penjelasan diatas bahwa surat referensi kerja itu tidak hanya berfungsi untuk melamar pekerjaan saja tetapi terdapat fungsi lain yang berhubungan dengan kebutuhan pribadi. Surat referensi kerja harus dibuat oleh atasan tempat Anda bekerja bukan lah surat yang Anda buat sendiri. Surat referensi kerja juga digunakan sebagai bukti bahwa Anda bekerja dengan baik pada suatu perusahaan.
Isi dari surat referensi kerja tersebut juga harus sesuai fakta dan penilaian yang objektif. Surat referensi kerja juga digunakan sebagai bukti bahwa Anda bekerja dengan baik pada suatu perusahaan.
Setelah melihat struktur dan contoh penulisan surat referensi kerja adalah tidak adanya perbedaan dari strukturnya. Yang membuat berbeda yaitu isi yang disampaikan pada surat tersebut seperti jabatan, lama bekerja, perilaku selama Anda bekerja. Oleh karena itu, maksimalkan kinerja Anda dan bersikaplah dengan sopan selama bekerja agar penilaian atasan juga baik kepada Anda.
