Cara Membuat Nota yang Baik dan Benar Beserta Contohnya

Serba Serbi, Tips & Tricks / 0 | | 0

Nota adalah salah satu bukti transaksi yang paling umum digunakan. Dengan adanya nota, seseorang bisa dengan mudah mengecek ulang barang, rincian jumlah dan nominal pembelian yang dibeli saat bertransaksi. Di dalam dunia bisnis sendiri, cara membuat nota sangat penting untuk diperhatikan, pasalnya, nota menjadi sebuah bukti transaksi berapakah uang yang yang perlu dibayarkan.

Umumnya, nota diberikan langsung oleh penjual kepada pelanggan yang datang ke toko. Baik itu secara langsung ataupun melalui online. Dengan adanya nota, transaksi langsung dapat diselesaikan tanpa perlu menunggu jatuh tempo. Beberapa hal yang perlu tercantum di dalam nota tersebut seperti tanggal dikeluarkannya nota, identitas toko pemilik, produk dan banyaknya jumlah yang dibeli pelanggan serta jumlah harga yang perlu dibayarkan.

Jika perlu, seseorang bisa menambahkan tanda tangan sebagai bukti lebih lanjut untuk mengesahkan bahwa nota tersebut valid bagi kedua belah pihak yang bertransaksi. Cara ini akan lebih menyakinkan dan dapat dijadikan sebagai perincian data keuangan Anda nantinya. Untuk menambah pengetahuan Anda tentang nota, di bawah ini merupakan pengertian nota yang bisa Anda ketahui.

 

Pengertian Nota Penjualan

Nota penjualan bisa diartikan sebagai bukti transaksi pembelian yang tertulis dalam bentuk nota. Biasanya, pihak penjual akan membuat dua nota penjualan untuk setiap transaksinya. Satu nota diberikan kepada pembeli sebagai bukti tagihan pembayaran, sementara satu nota lagi disimpan sebagai dokumentasi pembukuan bagi pihak penjual.

Saat ini sendiri, nota digunakan sebagai bukti setiap penjualan yang dilakukan secara tunai. Namun, tak jarang nota juga digunakan sebagai bukti pembayaran secara kredit. Untuk itu, cara membuat nota pembayaran harus jelas dan dapat dengan mudah membedakan jenis penjualan, apakah kredit atau tunai. Maka berdasarkan cara diatas, maka diperoleh dua jenis nota sebagai berikut :

  • Nota debet

    Merupakan nota bukti pengiriman barang kembali yang sudah dibeli akibat salah kirim, tidak cocok, atau rusak. Jenis nota ini umumnya akan dikirim bersamaan dengan barang yang dianggap tidak sesuai dengan pembeli.

  • Nota kredit

    Merupakan nota bukti penerimaan transaksi untuk setiap penjualan yang dilakukan secara kredit. Tetapi perusahaan juga dapat menggunakannya sebagai harga faktur barang yang tidak sesuai atau rusak.

Jika disederhanakan, terdapat beberapa fungsi nota secara umum bagi penjual. Apa saja fungsi tersebut? Simak selengkapnya di bawah ini.

Baca Juga :   Mengenal Bisnis Franchise : Tips & Trick, Syarat, Cara Membuka di Indonesia

 

Berbagai Fungsi Nota Penjualan

Cara Membuat Nota yang Baik dan Benar Beserta Contohnya
 

Secara sederhana, sebuah nota penjualan mempunyai berbagai fungsi yang cukup penting bagi pihak penjual. Umumnya, nota tersebut dijadikan sebagai acuan saat pembuatan laporan keuangan. Di bawah ini merupakan beberapa fungsi dasar dari nota penjualan tersebut :

  1. Acuan pengecekan ulang

    Pihak penjual dapat menggunakan nota penjualan dalam mengecek ulang kembali barang yang dibeli dengan kondisi sebenarnya. Karena itu sebaiknya setiap nota yang Anda terima harus disimpan untuk nantinya masuk ke dalam rincian pembukuan usaha Anda.

  2. Bukti transaksi sah

    Nota penjualan juga berfungsi sebagai bukti transaksi atau bukti pembelian sah, dengan begitu nota dapat menekankan bahwa pembeli sudah membayar barang yang tertera. Jika ada salah satu pihak melakukan kecurangan, nota mendapat bukti yang valid terlebih lagi jika disertai tanda tangan dan cap stempel.

  3. Faktur yang lengkap

    Seperti yang Kita ketahui, terdapat berbagai informasi pesanan yang bisa ditemui dalam sebuah nota. Termasuk nama barang, kode barang, jumlah pesanan, harga, dan masih banyak lagi. Semua informasi tersebut dapat diketahui lewat nota penjualan.

  4. Sebagai pembukuan keuangan

    Pembukuan keuangan sangat penting untuk dilakukan. Pasalnya, dengan melakukan pembukuan maka Anda dapat melihat banyaknya transaksi penjualan yang sudah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Untuk memudahkan dalam membuat pembukuan keuangan maka kehadiran nota sangat dibutuhkan. Nota penjualan dapat membantu membuat pembukuan keuangan dengan informasi yang akurat dan juga lengkap.

  5. Catatan barang masuk dan keluar

    Untuk bisa mendapatkan catatan barang masuk dan keluar, keterangan nota sangat membantu aktivitas tersebut. Anda akan lebih mudah dalam mengetahui barang mana saja yang masuk dan keluar beserta segala macam rincian yang diperlukan.

  6. Petunjuk rincian harga dengan jelas

    Nota memiliki informasi yang cukup detail dan jelas, dengan begitu apabila ada kesalahan akan mudah diketahui. Selain itu, dengan adanya rincian harga pada nota juga dapat menjadi bukti dari penjual dan pelanggan saat ada masalah di kemudian hari.

  7. Sebagai pengingat piutang pelanggan

    Jika transaksi dilakukan secara kredit, maka dengan adanya nota kredit akan sangat membantu mengingatkan penjual dalam menagih piutang pelanggan. Dengan begitu, penjual dapat memperoleh pembayaran sesuai kesepakatan yang disepakati saat piutang dilakukan.

 

Berdasarkan fungsi tersebut, dapat disimpulkan bahwa memang keberadaan nota penjualan cukuplah penting. Untuk itu, sangat ditekankan kepada setiap penjual untuk mengetahui bagaimana cara membuat nota dengan baik dan benar. Cara membuat nota tersebut bisa Anda ketahui pada langkah berikut.

Baca Juga :   Cara Membuat Website untuk Pemula dan Bisnis Online (UMKM) di Indonesia

 

Cara Membuat Nota Penjualan

Cara Membuat Nota yang Baik dan Benar Beserta Contohnya
 

Cara membuat nota bisa dilakukan dengan cara manual. Jika menggunakan cara manual maka, Anda hanya perlu membeli sebuah nota kemudian mengisi bagian-bagian yang sudah disediakan. Seperti nama barang, kode barang, jumlah barang, harga, total harga, dan sebagainya. Tak jarang, beberapa penjual juga membuat nota dari kertas kosong saja. Yang perlu dilakukan hanyalah membuat bagian-bagian yang diperlukan secara manual.

Namun, jika Anda ingin membuatnya dengan lebih rapi dan terstruktur maka bisa menggunakan Microsoft Excel. Terlebih membuat nota lewat Microsoft Excel terbilang cukup praktis. Anda bisa menerapkan cara membuat nota memakai Microsoft Excel dengan mudah dan cepat. Di bawah ini beberapa langkah-langkahnya :

  1. Buka Microsoft Excel lalu ketikkan judul nomor pada kolom A, kode barang kolom B, nama barang kolom C, banyaknya barang kolom D, harga satuan kolom E, dan jumlah harga kolom F.
  2. Kemudian, Anda bisa menulis nomor, nama barang sesuai pesanan, banyaknya, harga, dan jumlah harganya sesuai tabel masing-masing.
  3. Untuk bisa menghitung jumlah harga secara otomatis pada kolom F, maka Anda bisa menggunakan rumus perkalian. Yakni =D2*E2. Kemudian tekan enter untuk memunculkan hasilnya pada kolom F. Lakukan hingga kolom terakhir, misalnya E4.
  4. Untuk memperoleh total harga dari kolom jumlah harga, maka Anda bisa menggunakan rumus =SUM(F2:F4)

 

Cara membuat nota di atas sangatlah mudah bukan? Dengan begitu, nota penjualan Anda pun sudah siap dicetak atau diberikan kepada pelanggan. Sebaiknya, jangan lupa juga untuk menuliskan nama toko Anda, tanggal, atau informasi lain yang diperlukan.

Baca Juga :   Cara Membuat Proposal Pengajuan Dana Kegiatan & Acara Lengkap

 

Contoh Nota Penjualan

Di bawah ini merupakan contoh nota penjualan yang bisa Anda jadikan pedoman dalam cara membuat nota :

 

Jakarta, 13 Juni 2020
Toko Mustofa
Jl. Cilandak Tengah No.20
Jakarta Selatan

 

Kepada : Yth Bapak Toni
Jl. Alam Segar No.23
Jakarta Selatan

 

No Kode Barang Nama Barang Banyaknya Barang Harga Satuan Jumlah
1
2
3
Total Harga

Baca Juga :  Cara Bisnis Travel Umroh dan Haji : Syarat, Tips & Trick, Contohnya

 

Kesimpulan dan penutup

Itulah beberapa informasi yang bisa Anda ketahui tentang bagaimana cara membuat nota untuk penjualan. Perlu Anda ingat juga bahwa nota tersebut sangatlah penting sebagai bukti transaksi sah ataupun pembukuan keuangan bagi seorang penjual. Tanpa adanya nota, tentu akan sangat sulit mendapatkan rincian harga atau bukti pembayaran yang sah.

Terlebih nota memiliki banyak fungsi yang sangat signifikan dalam sebuah transaksi penjualan. Untuk itu, cara membuat nota di atas bisa Anda terapkan dengan baik. Jika perlu, Anda bisa menambahkan tanda tangan serta stempel agar nota tersebut semakin mudah mendapatkan kepercayaan dari pelanggan.

Related Post :