Sebagai pemilik bisnis, email adalah salah satu bagian dari bisnis yang sangat penting dan mutlak. Selain sebagai cara Anda berkomunikasi dengan klien dan vendor email juga bahkan cara Anda berkomunikasi dengan karyawan Anda. oleh karenanya pasti Anda ingin memastikan bahwa Anda memilih penyedia layanan email terbaik untuk kebutuhan Anda.
Untuk mendapatkan penyedia layanan email terbaik saat ini bisa jadi mudah. Daftar dengan ISP dan Anda punya satu akun sebagai permulaan. Membuat akun dengan Google, Microsoft, atau nama besar lainnya akan memberi Anda lebih banyak manfaat. Beli paket hosting web yang layak dan Anda mungkin akan mendapatkan alamat email untuk mendukung bisnis Anda lebih profesional, semuanya tanpa biaya tambahan.
Tetapi memilih penyedia layanan email terbaik untuk Anda bisa jadi lebih sulit, karena ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan terutama di masa kerja jarak jauh atau work form saat ini. Seperti apa filter spam itu? Seberapa mudah mengatur kotak masuk Anda? Dapatkah Anda mengakses akun dari klien email lain? Lalu bagaimana dengan menggunakan layanan dengan domain kustom dan alamat Anda sendiri seperti namaanda@domainperusahaananda(dot)com?.
Daftar Isi
Fitur dan Persyaratan Mencari Penyedia Email Bisnis
Karena email bisnis Anda sangat penting, memutuskan penyedia email terbaik untuk kebutuhan Anda bisa sedikit menuntut ketelitian dan persyaratan kebutuhan tersendiri. Setiap bisnis akan memiliki kebutuhan spesifiknya sendiri, tetapi ada beberapa fitur dasar yang harus ditawarkan oleh email bisnis yang baik dan ini menjadi faktor pertimbangan yang bagus. Berikut hal apa saja yang harus Anda dapatkan dari sebuah penyedia email bisnis :
-
Filter Spam
Pesan spam sangat membuang-buang waktu dan mengganggu. Anda tidak ingin menghabiskan waktu berharga Anda untuk membacanya dan karena itulah mengapa Anda menginginkan layanan email yang memiliki sistem untuk mendeteksi dan memfilter spam kotak masuk.
-
Keandalan
Penyedia email bisnis Anda harus siap dan berfungsi saat Anda membutuhkannya. Email Anda harus selalu tersedia. Waktu henti email dapat menyebabkan pelanggan hilang atau tidak puas yang berakhir tersendatnya laju bisnis Anda.
-
Integrasi
Beberapa layanan email berfungsi baik dengan alat bisnis lain seperti fitur kalender, dan rangkaian produktivitas. Jika bisnis Anda sangat bergantung pada alat tersebut, pertimbangkan paket email yang terintegrasi dengan alat lain yang sudah Anda gunakan.
-
Keamanan
Dengan peretasan email menjadi momok menakutkan yang mengancam, Anda tentunya ingin penyedia email bisnis Anda menawarkan langkah-langkah kuat untuk menjaga keamanan akun Anda. Anda perlu menyimpan pesan Anda dengan aman dan tidak ingin ada penggunaan yang tidak sah dari akun email Anda.
Baca Juga : Daftar Website Mengirim Email Sekaligus / Secara Banyak secara GRATIS -
Kemudahan Penggunaan
Seiring pertumbuhan bisnis Anda, lebih banyak anggota staf Anda perlu membuat dan menggunakan akun email. Kurangi waktu pelatihan staf dengan memilih penyedia layanan email yang mudah digunakan.
-
Kemampuan Arsip
Penyedia email bisnis terbaik menyediakan cara bagi Anda untuk menyimpan, menyimpan, dan mengatur pesan email dan draf Anda. Bagi banyak bisnis, menyimpan catatan komunikasi bisnis yang akurat dan terorganisir dengan baik sangat penting.
-
Fitur Lanjutan
Saat menjalankan bisnis kecil, fitur email lanjutan seperti kemampuan untuk mengingat pesan terkirim atau menjadwalkan tugas dalam email dapat menjadi penting. Fitur lanjutan mana yang paling penting bergantung pada kebutuhan unik bisnis Anda.
-
Reputasi
Penyedia layanan email bisnis Anda harus memiliki reputasi yang baik. Ingat, alamat email Anda adalah salah satu informasi pertama yang dilihat calon klien.
-
Penyimpanan
Saat memilih penyedia layanan email, perhatikan jumlah ruang penyimpanan yang disertakan dengan akun Anda. Anda tidak ingin kehabisan ruang di saat bisnis Anda mulai berkemabang pesat nantinya.
Baca Juga : Perbedaan CC dan BCC Saat Mengirim Email Gmail dan Yahoo
Rekomendasi Penyedia Email Gratis
Sekarang setelah mengerti apa yang harus Anda cari dalam penyedia layanan email bisnis, mari kita lihat beberapa fitur penting dari beberapa sistem email gratis paling populer dan terbaik saat ini yang bisa Anda pilih dengan kebutuhan Anda.
-
Gmail
Sebagai salah satu penyedia layanan email terpopuler dan terbaik, Gmail digunakan untuk komunikasi pribadi dan bisnis. Menurut statistik yang dilaporkan oleh TechCrunch pada tahun 2016, lebih dari satu miliar orang menggunakan Gmail. Gmail memiliki reputasi yang baik dan mencakup banyak fitur lanjutan seperti fitur Undo Send, Email Forwarding dan lain- lain.
Karena layanan ini dimiliki oleh raksasa mesin pencari Google, tentu saja ia menyertakan utilitas pencarian dan sistem filter yang kuat. Google juga telah menambahkan langkah-langkah keamanan yang diperkuat seperti verifikasi dua langkah dan filter spam yang kuat untuk memperkecil kemungkinan akun Anda diretas atau Anda menerima pesan sampah. Terakhir, ini terintegrasi secara rapi dengan alat produktivitas populer termasuk Google Calendar dan Google Docs. -
Outlook
Antarmuka web Outlook mengikuti gaya familiar yang sama seperti inkarnasi desktopnya, dan sebagian besar klien email lainnya seperti folder dan alat organisasi di sebelah kiri, konten folder saat ini di tengah, dan panel pratinjau sederhana di sebelah kanan. Bilah alat memberi Anda akses cepat ke fitur-fitur umum, dan mengklik kanan folder atau pesan menampilkan hampir semua hal lainnya. Jika Anda pernah menggunakan klien email lain, Anda akan mengetahui detail utamanya dalam sekejap.
Terlepas dari kesederhanaannya, layanan ini secara otomatis mendeteksi email penting dan menempatkannya di Kotak Masuk Prioritas, sehingga tidak ada gangguan yang terlihat. Pengguna juga dapat membuat agenda dan dapat berbagi kalender itu dengan pengguna Outlook.com atau Office 365 lainnya, atau Anda bisa menyimpan acara Anda ke kalender keluarga yang bisa diakses semua orang. Selain itu, ada beberapa fitur menarik juga, seperti kemampuan untuk menambahkan polling langsung ke email Outlook Anda. -
Zoho
Zoho Workplace adalah layanan email berorientasi bisnis yang menyediakan paket kantor online, manajemen dokumen, dan sejumlah alat kolaborasi dan tambahan lainnya. Paket gratis Zoho mendukung hingga 25 pengguna, meskipun tersedia 25 pengguna tambahan jika Anda dapat merujuk orang lain ke layanan masing-masing dengan penyimpanan kotak surat sebesar 5 GB, dan dapat digunakan dengan satu domain Anda sendiri.
Ini adalah fitur yang biasanya hanya Anda temukan di produk komersial, dan ketika Anda memperhitungkan adanya spreadsheet, pengolah kata, presentasi, dan alat lainnya dalam paket Zoho ini, membuatnya menjadi pilihan yang komplit dan patut diperhitungkan. -
GMX Mail
GMX Mail adalah layanan email gratis yang memberi semua pengguna ruang penyimpanan email tak terbatas dan akses ke beberapa fitur berorientasi produktivitas, termasuk Mail Collector, Address Book, Organizer, dan File Storage. Pengguna dapat mendaftarkan hingga 10 alamat email bisnis gratis yang juga menjadikan GMX Mail bagus untuk bisnis yang ingin menyiapkan saluran komunikasi berbeda untuk setiap departemen.
Saat ini, GMX Mail memiliki sekitar 11 juta pengguna aktif, yang tidak banyak untuk layanan email yang telah ada sejak 1997. Di sisi lain, rendahnya jumlah pengguna aktif berarti alamat email bisnis gratis yang sesuai tanpa harus menggunakan membeli nama domain kustom. GMX Mail akan segera menerapkan otentikasi dua faktor untuk meningkatkan keamanan penggunanya, terutama karena sebagian besar penyedia layanan email besar lainnya telah melakukannya. -
AOL Mail
Dimiliki dan dioperasikan oleh AOL, sebuah divisi dari Verizon, layanan email ini berdiri sejak 1993, tetapi versi saat ini memiliki sedikit kesamaan dengan versi aslinya. Pengguna AOL Mail saat ini dapat mengirim lampiran berukuran hingga 25 MB, menikmati perlindungan spam dan malware yang komprehensif, dan mengakses pesan email mereka melalui klien email pihak ketiga, seperti Outlook dan Mailbird.
Hingga 2018, pemilik bisnis dapat menggunakan nama domain kustom dengan AOL Mail berkat program AOL My eAddress. Sayangnya, program tersebut sekarang dihentikan, dan AOL Mail merekomendasikan penggunanya untuk menggunakan Yahoo Small Business, salah satu merek mitranya, sebagai gantinya. Namun, yang ditawarkan AOL Mail adalah ruang penyimpanan email tak terbatas meski ada batasan yang jarang dilewati para penggunanya.
Baca Juga : Apa itu Email Marketing : Pengertian, Cara Kerja, Tips & Trick untuk Bisnis/Perusahaan
Kesimpulan dan Penutup
Jika memungkinkan, mintalah setiap orang dalam bisnis kecil Anda menggunakan penyedia layanan email yang sama untuk tujuan bisnis saja. Alasan utamanya adalah konsistensi karena apabils setiap anggota tim bisnis Anda menggunakan layanan email yang berbeda, hal itu dapat membingungkan pelanggan dan calon pelanggan.
Selain itu, menggunakan layanan email yang berbeda mempersulit bisnis Anda untuk melatih karyawan dan menetapkan prosedur untuk menangani pesan bisnis. Karena berbagai penyedia menawarkan fitur yang berbeda, tidak semua karyawan dapat menangani pesan dengan cara yang sama jika mereka menggunakan layanan email yang berbeda. Penting untuk memilih penyedia layanan email yang tepat untuk bisnis Anda dan salah satu cara terbaik untuk memulai adalah membandingkan opsi biaya rendah dan gratis teratas.
